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LASSIC IT事業部｜元請（プライムベンダー）としてシステム保守・運用を受託

本記事のテーマは、国・自治体等が発注する公共調達を電子的に行う「電子入札・電子調達システム」への対応と、参加企業側の入札参加資格・案件管理のシステム化です。民間企業同士の購買・調達管理や、自治体側の基幹業務を扱う自治体システム標準化とは目的・立場が異なるため、その2テーマをお探しの方は別記事をご参照ください。本記事が対象とするのは、公共調達に参加する企業の営業・調達・管理部門、および発注側で調達業務を担う自治体・独立行政法人の担当者です。

電子入札・電子調達の全体像｜GEPSと自治体の電子入札システム

公共調達における電子入札・電子調達とは、国や自治体が行う物品・役務・工事等の調達手続を、インターネットを介して電子的に処理する仕組みを指します。参加企業は書面での持参・郵送に代えて、専用システム上で入札参加表明・見積書提出・入札書提出・落札結果の確認までを完結できます。

国の調達では、政府電子調達（GEPS）が府省共通の基盤として運用されています。政府電子調達のポータルサイトは調達ポータル（p-portal.go.jp）へ統合されており^*1、入札参加資格の申請から案件情報の確認までを同ポータルを窓口として扱う仕組みになっています^*1。デジタル庁の資料によれば、電子調達システムには近年、少額物品調達業務を対象とした新機能（マーケットプレイス形式）も追加されており、紙で処理していた年間約45万件・300万円以下の少額調達を電子的に扱う取り組みが進められています^*2。

一方、自治体の電子入札は、各都道府県・市区町村が個別に、または共同でシステムを運用する形が中心です。代表的な基盤の一つが電子入札コアシステムで、国土交通省の実績あるシステム仕様をベースに開発され、公式情報では850団体以上が採用を表明し、うち800団体以上が運用を開始していると案内されています^*3。工事・業務・物品・役務の各分野、多様な入札方式に対応し、単独利用・共同利用・ASP（外部事業者によるアウトソーシング）利用など複数の導入形態を選べる点が特徴です^*3。

入札の方式にも複数の種類があります。原則として広く参加者を募る一般競争入札、発注機関があらかじめ選んだ事業者の中で競わせる指名競争入札、価格だけでなく技術提案・実施体制等を含めて総合的に評価する企画競争（プロポーザル方式）等が代表的です。同じ「電子入札」という言葉でも、案件によって適用される方式は異なり、必要な提出書類や評価の観点も変わってきます。案件情報を確認する際は、入札方式ごとの提出物・評価軸の違いも合わせて把握しておくと、後工程の書類準備がスムーズになります。

ここで押さえておきたいのは、GEPSと自治体の電子入札システムは別々の基盤であり、参加企業はそれぞれに個別で利用登録・資格取得を行う必要があるという点です。国の案件と自治体の案件の双方に参加する企業ほど、システムごとの操作手順・資格要件・更新時期の違いを把握しておく必要があるでしょう。

入札参加資格とは｜全省庁統一資格と自治体の競争入札参加資格

全省庁統一資格の枠組みと等級

国の一般競争（指名競争）入札に参加するには、原則として入札参加資格の取得が前提となります。国の物品の製造・販売等に関する代表的な資格が全省庁統一資格です。公式情報では「統一基準で審査した各省庁が定める物品の製造・販売等に係る一般競争（指名競争）参加者の資格」と説明されており、いずれか1か所の申請窓口で資格を取得すると、希望した競争参加地域内であれば各省庁の全調達機関で有効になる仕組みです^*1。

対象機関は衆議院・参議院・国立国会図書館・裁判所のほか、内閣官房・総務省・法務省・外務省・財務省・文部科学省・厚生労働省・農林水産省・経済産業省・国土交通省・環境省・防衛省など11省庁と、その外局・附属機関・地方支分部局にまで及びます^*1。等級（付与数値による区分）の詳細は「競争参加者の資格に関する公示」の別記に定められており、業種・実績規模等に応じて審査されるため、自社がどの等級に該当するかは公式の公示文書で確認する必要があります^*1。

