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LASSIC IT事業部｜元請（プライムベンダー）としてシステム保守・運用を受託

本記事のテーマは、障害者雇用促進法に基づく法定雇用率の対応と障害者雇用状況報告のシステム化です。勤怠・給与など幅広い人事情報を扱う人事労務システム全般や、ストレスチェックをはじめとする健康管理の話題は当サイトの別記事で扱っており、本稿では取り上げません。

障害者雇用の管理とは？法定雇用率と算定対象の仕組み

障害者雇用の管理とは、障害者雇用促進法が事業主に求める法定雇用率の達成・維持を、対象者の把握から実雇用率の算定、行政への報告、合理的配慮の記録まで一貫して行う実務を指します。人事・総務部門やダイバーシティ推進担当、特例子会社の管理者にとっては、毎年の対応が続く継続業務です。

一定規模以上の企業では、対象拠点が複数にまたがり、雇用形態も正社員・契約社員・短時間勤務など多様になりがちです。担当者が変わるたびに管理方法が引き継がれないまま属人化してしまうと、集計のたびに一から情報を洗い出す負担が発生します。まずは制度の全体像を押さえたうえで、自社の管理体制のどこに負担が集中しているかを整理することが出発点になるでしょう。

厚生労働省公式サイトによれば、法定雇用率の対象となる障害者は身体障害者・知的障害者・精神障害者であり、民間企業の法定雇用率は2.7%とされています^*1。対象となる事業主の範囲についても、常用労働者37.5人以上の企業に拡大されています^*2。ただし法定雇用率や対象事業主の範囲は今後も見直しが行われる可能性があるため、自社に適用される最新の数値・時期は厚生労働省公式サイトで随時ご確認ください。

実雇用率の算定対象と短時間労働者の扱い

実雇用率は、常用労働者数を分母、雇用している障害者数を分子として算定します。厚生労働省公式サイトでは、短時間労働者は原則として0.5人としてカウントする方式が示されています^*2。フルタイム勤務者と時短勤務者が混在する職場では、この係数を反映した集計を毎回正確に行う必要があります。

グループ全体で雇用率を通算できる特例として、特例子会社制度・企業グループ算定特例制度・事業協同組合等算定特例制度が用意されています^*2。複数の関連会社を抱える企業グループでは、どの特例を利用するかによって対象者台帳を管理する単位が変わる点にも注意が必要です。特例子会社を設けている場合は、親会社と子会社の双方にまたがる対象者情報を突き合わせる工程が加わり、台帳の管理単位がさらに複雑になりやすいでしょう。

対象障害者の範囲と実務上の確認ポイント

法定雇用率の対象となる障害者は、身体障害者・知的障害者・精神障害者です^*1。実務上は、障害者手帳・療育手帳・精神障害者保健福祉手帳といった公的な証明書類に基づいて対象者を確認する運用が一般的とされています。手帳の等級や有効期限、更新のタイミングを台帳側で追えていないと、対象者としてカウントしてよいかどうかの判断が担当者の記憶に頼ってしまう場面が生じかねません。

出向者や複数拠点にまたがるパート従業員が在籍する企業では、誰をどの事業所の常用労働者としてカウントするかという判定自体に手間がかかる場合もあります。対象事業主かどうかの判定と、実雇用率の算定は連続した作業であるため、判定の根拠となる情報をあわせて記録しておくことが後の説明責任にもつながります。

対象事業主の判定単位と常用労働者の考え方

対象事業主となるかどうかの判定は、企業グループ全体ではなく事業主単位（法人単位）で行うのが原則です。特例子会社制度などグループ全体で通算できる仕組みを利用しない限り、法人ごとに常用労働者数と雇用障害者数を集計し、実雇用率を求めることになります。

常用労働者とは、日々雇用のような一時的な雇用形態ではなく、継続的な雇用関係にあると判断される労働者を指すのが一般的です。有期契約の従業員が多い企業では、契約更新の状況によって常用労働者としてカウントするかどうかの判断が分かれる場合があるため、判断基準を社内であらかじめ整理しておくと、担当者が変わっても同じ基準で集計しやすくなります。

