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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

外部のエンジニアに開発を手伝ってもらいたいのに、稟議書を出すと「なぜ社内でできないのか」と差し戻される。見積書を添えたのに「この金額が妥当かどうか分からない」と言われる——。外部人材活用を社内で決めるときには、こうしたやり取りが起こりがちです。稟議とは、担当者が作った書面を関係する部署と決裁者に順に回し、承認を得る社内の手続きです。

外部人材活用の稟議を通すには、決裁者が判断できる材料を先にそろえておくことが欠かせません。その手がかりになるのが、デジタル庁が政府の情報システムについて定めた標準ガイドラインで、見積りの取り方や委託の条件に何を書くかが具体的に並んでいます。ただしこのガイドラインも万能ではなく、民間企業の稟議の様式や、金額に応じて誰が決裁するかは、会社ごとの規程で決まります。本記事では、開発チームをまとめるマネージャーに向けて、稟議書に書く項目、見積りに添える根拠、社内で担えない理由と効果の書き方、そしてつまずきやすい点を整理します。

外部人材活用の稟議とは

外部人材活用の稟議で決裁者が決めるのは、誰に、どの作業を、いつまでに、いくらで任せるか、の4つです。ここでいう外部人材は、業務委託で開発に加わるエンジニアや、フリーランスとして働く専門人材のように、自社の社員ではない人を指します。社員を1人採用する稟議と違うのは、契約の相手が会社や個人の事業者になり、作業の中身と期間を契約で決める点です。

稟議書は、決裁者が担当者から直接説明を受けずに読んでも判断できる形で書くのが基本です。回覧の途中で経理や法務、情報システムの担当者も目を通します。費用の内訳、契約の条件、社内の情報をどう扱うかといった、それぞれが確かめたい点が書面に入っていないと、そのたびに問い合わせや差し戻しが起こり、承認までの日数が延びていきます。

なぜ政府のガイドラインを参考にするのか

デジタル庁の「DS-100 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン」は、政府の情報システムを整備・管理するときに、政府自身が従う手続きを定めた文書です。^*1 最終改定日は2026年6月12日です。^*2政府の情報システムは税金で作られるため、予算を要求する段階から、何を根拠に金額を出したのかを説明できる資料をそろえる手順が細かく書かれています。

たとえば予算要求の資料は、「要求内容及び費用対効果の合理性が十分に判断できる資料となるよう」計画的に準備するものとされています。^*1 社内の稟議も、決裁者が要求の中身と費用の釣り合いを判断するための書面という点では同じです。民間企業の稟議を直接定めたものではありませんが、書く項目と根拠のそろえ方を参考にできる程度に具体的です。

稟議書に書く項目

DS-100は、政府が事業者に作業を委託するときの調達仕様書（委託する作業と条件を書いた文書）に、原則として記載する事項を、アからサまでの11項目挙げています。^*1 作業の背景や目的、作業の内容と納品期日、作業要員に求める資格要件、機密保持、知的財産権の帰属や検収（納品物を確かめて受け取る手続き）などです。

このうち稟議書に使える項目を、稟議書の項目に置き換えると次の表のようになります。項目の名前や並べ方は、会社の様式に合わせて変えてかまいません。

表のうち「任せる作業と期間」は、稟議書でいちばん具体的に書きたい項目です。「開発の支援」のような書き方では、決裁者は金額が作業に見合っているかを判断できません。作業の名前と期間、どの時点で何が納品されるかまで書いておくと、次に述べる見積りの内訳とも突き合わせやすくなります。

見積りに添える根拠

DS-100は、予算として要求する金額を見積もるときに守る事項を7つ挙げています。^*1 このうち、情報システムごとの経費の区分けや、クラウドサービスを前提とした見積りの取得など、政府の予算制度に合わせた3つを除き、民間の稟議にも使える4つを取り上げます。

• 見積りを取るときは、実現したい業務・機能の内容、規模、サービスレベル（求める品質や稼働の水準）、スケジュールなど、見積りに必要な情報を渡す
• 見積り金額の妥当性を確かめられるよう、数量、工数（作業量を人数と期間で表したもの）、作業者のレベル、単価などの内訳を明らかにする
• ライフサイクルコスト（導入から使い終えるまでの費用の合計）を見積り、その根拠を明らかにする
• 原則として複数の事業者の見積りを比べる

1つ目は、見積りを頼む側の準備です。任せる作業と期間を相手に伝えずに見積りを取ると、各社が想定する作業がばらばらになり、金額を並べても比べられません。前の節の表で「任せる作業と期間」を先に書いておけば、その文面を見積りの依頼にそのまま使えます。

2つ目の内訳は、外部人材活用の稟議で決裁者がもっとも確かめたいところです。総額だけでなく、何人が、どの技能の水準で、何か月作業するのかが分かれば、決裁者は作業の量と金額を結び付けて判断できます。3つ目は、契約が終わったあとの費用を書き漏らさないためのものです。作ったプログラムの保守を誰が担うのか、社内の担当者に引き継ぐ時間をどれだけ見込むのかも、稟議の時点で書いておきます。

4つ目の複数社の見積りは、比べた結果を稟議書に1行で書いておくと、なぜその相手を選んだのかの説明になります。金額だけでなく、求める技能を持つ人にいつから加わってもらえるか、といった条件の違いも添えておくと、決裁者が判断しやすくなります。

