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【在宅勤務あるある】テレワークの業務効率を上げるには？
コロナウイルス感染症の流行による政府の緊急事態宣言によって、日本中が外出自粛、テレワーク勤務にシフトするなか、テレワークをやってみてわかる様々な問題を「テレワークあるある」と題して、テレワークの過ごし方や夫婦のやり取りなどを4回に渡って連載してきました。
連載５回目となる今回は、この連載の最終回。
30代主婦で1歳の子持ちである筆者が在宅勤務に苦戦し、もがいた結果たどり着いた解決方法について、これまでの連載を振り返ってまとめていきたいと思います。
仕事のやり方をガラリと変えないと・・・
私の会社は全国に複数の拠点を構え、コロナ騒動以前から社内外問わず東京のシステム開発の仕事を、日本各地のメンバーがリモートで行ってきました。
そのため、コロナ騒動で初めてテレワークを導入した企業に比べれば、インフラやシステムなど仕事環境は大変恵まれた状態にありました。
私自身は、育児と家庭の時間に多くを割くべく、みなさんより一足早くテレワークを始めたわけですが・・・。
「想像していたテレワークと全然違う・・・」
「保育園自粛になりダブルパンチ・・・」
「夫婦在宅勤務を甘く見ていてトリプルパンチ！」
オフィスで働いていたときとは、「生活様式」「仕事のやり方」をガラリと変えなければならず、障壁に何度もぶつかりました（涙）。
テレワークあるある、代表的な問題をピックアップすると、
なんか孤独・・・
テレワークをはじめて、「おお！周りを気にせず仕事に集中できる！」と生き生きしていたのは数日、徐々に気がついたのは「テレビ会議しても、なんか孤独・・・」。
そういえば、仕事仲間とは仕事以外の会話をしなくなったなぁ。
周りに夫しかいないので、当たり前かもしれませんが、夫以外と雑談をする機会がなく、オフィスの席が近かかった同僚とも、業務で直接的なやり取りが発生しない限り会話をしなくなりました。
なくなってみて、その時間がかなり息抜きになっていたんだと気づきました。
もしかして空気が読めない！？
オフィスに出社していた時は、目の届くところに上司がいたため、私が仕事に躓いたり、体調が優れなかったり困っているときは、空気を読んだ上司が声をかけてくれて、その場で「わからない」が解決したり、無理せず身体を休ませてもらっていました。
私自身も、周囲の変化を察知して、必要に応じてフォローにまわることもできていたのですが、今は・・・。正直、全然空気を読むことができていません！
夫に期待した私が甘かった・・・
1歳時を保育園に預けて共働きの私たちは、保育園自粛によって自宅保育しなければいけない状況となりました。
「主人と交代で子どもの面倒を看れば、なんとかなるかな？」と楽観的に考えていたのですが・・・。
とんでもない！
いざ始めてみると、7～8割は私が看ることに。
夫も頑張って子どもの相手をしてくれるのですが、どうしても仕事の合間に息抜きがてら、といった具合で、2時間、3時間とまとまった時間を割くのは現実的ではありませんでした。
キャリア8年以上なのに新卒みたいなミス
「追い詰められたときに人の本性がでる」とよく言われますが、仕事を思うように進められず追い詰められた私は、どうしても仕事が雑になり、新卒社員が受けるような指摘をもらうことも。
それが、物理的な時間の余裕だけでなく精神的な余裕も奪い、悪循環でどんどん仕事が思うようにできない状況になりました。
通勤時間を仕事に？いや稼働できる時間は減っているし
テレワークのメリットって、よく言われるのは「通勤時間を仕事やプライベートに使える」ですよね。
確かに往復で3時間近く通勤電車や徒歩に費やしていた時間は無駄にならなくなりました。
ところが、子どもが自宅保育になり家族3人が揃って毎日を生活すると、宅配やコンビニに頼っていたランチも子どもの分はそうもいかず。
家での生活時間が増えれば、掃除や洗濯も週末にまとめて、というわけにも行かないので休憩時間は家事に消え・・・。加えて毎食分の食料品の買い出しも、となるとあっという間に1日が終わってしまいます。
通勤時間分は有効に使えていますが、仕事に費やせる時間は確実に減っています。
仕事のやり方をガラリと変えました
会社から支給されたノートパソコンや、テレビ会議システム、チャットツール、業務システム、オンラインストレージ・・・etc.