障害者雇用状況報告（6月1日時点）の実務と提出期限

障害者雇用促進法に基づき、対象事業主は毎年6月1日時点の障害者雇用状況を管轄のハローワークへ報告する義務を負います。厚生労働省公式サイトでは、報告期限は7月15日とされ、e-Gov電子申請システムのほか、郵送や事業所所在地を管轄するハローワークへの持参による提出も可能とされています^*2。提出方法ごとの特徴を整理すると、次のようになります。

• e-Gov電子申請：オンラインで完結し、複数拠点の情報を一つのシステムから提出しやすい
• 郵送：管轄ハローワークの窓口へ出向かずに提出できる
• 持参：窓口で不明点をその場で確認しながら提出できる

報告書には常用労働者数・雇用している障害者数・実雇用率といった項目を記載します。この集計は、6月1日という特定の一時点の状態を切り出して正確に再現する作業であり、月次の在籍状況だけを追っている台帳では対応しづらい場面が生じやすいでしょう。

報告書の記載事項と実務上の注意点

雇用状況報告の様式は毎年更新される場合があるため、提出のたびに最新の様式・記入要領を厚生労働省公式サイトやハローワークで確認する運用が欠かせません。前年度の様式をそのまま流用すると、項目の追加・変更に気づかないまま提出してしまうおそれがあります。

実雇用率が長期にわたって低い水準にとどまっている事業主に対しては、行政からの助言や指導が行われる場合があります。日頃から対象者情報と算定根拠を整理しておくことは、こうした行政対応の場面でも自社の状況を説明しやすくする備えになるでしょう。

紙・Excel運用で起きやすい実務上の負担

拠点や部門ごとに対象者情報を紙台帳やExcelで個別管理していると、6月1日時点のスナップショットを再現するために、各拠点へ最新状況の照会をかけ直す作業が発生します。短時間労働者の0.5人カウントや、離職・休職・雇用形態変更といったイベントを反映し忘れると、報告する実雇用率が実態とずれるおそれがあります。

提出期限が7月15日と定まっている以上、集計作業を毎年ゼロから積み上げる体制では、担当者の異動や退職が重なった年に対応が遅れるリスクも軽視できません。恒常的に正確な状態を保てる仕組みを整えることが、報告実務の安定運用につながります。

未達成時の納付金と達成時の調整金・報奨金

法定雇用率を達成できているかどうかによって、事業主の金銭的な負担は大きく変わります。独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED）公式サイトが示す障害者雇用納付金制度の枠組みを整理すると、以下のとおりです^*3。

申告・納付の手続きは、前年度（4月1日から翌年3月31日まで）の雇用実績に基づき、毎年4月1日から5月15日までの期間にJEEDへ提出する流れです^*3。6月1日報告と申告・納付の集計期間は対象期間がずれているため、両者を混同せず、それぞれの基準日・基準期間に沿ったデータを別々に管理する必要があります。

常用労働者100人以下の事業主は納付金の対象にはなりませんが、雇用義務そのものが免除されるわけではないため、対象者の把握やハローワークへの雇用状況報告は引き続き必要です。一定数を超えて障害者を雇用していれば報奨金の対象になり得ます^*3。この制度は、法定雇用率を達成できていない事業主から徴収した納付金を財源として、達成している事業主へ調整金や報奨金を支給する仕組みであり、事業主間の経済的な負担を調整する目的で設けられています^*3。自社が納付金の対象になるか調整金・報奨金の対象になるかは、月ごとの実雇用率の推移によって変わり得るため、年度を通じた累計値を管理しておく必要があるでしょう。月次の雇用状況を把握できていないまま申告時期を迎えると、対象人月の集計を過去にさかのぼって洗い出す作業が発生しやすくなります。

