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2020.11.19 リモートワークコラム

テレワーク・在宅勤務で「監視ツール」を社員が歓迎！？

テレワーク・在宅勤務する社員が「監視ツール」の導入を歓迎する理由（ワケ）とは！？

　コロナ禍によって緊急避難的にテレワーク・在宅勤務を導入した企業は、今、多くの企業がテレワーク・在宅勤務を制度化して継続するか、判断に迷う岐路に立っているようです。
継続を考えるにあたり「監視ツール」の導入が判断に大きく影響しそうです。

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理・セキュリティ・監視ツール「KnockMe!（ノックミー）」を販売する株式会社LASSICが、企業や社員・従業員による「監視ツール」に対する考え方、意識動向について迫ります。

東京都内の企業で約200万人が在宅勤務を継続

　政府が主導する「Go To」の各施策によって、「経済を回す」ことの優先順位が高いという世論の誘導もあって、テレワークを解除して通常のオフィス勤務に戻す企業も増えてきました。

一方で、首都圏のJR・私鉄の主なターミナル駅では2020年9月時点で、朝のピーク時間帯で利用者数がコロナウイルスの感染拡大以前と比較して約3割程度減少しているそうです。
国勢調査によると、2015年の都内で通勤・通学する人の人口が約700万人(*1)とのことなので、200万人強がコロナ禍によってテレワーク・在宅勤務へシフトしたと推測できます。

*1　2015年国税調査結果に基づく、都内での通勤・通学者739.8万人中、自区市町村での移動を除く356.3万人と、都外から都内、都内から都外へ通勤する340.7万人の足し合わせた人数。

こうした中、緊張感の薄れや、ワクチン開発への期待、業績への悪影響などから、現在、テレワーク・在宅勤務中の従業員を、オフィス勤務に戻すべきか、それとも勤務地の1つとして「在宅」を制度化してリモートでの勤務を継続すべきか、多くの企業は迷われていることでしょう。

テレワーク・在宅勤務の継続は「監視」がキーワードに

　東京一極集中した「仕事」を地方に移管し、地方創生につなげるリモートワークによるシステムインテグレーションを事業として行ってきた株式会社LASSIC（本社・鳥取県）は、企業のテレワーク・在宅勤務導入支援も行っており、その顧客動向から、企業のテレワーク・在宅勤務に対する意識は、「マズローの５大欲求」と同様に「５つのステージ」が存在すると定義しています。

コロナ禍によって、一気に市民権を得たテレワーク・在宅勤務ですが、多くの企業が最初に求めたのは遠隔でもコミュニケーションが取れる、導入コストも軽微な無料で使えるZoomやSkype、Teamsといったテレビ会議ツールでした。

そして、緊急避難ではなく、定着させるかどうかで次に課題となってくるのが、オフィス勤務時には容易だった「勤怠管理」「在席確認」「セキュリティ」といった管理職が目視、もしくは情報システム部によるセキュリティ管理で「監視」できていたことが「リモート」では難しい！という事実についての対処方法です。

本音と建前、「監視」は性悪説？

　KnockMe!（ノックミー）の販売において、営業スタッフが導入前の顧客に「テレワーク・在宅勤務を継続するために必要なものは何でしょう？」と課題をヒアリングすると、多くの顧客は、「生産性の向上」や「コミュニケーション」といった課題が話題にあがります。

ところが、KnockMe!（ノックミー）の販売を目的とした検索サイトのリスティング広告では、実際に検索されるキーワードの回数は「生産性」「コミュニケーション」といったキーワードが「１」とすると、「監視」「管理」「勤怠」「セキュリティ」といったキーワードがいずれも「10～20」と最大20倍もの開きがあります。

つまり、本音は性悪説？
　「社員はさぼるのではないか？」
　「10時に出勤しているかわからない」
　「業務に関係のないネットやゲームに没頭していないか」
といった社員を信頼しきれていないのかもしれません。

テレワーク・在宅勤務をテーマとしたマーケットでは、LASSICが定義する5ステージにおける、「１生理的欲求」から「２安全欲求」へとステップアップするフェーズの企業が圧倒的に多い状況なのです。

テレワーク・在宅勤務の監視とは？

「監視」と言っても、経営者や管理職、情報システム部といった「監視ツール」の導入を検討する側の人にとって「監視したい」内容や目的は異なります。
テレワーク・在宅勤務の継続を検討する企業は、「監視ツール」にどういった機能を求めているのでしょうか。

・勤怠管理
最もベーシックな機能が勤怠管理です。出勤と退勤、オフィスワークでは、タイムカードや目視で確認できる出勤してきた、遅刻してきた、といったことがリモートでもわかるツールです。

