テレワークの勤怠・業務管理方法を徹底調査！

意外に進まない！？システム導入の現状とは。

今回の調査にあたり、まずは各企業の勤怠管理について「勤怠管理や業務管理を把握するツールの導入は十分ではない、遅れている」との仮説を立てて考えてみました。その理由としては、テレワークが広がったきっかけが、新型コロナウィルスの流行に起因したものであるということです。新型コロナウィルス流行による緊急避難といった意味合いで導入されたため、ワーカーの間でもコミュニケーションをとるためのツール導入や仕事効率化のための道筋を立てるのに、時間がかかったという意見も過去にはありました。それと同様に企業側も出勤できないワーカーの勤怠管理をどのように行うのか、ということに対してツールやシステムを本当に導入するべきかの検証・検討を続けている段階にある……と、いう状況が想像できます。

実際、テレワークの勤怠管理・業務管理がどのように行われているのはアンケートを実施したところ、下記のような結果が出ました。

最も多かったのは「出勤、退勤の連絡をしている」の39.3％。勤怠管理システムを導入している企業は全体の32.7%、業務管理システムに至っては12.9%しか導入されていないことがわかります。また、勤怠管理を行っていないという回答は12.9%、業務管理を行っていないという回答は15.3％という結果になりました。

コミュニケーション頼みの管理方法では限界が？

調査結果を詳しく考察してみると、勤怠管理システムを導入している企業は全体の１／３程度、業務管理にいたってはそれ以下ということがわかります。その一方で、前述の通り、最も多かった「出勤・退勤の連絡をしている」という回答や「日報の提出を行っている」という回答もあることから、決して管理をしていない、就業状況をまったく把握していないというわけではなさそうです。

では、なぜメールや電話などの連絡や日報などによる管理が多くなるのでしょうか。理由としてはテレワークに切り替わる前、オフィスワークの場面においてワーカーの管理者がメールや電話、日報を使って状況の把握を行っていた……つまり、日々のコミュニケーションを頼りに管理を行っていたためではないか、と考えることができます。あるいは、本来はタイムカードなどで勤怠管理を行っていたものの、新型コロナウィルス流行による緊急のテレワーク導入によって、システムの導入を行う暇もなく、テレワーク導入以前の連絡方法に頼らざるを得なかったのではないでしょうか。

たしかにメールや電話、日報などによる就業管理は少人数であれば可能かもしれません。ですが、今後テレワークを希望するワーカーが増えていくと、アナログな感覚での勤怠・就業の管理は難しく、可能であったとしても管理側の負担が大きくなってしまうことは間違いないでしょう。負担が多くなった結果、勤怠・業務管理に事故が増えたり管理しきれずトラブルになってしまったり、といった状況が発生する可能性もあるかもしれません。また、前述の通り企業側がテレワークへの切り替えに踏み切れない理由の一つとしてあげられるのが、まさに「勤怠・業務の状況が目の前で把握できない」こと。管理者本人は把握できていたとしても、企業として具体的な把握を行うためには勤怠・業務をシステムで管理する必要があるのです。今後、テレワークを続けていく、あるいはテレワークの導入を検討しているものの企業の上層部で切り替えが進まない……などといった状況であれば、勤怠管理・業務管理ツールによるワーカーの管理システムを導入する必要があるかもしれません。

クラウドサービスによるシステムツール

勤怠管理や業務管理のツールやシステムの導入をすぐに……といっても、実際のところどのようなシステムを使えばいいのか、構築するにはコストがどれくらいかかるのかといった検討によって導入が後ろ倒しになってしまうかもしれません。ですので、まずは『KnockMe!』などのクラウドサービスを導入してみてはいかがでしょうか。こちらのサービスはパソコンの起動とシャットダウンによる勤怠管理、カメラ機能による社員の見守りなどといった基本的な業務管理はすべて可能なうえに、月額398円といった低コストでの導入できるほか、30日間の無料体験も可能です。「そもそも勤怠管理・業務管理のツールがどういったものなのか」という疑問に対しても「まず触れてみる」ということができますので、一度試しに導入してみてもいいかもしれません。