また、6月1日報告の対象期間は暦年の一時点であるのに対し、納付金・調整金の申告は前年度（4月始まり）の月ごとの実績を積み上げる方式です。年度の始期と終期がずれているため、期中に事業所を新設・統合した企業では、どの時点からの実績を対象期間に含めるかを個別に確認しておく必要があるでしょう。

合理的配慮の提供義務と記録管理のポイント

法定雇用率の達成・維持だけを追いかけていると、対象者一人ひとりへの配慮という視点が後回しになりがちです。しかし合理的配慮は雇用率の算定と並ぶもう一つの法的な柱であり、対象者情報の管理を検討する際には切り離せない要素になります。

障害者雇用促進法では、雇用分野における障害を理由とした差別を禁止するとともに、合理的配慮の提供を事業主の義務としています^*4。厚生労働省公式サイトは、障害のある従業員からの相談や苦情に対応できる体制の整備、採用基準等が障害者を一律に排除する内容になっていないかの自主点検を、事業主に求めています^*4。

配慮内容は個々の障害特性で異なる

合理的配慮の具体的な内容は、対象者の障害特性や職場環境によって一様ではありません。通勤時間帯の調整・業務指示の伝達方法の工夫・設備面の改善など、個別に検討する場面が多く生じます。誰に対して、いつ、どのような配慮を提供したかという経緯を記録に残しておくと、担当者が異動した後も一貫した対応を引き継ぎやすくなるでしょう。

相談体制の整備と自主点検のポイント

厚生労働省公式サイトは、障害のある従業員からの相談・苦情に対応できる体制の整備と、採用基準等が障害者を一律に排除する内容になっていないかの自主点検を事業主に求めています^*4。相談窓口を人事・総務のどの担当者が受け持つのかをあらかじめ決め、相談内容と対応結果を記録に残しておくと、同種の相談が再び寄せられた際にも過去の対応方針を参照できます。

採用基準の自主点検は、一度実施して終わりにするのではなく、求人票・面接基準を更新するたびに繰り返し行う継続的な取り組みとして位置づけることが望ましいでしょう。点検の実施日と結果を記録に残しておけば、社内での説明責任を果たしやすくなります。

厚生労働省公式サイトでは、合理的配慮の具体例を業種・場面別にまとめた指針事例集が公開されています^*4。自社の職場環境に近い事例を参照しながら配慮内容を検討すると、対応の抜け漏れを防ぎやすくなるでしょう。事例集を参照した経緯もあわせて記録しておくと、なぜその配慮内容を選んだかという判断根拠を後から振り返りやすくなります。

対象者情報の取扱いは通常以上に慎重さが求められる

障害の状況や配慮の内容には、本人の心身に関する機微な情報が含まれます。一般的な人事情報以上に閲覧範囲を限定し、誰がいつ情報を参照したかを追跡できる管理体制を整えることが望ましいでしょう。紙の書類やアクセス制御のない共有フォルダでは、こうした管理を継続的に担保することが難しい場合があります。

紙・Excel管理の限界とシステム化で満たすべき要件

ここまで見てきた法定雇用率の算定、6月1日報告、納付金・調整金の申告、合理的配慮の記録は、いずれも正確な対象者情報を土台としています。企業規模が大きくなるほど対象者数や拠点数も増え、紙やExcelによる管理では次のような限界に直面しやすいでしょう。

• 対象者台帳が拠点・部署ごとに分散し、全社の実雇用率を都度手作業で集計し直す必要がある
• 短時間労働者の0.5人カウントや異動・休職といったイベントの反映漏れに気づきにくい
• 合理的配慮の経緯が担当者個人のメモに留まり、異動・退職とともに引き継がれない
• アクセス権限の設定や閲覧履歴の記録がなく、機微な情報の取扱いを客観的に説明しづらい

これらの限界を踏まえると、システム化にあたって満たしておきたい要件は次のように整理できます。

• 対象者台帳を一元化し、雇用形態や障害区分をマスタとして管理できること
• 短時間労働者のカウント方法を含めた実雇用率を自動で算定できること
• 6月1日時点の状態をスナップショットとして保持し、雇用状況報告のデータ作成に活用できること
• 合理的配慮の提供内容・提供日・対応者を履歴として記録できること
• 閲覧権限を役割に応じて設定し、アクセス履歴を保持できること