・在席確認
出勤していることになっているけど、、、本当に、着席して仕事をしているか。
パソコンのWebカメラを遠隔で起動して着席状況を目視、パソコンのCPUが停止状態でないかなど、勤怠管理の信憑性を確認する機能が在席確認です。

・アクセス監視
業務に関係のないネットサーフィンをしていないか、ホワイトリストやブラックリストを設定して、ふさわしくないサイトへのアクセスを禁止や監視するツールです。

・利用しているアプリの監視
WordやExcelといったオフィスアプリをはじめ、会社で導入している業務アプリや、OutlookやGmail等のメールアプリなど、業務に必要なアプリがどのように稼働しているかを監視するツールです。

・キーロガー監視
キーボードで入力されている内容をログとして取得し、予めNGワードとして追加した、会社にとって嬉しくない単語を入力していないかを監視する機能です。
主に、メールやSNSなどで不満や機密情報を書き込んでいないかの監視になります。

KnockMe!（ノックミー）が顧客のニーズに応える形で用意している機能が、上記の監視機能です。

社員のエンゲージメント向上に逆効果となる「監視」

　経営者や管理職、情報システム部門の視点では「さぼるのでは？」「セキュリティが心配」など不安から「監視ツール」への関心が高まってしまいますが、監視される側となる社員・従業員の立場になると、「監視ツール」は、プライバシーの侵害であり、「信頼されていない」「疑われている」といった気持ちになることで、会社への不信感、エンゲージメント（帰属意識）の低下につながってしまいます。

「監視」ではなく「抑止」、プライバシーを侵害しない手段

　本来、経営者や管理職、情報システム部門の担当者が求めているのは、「さぼっていることを証明する」「セキュリティ違反を見つける」ことではなく、勤務時間は仕事と向き合い、集中して働くことで高い成果を上げてもらうことです。
そのために求められるのは「監視」ではなく「抑止」ではないでしょうか。

緩やかな監視が適度な緊張感を生み、生産性の向上に

　実際のオフィスワークでも、個人のプライバシーをまじまじと見ることはありません。
業務に関係のないネットサーフィンも、パソコンのモニタを直視することは少なく、なんとなくの雰囲気を感じることや、「見られる可能性がある」という思いから、自然とそうした行動は抑止されます。

あるべき「監視ツール」は、パソコン内蔵のカメラによって鮮明な写真を取るのではなく、その場の状況がわかる、業務に関係のないWebサイトは見ていないように思える。といった「ぼやけた情報」を元に緩やかな監視ができればいいのではないでしょうか。

社員・従業員も、ぼやけた情報とはいえ、「見られている」「見られるかも」といった意識からオフィスワークと同様の緊張感が生まれ、仕事に集中するようになります。

「監視」を逆手に取って「実績アピール」のツールに

　一方で、疑われる側の社員・従業員にとって、この監視ツールは必ずしもマイナス面ばかりではありません。

テレワークや在宅勤務であっても、お給料をもらう対象となる勤務時間は、本来、仕事に集中すべき時間です。

休憩時間と勤務時間、しっかりとメリハリをつけたうえで、監視ツールによって間違いなく在席して作業しているところ、業務に関係のないネットサーフィンやゲームなどをしていないことを証明できれば、それは実績としてアピールでき、リモートで働き高い成果を出せるという「新しい生活様式」に沿った働き方の確立につながることでしょう。

社員が歓迎するテレワーク・在宅勤務の支援ツール

　問題は、休憩時間中にたまたま在席確認やインターネットのログを取られて「ほら、さぼっている」とタイミングの悪い評価を受ける可能性があることです。
こうした無用な疑いが生じないようにするためには、「出勤・退勤」といった時間管理だけでなく、「在席・離席（休憩や移動）」といった『勤務状態』を明確にできるツールの存在です。

休憩時間を明確にすることができれば、無用な疑いは持たれず、メリハリつけた働き方をアピールすることができます。

テレワーク・在宅勤務では、仲間と業務上必要な最低限の会話にとどまり孤独感、コミュニケーションの質と量ともに低下しますが、業務だけでなく雑談もできるチャット機能や、些細な成果にも仲間同士で称賛しあえる環境があると、テレワーク・在宅勤務のデメリットは大幅に減らすことができます。

日々のタスクを管理したり、業務日報が簡単に作れたり、テレワーク・在宅勤務がオフィス勤務と比較してマイナスイメージにならない、市民権を確立するには、「監視」だけではなく、トータルで社員・従業員の生産性が高まるツールを導入することで、「監視」も含めて社員が歓迎する状況になるのではないでしょうか。