申請方法と更新のタイミング

申請は、デジタル庁が運営する府省共通の「調達ポータル」からのインターネット申請と、各省庁の受付窓口への郵送・持参による申請の2通りがあります^*1。インターネット申請の方が審査期間が短く、早期に資格を得られるとされています^*1。資格は各年度ごとに定められる公示に基づくため、有効期間・更新時期は年度によって変わり得る点に注意が必要です^*1。申請時期や必要書類の細部は、資格を得たい省庁や年度によって異なるため、調達ポータルおよび各省庁の公式公示で最新情報をご確認ください。

自治体の競争入札参加資格は発注機関ごとに個別審査

自治体の電子入札に参加するには、その自治体（発注機関）が管理する「競争入札参加者名簿」への登録が前提です。電子入札コアシステムに関する公式情報でも、電子入札の利用にあたっては、入札参加を希望する公共団体の競争入札参加者名簿に登録されていることが必要と案内されています^*4。

全省庁統一資格が府省共通で1つの資格として扱われるのに対し、自治体の競争入札参加資格は原則として自治体ごとの個別審査・個別名簿です。都道府県・市区町村それぞれに、業種区分・等級・有効期間・受付時期が設定されているため、複数の自治体案件を狙う企業ほど、資格の取得状況と更新期限を機関別に管理する必要が生じます。この管理を紙やExcelの台帳だけで担おうとすると、機関数が増えるほど更新漏れのリスクが高まるという課題につながります。

建設業の入札参加資格には経営事項審査（経審）も関わる

建設・工事分野で公共工事を直接請け負う場合は、入札参加資格の審査に加えて経営事項審査（経審）という別制度が関わります。国土交通省の公式情報では、国・地方公共団体等が発注する公共工事を直接請け負おうとする建設業者は、経営事項審査を受けなければならないと案内されています^*6。審査は経営状況・経営規模・技術力・社会性等の客観的事項を数値化するもので、その結果は総合評定値として各発注機関の入札参加資格審査（等級・格付け）に反映されます^*6。

物品・役務中心の全省庁統一資格や自治体の一般的な競争入札参加資格とは別に、建設業者はこの経審の受審・更新も管理対象に加える必要があります。国土交通省の公式情報では、経営事項審査を受けなければ直接請け負うことができない工事は、国・地方公共団体等発注の建設工事1件につき請負代金額が500万円以上（建築一式工事の場合は1500万円以上）のものと案内されています^*6。各発注機関は、この経審による「客観的事項」の評価結果と、発注機関が独自に行う「発注者別評価」を組み合わせて点数化し、入札参加資格の等級・格付けを決定する仕組みです^*6。案件管理システムを検討する際は、業種（建設・物品・役務・システム開発等）によって必要な資格・審査の種類が異なる点を前提に、要件を整理しておくとよいでしょう。

電子入札に参加するための準備｜ICカードと利用環境

入札参加資格を取得しても、電子入札システムを使うためには別途の技術的な準備が必要です。電子入札コアシステムの公式情報では、電子入札に参加するには、対応する認証局からICカード関連製品を購入する必要があると説明されています^*4。ICカードの名義人は、その自治体の競争入札参加資格者名簿に登録されている担当者と一致させる必要があり、対応する民間認証局の中から1社を選んで取得すると、そのコアシステムを採用している全ての発注機関への入札参加が可能になる仕組みです^*4。

電子入札コアシステムの利用開始までの流れは、公式情報では大きく3段階で案内されています^*5。第一段階は利用前の検討・確認事項で、発注機関の種別（中央省庁・地方自治体・その他）に応じて運用可能な認証局を確認し、対応する複数の民間認証局の中から利用するものを検討します^*5。第二段階は利用開始までの具体的な手順で、ICカード関連製品の申込からカード受領、動作確認までの実務を進める段階です。第三段階は事前準備一覧の確認と導入後のサポート内容の把握で、ICカードリーダーの調達やパソコンの動作環境設定、ブラウザ等のクライアント環境整備もこの段階で必要になります^*5。初めて電子入札に対応する企業は、案件の入札締切から逆算し、認証局の選定からICカード受領までの準備期間を確保しておくことが望ましいでしょう。