これらの要件は個々に見れば特別なものではありませんが、対象者台帳・雇用率算定・報告データ作成・配慮記録という複数の業務を一つの仕組みでつなぐ点に難しさがあります。ある工程だけをシステム化し、他の工程は紙やExcelのまま残してしまうと、結局は工程間の転記作業が残り、負担が根本的には減らないという結果になりかねません。

これらを個別のExcelファイルや紙の台帳で継続的に満たし続けるのは、担当者の負荷が大きい取り組みです。要件を整理したうえで自社の業務フローに合うシステムを設計・構築する段階になると、社内リソースだけで完結させるか、専門パートナーへの委託を組み合わせるかという判断が生じます。

紙・Excel運用とシステム化による運用を、主要な業務工程ごとに比較すると次のとおりです。

システム化を進める際の実務ステップ

システム化は、要件を一度に洗い出して大規模な仕組みを組むよりも、段階を踏んで進めるほうが現実的な場合が多いでしょう。第一段階として、拠点ごとに分散している対象者情報と現行の管理方法を棚卸しします。第二段階では、雇用率算定・報告データ作成・配慮記録のうち、どの工程を優先的にシステム化するかを整理し、要件として定義します。第三段階では、実際の6月1日報告や納付金申告の時期にあわせて試行運用を行い、算定結果や出力データが実務で使える形式になっているかを確かめる工程です。この一連の流れを社内だけで完結させるのか、要件定義や設計・構築を専門パートナーと分担するのかは、自社の情報システム部門の体制と照らし合わせて判断する事項です。

移行期には、既存のExcel台帳と新しいシステムを一定期間並行して運用し、算定結果に差異が出ないかを確認する工程を挟むことが望ましいでしょう。特に6月1日報告や納付金申告の直前にシステムを切り替えると、不具合が起きた際の代替手段を確保しづらくなります。年間スケジュールの中で比較的落ち着いた時期に移行し、繁忙期を避けて試行運用の期間を確保することが望ましいでしょう。

まとめ：障害者雇用の管理を仕組み化する3つの視点

本稿では、障害者雇用促進法に基づく法定雇用率の対応と障害者雇用状況報告の実務を、厚生労働省・JEEDの公式情報に基づいて整理しました。要点は次の3つに集約されます。第一に、法定雇用率の算定は常用労働者数と障害者数の集計精度が土台であり、短時間労働者のカウント方法や特例制度の適用単位を正しく把握する必要があります^*2。第二に、6月1日時点の雇用状況報告と、納付金・調整金の申告はそれぞれ基準日・対象期間が異なるため、混同せず別々に管理することが求められます^*3。第三に、合理的配慮の提供と記録、対象者情報の取扱いには通常以上の慎重さが必要であり、紙・Excel管理の限界を補うシステム化が実務負担の軽減につながります^*4。

法定雇用率の対応は、一度体制を整えれば終わりというものではなく、毎年6月1日の報告と4月1日から5月15日の申告・納付が繰り返される継続業務です。担当者の異動や制度改正が重なっても対応を止めないためには、対象者情報・算定ロジック・配慮記録を属人化させない仕組みづくりが土台になるでしょう。

よくある質問

著者：テレリモ総研編集部　鈴木 亮佑

ご不明な点はお問い合わせフォームからもご連絡いただけます。

1. *1　出典：厚生労働省「障害者雇用対策」（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/shougaishakoyou/index.html）
2. *2　出典：厚生労働省「事業主の方へ」（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/jigyounushi/page10.html）
3. *3　出典：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用納付金制度の概要」（https://www.jeed.go.jp/disability/about_levy_grant_system.html）
4. *4　出典：厚生労働省「障害者に対する差別の禁止及び合理的配慮の提供義務」（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/shougaishakoyou/shougaisha_h25/index.html）

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