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テレワーク・リモートワークの「人材育成」4つのポイントとは？
テレワーク・リモートワークを経験して
新型コロナ感染拡大から半年以上が経ち、終息後のテレワーク・リモートワーク運用に関する反応は企業によって様々です。
テレワーク・リモートワークに対する消極的な意見の背景には、「対面に勝るものなし」という過去の経験則が影響していそうです。
実際、オフィス勤務と比較してコミュニケーションの難易度が上がることは事実です。
今回の騒動は不測の事態であったこともあり、突貫工事的に導入せざるを得なかったケースも散見されました。事前準備もままならない状態でテレワーク・リモートワークへ移行しなければならず、恐らく期待よりも不安が大きかったのではないでしょうか。
異例のオンライン入社式、そして今後の日本
2020年4月、新型コロナ感染拡大と新入社員の入社時期が重なり、対面を前提として計画されていた入社式や研修は実施困難となりました。オンライン対応への切り替えを迫られ、入社式当日ギリギリまで準備に奔走された人事担当の方も多かったことと思われます。
新入社員は入社直後から、名刺の交換から、メールの書き方、会議の進め方といった初歩的なビジネスマナーの研修はもちろん、社内システムの使い方や先輩社員と同じレベルで社内ルールや業務フローに慣れ、短期間で戦力化することが求められます。
過去テレワーク・リモートワークによる研修実績がない企業に話を伺うと、画面越しでは思うように進められなかったという声が複数ありました。
コロナ禍の緊急避難的な措置で、来年からは以前と同じ対面式に…と、予想される方も多いかと思いますが、これを機会に、テレワーク・リモートワークでの人材育成について、本気で考え、定着させていく必要があるかもしれません。
なぜならば、超高齢化社会を迎える日本では安定的に事業成長し続けるためには、都市部だけでなく地方人材の獲得が不可欠になるからです。
少子高齢化による慢性的な人手不足のなか、新型コロナ終息後もテレワーク・リモートワークを選択肢として持つ企業が人材確保の面で有利になり、今後リモート環境での人材育成ニーズはさらに増していくことでしょう。
テレワーク・リモートワークで「人材育成」は難しい？
では、対面時と同等の水準で人材育成することは可能なのでしょうか？
仕事について学ぶ際、「先輩の背中を見て覚える」経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
先輩が仕事をする姿を毎日間近で見ていると、「こういう風にやれば上手くできるのか」「こんなことに気を付けているのか」など、研修のなかで教わること以外にも新たな発見があるものです。
例えば、営業の仕方について教わる場合、基礎知識を座学でインプットし、ロールプレイングを重ねて営業の「型」を身に着けます。そして、先輩の営業に同行し、顧客への姿勢やテクニックを肌感覚で学ぶというのが一般的な方法です。
しかし、テレワーク・リモートワークの場合、すぐ隣で先輩の仕事の仕方を学ぶことはできません。最近では、テレビ会議システムを利用した商談も増え、打合せに同席することは可能ですが、表情や身振り手振りなど、画面上から得られる情報は少ないため見て学べることには限界があります。
そう考えると、対面でないと人材育成は難しいように思えてしまいますが、有効な解決策はないのでしょうか。
テレワーク・リモートワークの「人材育成」４つのポイント
テレワーク・リモートワークは、しばしばコミュニケーション不足が問題視されます。コミュニケーションを図っても、先述の通り相手から読み取れる情報量が少なく、こちらの状況を「察してもらう」ことも期待できないため認識齟齬などが生じるリスクが高まります。
しかし、そのリスクを事前に把握していれば、適切な対策を講じることが可能です。これは、人材育成においても同様ではないでしょうか。
テレワーク・リモートワークの人材育成では、以下のような5つの視点を持つことで解決の糸口が見えてくるかもしれません。
１．徹底した「言語化」
上司や先輩から見て覚えることが難しいテレワーク・リモートワークでは、手本となる先輩が仕事に対する姿勢やコツを「言語化」して理解を補ってあげることが重要となります。