なお、GEPSと自治体の電子入札システムでは、認証方式や利用環境の要件が異なる場合があります。複数の発注機関にまたがって参加する企業は、それぞれのシステムで求められるICカードの種類や動作環境を事前に公式情報で確認し、案件ごとに使用する認証局・カードを取り違えないよう管理する仕組みが求められます。担当者の異動や退職があっても、どのICカードをどの発注機関向けに使うかという対応関係を組織として引き継げるようにしておくことも、実務上の抜け漏れを防ぐうえで欠かせない視点です。

案件情報の収集と入札スケジュール管理という実務の負荷

入札参加資格を取得した後の実務では、案件情報の収集と入札スケジュールの管理が大きな比重を占めます。GEPSでは調達ポータルに案件が公示され、自治体の案件は各自治体の電子入札システムや公式サイトに個別に掲載される形が一般的です。発注機関が異なれば掲載場所・公示形式・入札方式（一般競争・指名競争・企画競争等）もそれぞれ異なるため、狙う案件の幅を広げるほど、確認先のシステム・サイトの数が増えていきます。

案件検索の実務では、キーワードや業種分類・地域条件で絞り込みながら、複数のポータル・サイトを日次または週次で巡回して確認する運用が中心になります。担当者ごとに巡回先が異なると、社内で「どの案件を誰が追っているか」が見えにくくなり、同じ案件を重複して確認する手間や、逆に誰も追っていない案件を見落とす抜け漏れにつながりやすい点に注意が必要です。案件の巡回先・担当割り当て・確認頻度をあらかじめ運用ルールとして定めておくことが、収集業務を安定させる出発点になります。

入札には、公示日・質問受付期限・入札書提出期限・開札日といった複数の日程が設定されており、締切を過ぎると原則として入札に参加できません。案件ごとに担当者・提出書類・締切をExcelや紙の一覧表で個別管理していると、次のような課題が生じやすくなります。

• 担当者が複数の発注機関の案件を並行して追う際、更新状況の確認が漏れる
• 類似案件の過去の入札実績・単価情報を横断的に参照しづらい
• 締切が近い案件のアラートが自動化されておらず、担当者の記憶や手作業の確認に依存する
• 担当者の異動・退職時に、案件管理のノウハウが個人に閉じたまま引き継がれない

こうした課題は、案件を横断するカレンダー管理・締切前アラート・過去案件のデータベース化といった仕組みで軽減できます。特に、参加を検討する発注機関の数が二桁を超えるような規模になると、担当者個人の記憶やファイル整理だけで抜け漏れなく管理し続けるのは難しくなっていきます。紙・Excelの限界を感じた段階が、案件管理をシステム化するかどうかを検討する一つの目安になるでしょう。

資格更新・書類・実績を複数機関にまたがって管理する難しさ

入札参加資格は取得して終わりではなく、有効期間内での更新が前提です。全省庁統一資格は年度ごとの公示に基づいて資格が定められ^*1、自治体の競争入札参加資格も機関ごとに定期の更新時期（多くは2〜3年周期での定期受付や、年度替わりの随時受付等）が設けられています。更新を怠ると、たとえ実績のある取引先であっても入札への参加自体ができなくなる点は見落とされがちなリスクです。

加えて、入札には工事経歴書・財務諸表・技術者名簿・実績証明書といった各種書類の準備と更新が伴い、発注機関によって様式や提出タイミングが異なります。同じ工事経歴でも発注機関ごとに書式が違えば、都度作り直しに近い作業が発生し、担当者の負荷が積み上がる一方です。以下に、紙・Excel管理とシステム化のそれぞれで生じやすい違いを整理しました。

多発注機関・多案件を扱う企業ほど、紙・Excelでの属人管理は限界に達しやすくなります。案件カレンダー・資格と更新期限のアラート・書類テンプレートと実績管理・複数機関の資格の一元管理・操作証跡の保持という要件を満たすシステムを自社の業務フローに合わせて構築することが、電子入札・電子調達への継続的な対応を支える土台になるでしょう。