社内で担えない理由の書き方

外部人材活用の稟議で差し戻されやすいのが、「なぜ社内の人でできないのか」という問いです。DS-100も、外部の人材を加える前に、まず内部の人材で対応できるかを見る順序をとっています。職員だけではプロジェクトを進める能力が足りないと認められる場合は、経験の豊富な職員が多い別のプロジェクトの担当組織から指導や援助を受けられるよう努めるとし、そのうえで、内部職員の育成状況とプロジェクトの特性を踏まえ、必要に応じて高度な専門性を持つデジタル人材を登用するよう求めています。^*1

稟議書でも、この順序で書くと、外部人材に任せる理由が筋道立てて伝わります。まず、今回の作業に必要な技能と、社内でその技能を持つ人の人数、その人たちがいま担当している作業を書きます。次に、社内の異動や他部署からの応援で期限に間に合うかを検討した結果を書き、社員を採用して間に合うかも1〜2文で添えます。そのうえで、社内で用意できない技能と期間に限って外部人材に任せる、という結論を置きます。

採用と比べておくのは、募集から入社まで時間がかかる採用では、期限のある作業に間に合わないことがあるためです。反対に、同じ技能が何年も必要になる見込みなら、外部人材活用と並行して採用を進める、という書き方もできます。

効果の書き方

DS-100は、企画の段階で「適切な効果見積りに基づく企画案」を作るよう求め、業務の要件として「管理すべき指標」も定めることにしています。^*1 稟議書に効果を書くときも、何が変わるのかと、それをどの数字で確かめるのかを組にして書きます。

外部人材活用の効果は、売上のような金額に直しにくいことが少なくありません。無理に金額に換算するより、「期限までに受注データの取り込み機能を公開できる」「社内の担当者が保守の作業に戻れる」のように、外部人材に任せなかった場合との違いを作業と日付で書くほうが、決裁者には伝わります。確かめる数字は、納期を守れたか、受け入れテストで見つかった不具合の件数、社内の担当者に引き継いだ資料の数など、あとで実際に数えられるものを選びます。

契約の途中で効果を確かめる時期も決めておくと、延長や打ち切りを判断するときの材料になります。たとえば「2か月目の終わりに進み具合を確認し、延長するときは改めて稟議を出す」と書いておけば、決裁者は最初の金額だけで長い契約を承認せずに済みます。

つまずきやすい点

一つ目は、見積りを1社からしか取っていないことです。比べる相手がないと、決裁者は金額が高いのか安いのかを判断できません。急ぎで複数社から取れないときは、その理由と、単価を何と比べたのかを書いておきます。

二つ目は、再委託の扱いを決めていないことです。再委託とは、委託先がさらに別の会社や個人に作業を任せることを指します。DS-100は、委託先から再委託の申し出があったときに、再委託を行う合理的な理由と、再委託先が作業を担う能力などを厳格に審査するとしています。^*1 社内の情報を誰が扱うのかに関わるので、再委託を認めるかどうかと、認めるときの承認の手順を稟議書に書いておきます。

三つ目は、作業が増えたときの手続きを決めていないことです。開発では、始めてから作業が増えることがあります。どの程度の変更までは担当者の判断で進め、どこから改めて稟議を出すのかを書いておけば、そのたびに一から説明し直さずに済みます。発注側が構想や企画の段階で担う作業と、稟議にかかる日数の見込み方は「フリーランス活用で上流工程を任せるとき、発注側に残る責任とは」で、IT投資全体の決め方は「IT投資の意思決定プロセスの作り方」で扱っています。

まとめ：外部人材活用の稟議で確かめたい3つの点

外部人材活用の稟議を通すうえで、確かめておきたい点は3つに整理できます。第一に、任せる作業と期間、求める技能、情報の扱い、成果物と検収を、決裁者が説明を受けずに読んで分かる形で書くこと。第二に、見積りには工数・作業者のレベル・単価の内訳を付け、契約後の保守や引き継ぎの費用も含めて、原則として複数社の見積りを比べること。第三に、社内の技能と人数を確かめたうえで、社内で用意できない技能と期間に限って外部人材に任せると書くことです。この3点を踏まえておけば、「金額の根拠が分からないと言われ、何度も差し戻された」という事態を避けやすくなります。任せる作業の書き方や相手の探し方に迷いがあれば、外部の手を借りるのも一つの選択肢です。

よくある質問

出典

1. *1　参考：デジタル庁「DS-100 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン」（PDF）（https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/e2a06143-ed29-4f1d-9c31-0f06fca67afc/54d8725e/20260715_resources_standard_guidelines_guideline_01.pdf）。出典：2026年（令和8年）6月12日 デジタル社会推進会議幹事会決定。第2編第5章「内部人材の活用」「外部人材の登用」、第3編第3章「資料の準備」「経費の見積り」、第3編第4章「企画案作成」「業務要件の定義」、第3編第6章「調達仕様書の記載内容」「再委託の審査」を参照（2026年9月確認）
2. *2　参考：デジタル庁「デジタル社会推進標準ガイドライン」（https://www.digital.go.jp/resources/standard_guidelines）。出典：標準ガイドライン群の公開ページ。DS-100の位置づけと更新日を参照（2026年9月確認）

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