テレビ会議システムで行われた商談に新人が同席した際、新人がそこから感じ取ったものに不足があれば言葉で補足してあげる。それによって、画面上では分からなかった気づきを得られる可能性があります。
また、これまで感覚的に行っていたことを改めて言葉にすることで、自己理解を深めることにもつながるかもしれません。
２．OJT（On The Job Training）とOFF JT（Off The Job Training）を組み合わせる
OJTにおいては、文字通り「手取り足取り教える」ことができません。
そこで上手く併用したいのがOFF JTです。現場で学ぶOJTとは対照的に、職場から離れ、外部のセミナーや研修を受講して学ぶことを指します。
OJTの場合、指導者は教えるプロではないため個人差が発生しやすくなりますが、OFF JTではプロが的確な指導をすることが可能であり、テレワーク・リモートワークに対応するサービスも増加しています。
OFF JTはコストがかさみやすい点がデメリットですが、ビジネス研修などはOFF JT、実務教育はOJTというように組み合わせることでコストを抑えることもできそうです。
３．定期的な1on1の実施
テレワーク・リモートワークでは、メンバーの様子や顔色が見えないため、学習状況や理解度、成長具合が把握しづらくなる傾向があります。そのため、対面時以上に丁寧なフォローが求められます。
週1回程度、上司との1on1（1対1の面談）を実施することで、困っていることや分からないことはないか、前向きに取り組めているかなどメンバーの現状を把握し、状況に応じたサポートや軌道修正を図ることができます。
様子が見えづらいことを念頭に、積極的に関わっていく姿勢が重要となるのではないでしょうか。
４．雑談できる風土づくり
メールやビジネスチャットなど無機質なやり取りが多くなりやすく、休憩がてら雑談するといった気軽にコミュニケーションが生まれづらくなります。その結果、上司と部下の関係構築が進まず、トラブルなど重要な情報共有が遅れる、メンバーの変化に気づけないといった事態を招くケースも。
テレワーク・リモートワークでは、意識的にコミュニケーション量を増やすことが欠かせません。そのためには、話やすい環境を作っていく必要があります。
トレーナーとトレーニーの信頼関係なくして、人材育成は成功しません。リモート環境でも、ちょっとした雑談から、仕事や人間関係の悩みも打ち明けられる関係性を築く工夫をしてみてはいかがでしょうか。
※「雑談できる風土づくり」に関する詳細はこちらのコラムをご参照ください。
５．タスクの細分化
業務進捗も見えづらいテレワーク・リモートワークでは、「今日1日のタスク（To Do）」「実際に完了したタスクは何か（実績）」など定期的に報告をあげることが重要です。
予定のタスクをすべて消化することがミッションとなりますが、時には当初予定していない突発的な依頼や対応が発生し、そちらを優先しなければいけない場合もあります。
そこで有効なのが、タスクを細分化しておくことです。
例えば、「企画書を書く」というタスクがあった場合、情報収集・企画書の骨子作成・本文作成・図やグラフの作成・体裁チェック…といった具合に細分化し、それぞれの所要時間を算出しておく。
そうすることで、急な突発案件に時間を割くことになっても、隙間時間ができたタイミングで「20分あれば企画書の情報収集できそうだ」というように効率的に業務を進めることができます。また、タスクを分解しておくことで、業務プロセスの可視化にもつながり、上司への報告にも活用できるためおすすめです。
人材育成そのものの質を高めるきっかけに
企業にとって、人材は「人財」と称されるほど重要な要素であり、優秀な人材の確保・育成は事業戦略上、最重要事項と言っても過言ではありません。
超高齢化社会を迎える日本で安定的に事業成長し続けるためには、都市部だけでなく地方の優秀な人材を獲得していくことが不可欠です。
そうなれば、新型コロナ終息後もテレワーク・リモートワークを選択肢として持つ企業が選ばれるようになり、リモート環境での人材育成ニーズも増していくことが予想されます。
この機に、対面でないとできない人材育成方法を見直すことで、テレワーク・リモートワークに適応させるだけでなく人材育成そのものの質を高めることにもつながるかもしれません。
たとえ近くにはいなくても、成長を期待され、見守られていることを感じられる組織であれば、人材育成を成功させることは可能なのではないでしょうか。