システム化を検討する際に整理すべき要件

案件管理・資格管理をシステム化する検討に入る前に、自社の運用実態を棚卸ししておくと、要件が具体化しやすくなります。整理しておきたい観点を以下に挙げます。

• 対象とする発注機関の範囲（国・都道府県・市区町村のうち、どこまでを管理対象にするか）
• 業種区分（建設・物品・役務・システム開発等）ごとに必要な資格・審査の種類と更新周期
• 案件情報を確認する頻度と、担当者ごとの巡回先・役割分担
• 資格更新・書類提出の期限をどのタイミングで誰にアラートするか
• 既存のExcel台帳・紙台帳からシステムへ移行する際のデータ移行範囲と移行期間
• 権限設計（閲覧・編集・承認をどの役職・部署に割り当てるか）と操作証跡の保持要件

これらの観点は、自社内だけで完結する場合もあれば、複数の部署（営業・調達・法務・情報システム部門等）にまたがる調整が必要な場合もあります。特に権限設計と証跡管理は、監査対応や社内統制の観点からも重要になりやすいため、要件定義の初期段階で関係部署を巻き込んで整理しておくことが望ましいでしょう。発注側で調達業務を担う自治体・独立行政法人の担当者にとっても、応札企業からの問い合わせ対応や資格審査事務の負荷は共通の課題であり、案件公示から審査・通知までの内部フローを可視化しておくことが、双方にとって手戻りの少ない運用につながります。

システム化を一度にすべての発注機関・業務範囲へ広げようとすると、要件が膨らみすぎて検討が長期化する場合があります。まずは参加頻度の高い発注機関や、更新期限管理の負荷が大きい資格から対象を絞り、段階的に管理範囲を広げる方法も選択肢の一つです。自社での要件整理に時間がかかる場合は、業務システムの構築を数多く手がけてきた外部パートナーに、現状の棚卸しから相談することも有効でしょう。

まとめ｜電子入札・電子調達対応を属人管理から仕組みへ

本稿では、公共調達における電子入札・電子調達の全体像と、参加企業側の入札参加資格・案件管理の要点を公式情報に基づいて整理しました。要点は次の4つに集約されます。第一に、国の政府電子調達（GEPS）と自治体の電子入札システムは別々の基盤であり^*1,*3、それぞれで入札参加資格の取得とICカード等の準備が必要になります^*4。第二に、全省庁統一資格は府省共通で運用される一方、自治体の競争入札参加資格は発注機関ごとの個別審査であり^*1、建設業者はさらに経営事項審査という別制度も管理対象に加わります^*6。第三に、参加機関数が増えるほど資格・案件・更新期限の管理は複雑になり、案件情報・入札スケジュール・書類・実績・資格更新をシステムで一元管理することが、多発注機関・多案件への対応を属人管理から仕組みへ転換する鍵になります。第四に、システム化の検討にあたっては対象機関の範囲・業種ごとの資格要件・権限設計・証跡管理といった観点を、社内の関係部署を交えて事前に整理しておくことが望まれます。

よくある質問

著者：LASSIC IT事業部編集部

ご不明な点はお問い合わせフォームからもご連絡いただけます。

1. *1　出典：デジタル庁 調達ポータル「全省庁統一資格について」（https://www.p-portal.go.jp/pps-web-biz/geps-chotatujoho/resources/app/html/shikaku.html）
2. *2　出典：デジタル庁「電子調達システム（GEPS）の新機能（少額物品調達業務）のご紹介について」2024年9月（https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/e83c5619-b648-4155-8123-8d7b2c08e57b/764777ed/20240930_private-business-dx_outline_03.pdf）
3. *3　出典：電子入札コアシステム（JACIC）「電子入札コアシステムの概要と特徴」（https://www.cals.jacic.or.jp/coreconso/aboutus/core_feature.html）
4. *4　出典：電子入札コアシステム（JACIC）「FAQ」（https://www.cals.jacic.or.jp/coreconso/faq/electron.html）
5. *5　出典：電子入札コアシステム（JACIC）「導入からご利用までの流れ」（https://www.cals.jacic.or.jp/coreconso/flow/step0106.html）
6. *6　出典：国土交通省「経営事項審査」（https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/1_6_bt_000161.html）

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