テレワーク・リモートワークのノウハウが強みの会社ですから、家でスムーズに仕事をするための環境は整っていました。
ところが、会社が用意してくれた環境がどれだけ優れていても「生活様式」「仕事のやり方」が今まで通りでは全く立ち行かないことがわかりました。
そこで、悪循環を脱してテレワークを軌道に乗せるべく「仕事のやり方」を「ガラリ」と変えることにしました。
過去4回のコラム連載でも触れてきましたが、特に効果があったのがこれです。
（１）時間が限られることを上司と認識合わせておく
（２）報連相を徹底する
（３）コミュニケーションは自分から積極的にする
（４）子どもと向き合い自宅保育の時間を大切にする
（５）すきま時間でやれる仕事を事前に切り出しておく
期待値を高めず現実的な目標を上司と共有
やる気があることは大切ですが、「できます」「やれます」と引き受けたものの時間が確保できず間に合わなかった場合、「できませんでした」では済まされません。テレワークでは仕事の進捗が見えづらいためなおさらリスクが高いです。
時間が制限され、会社に迷惑をかけてしまう後ろめたさから、なんとか役に立とうと安請け合いし、結果的にさらに迷惑をかけてしまった苦い経験があり、「○○であれば対応ができますが、××は難しいです」と正直に伝えるようになりました。
家庭の状況や、仕事に費やせる時間、会議や連絡が取りやすい時間などを上司としっかり共有しておくことで、現実的かつ実現可能な目標を立てることができるようになりました。
オフィスにいるときよりも報連相をキッチリと
これまでは、自分用にToDoリストを用意するくらいで、日々のタスクを上司に報告まではしていませんでした。
予定表アプリや手帳でタイムスケジュールを細かく管理している人を見ると、「凄いなぁ、私には絶対無理だ」とはなから諦めていました。
ですが、上司が私の仕事ぶりを毎日観察してくれるオフィス勤務とは異なり、離れた環境にいて育児や家事に大きく時間が割かれ稼働が制限されているなかで、「ざっくり」とした予定や、日々の報告が無い状態では、上司は遠隔でのマネジメントも難しく、仕事の進捗にも不安を覚えることでしょう。
これを機会に、毎日必ず業務の進捗やリスクを報告するとともに、受け身ではなく、組織のためになりそうなことは、自分から積極的に発信し、仲間とのコミュニケーション機会を作るようにしました。
育児の時間は神様が与えてくれた機会
私の甘い予想に反して、育児や家事に割かれる時間が仕事に費やす時間を蝕み、今、仕事のために稼働できる時間は、「子どものお昼寝タイム」「主人の仕事の合間」くらいになってしまいました。
なんとか仕事の時間を確保するために、家事を急いだり、子どもの寝かしつけを急いだりするのですが、そうした親の焦りやイライラを1歳の子どもは敏感に察知するものなのですよね。逆に、全然寝てくれなかったり、寝かしつけてもすぐ起きてしまったり。
このままだと育児がストレスになりそう・・・。
これはマズイ、と感じた私は思いきって「この育児時間は神様が与えてくれた機会」と考えるようにし、今しかない、小さくかわいい無邪気な子どもとの時間を大切にし、子どもを看ている時間は全力で一緒に過ごすことにしました。
割り切ったら効率を考えるようになった
そう腹をくくってみたら、気持ちが一気に楽になったのと、少ない時間でどうやって会社が期待するパフォーマンスを発揮できるか、アイデアをひねり出すようになりました。
気持ちに余裕ができると、家事の仕方を工夫することで、まとまった時間は持てなくても、すきま時間を作れることに気が付きました。
この時間を仕事に使えるよう、日々のタスクを事前に小分けにして、2～30分あればできる仕事を用意しておくことで、着実にアウトプットが出せるようになりました。
テレワークあるある、最後に
コロナウイルス感染症と緊急事態宣言によって、多くの会社の業績に大きな影響が生じ、これによって解雇や雇い止めなど失業を余儀なくされる人も多数生じています。
テレワーク環境がなく「自宅待機」となって不安な毎日を過ごされた方もいることと思います。
そうした状況の中で、テレワークで仕事を続けることができるのは、大変恵まれているというのを改めて感じました。テレワークを積極的に推進し、支えてくれる会社や同僚には感謝しかありません。
5回に渡って「テレワークあるある」を共働きの主婦目線でお伝えしてきましたが、この内容に共感いただいた方、私と同じ用に悩んでいる人がいれば、今回の内容のように「仕事のやり方」「考え方」を、テレワークの生活様式に合わせて大きく変えてみませんか。
そして、離れた場所で働いているからこそ、悩みや想いは、思い切って声に出して会社や上司、同僚に相談してみましょう。雑談レベルの会話でも十分です。
コミュニケーションが希薄になることで、様々な悩みや問題を自身で抱え込むことになります。心身ともにストレスとなる悪循環に陥らないよう、そして「テレワーク」でも「オフィス通勤」と変わらない、もしくはそれ以上に生産性を高めるきっかけづくりに、この連載が一助となれば嬉しいです。
「テレワーク」の定着、「オフィスに出社する」が当たり前ではない世の中の実現を夢見て。
「テレワークあるある」はこれで終わりとなりますが、今後もテレワークの魅力を発信するコラムを執筆予定です。どうぞお楽しみに。
ご精読ありがとうございました。
