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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

外国籍の人を採用したとき、雇用契約書と社会保険の手続きだけでは終わりません。もう1つ、事業主に課された届出があります。

外国人雇用状況の届出です。根拠は労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律の第28条第1項にあります*1。

雇い入れたときだけでなく、離職したときも対象です*1。届出をせず、または虚偽の届出をした場合は30万円以下の罰金の対象になります*1。

本記事では、期限が2つに分かれる理由、使う様式、確認に使う書類、そして確認してよい範囲の線引きまでを条文と指針から整理します。

届出はすべての事業主に課されている

まず、義務の範囲からです。

条文はこうなっています。事業主は、新たに外国人を雇い入れた場合またはその雇用する外国人が離職した場合には、厚生労働省令で定めるところにより、その者の氏名並びに在留資格及び在留期間その他厚生労働省令で定める事項について確認し、当該事項を厚生労働大臣に届け出なければならないとされています*1。

主語は事業主です*1。規模の下限も業種の限定もありません*3。1人でも雇い入れれば対象になります*3。

ここでいう外国人からは除かれる人がいます。在留資格「外交」「公用」の人と、特別永住者です*3。指針も、外国人とは日本国籍を有しない者をいい、特別永住者ならびに在留資格が「外交」および「公用」の者を除くと定義しています*4。

技能実習生は含まれます*4。指針は、外国人労働者には技能実習生も含まれるものであるとしています*4。

罰則があります。第40条第1項第2号が、第28条第1項の規定による届出をせず、または虚偽の届出をした者は三十万円以下の罰金に処するとしています*1。

両罰規定も置かれています。法人の代表者や従業者が違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人または人に対しても同項の刑を科すとされています*1。

国と地方公共団体は別扱いです。第28条第3項が第1項の適用を外し、任命権者が厚生労働大臣に通知するものとしています*1。

独立行政法人や国立大学法人、公社等については届出が必要です*3。適用除外は国と地方公共団体に限られます*1。

届出の量は増え続けています。外国人を雇用する事業所は371,215所で、届出が義務化された平成19年以降で最も多くなりました*5。

規模の内訳を見ると、30人未満の事業所が事業所数全体の63.1%を占めています*5。少人数の会社の実務として考えておく話です*5。

期限は雇用保険の被保険者かどうかで分かれる

次が期限です。ここが2つに分かれます。

分岐点は、その外国人が雇用保険の被保険者になるかどうかです*2。施行規則第12条が2つの期限を書き分けています*2。

表1：外国人雇用状況の届出の期限と様式（労働施策総合推進法施行規則第10条・第12条）

区分	雇入れ	離職	様式
雇用保険の被保険者	翌月10日まで	翌日から起算して10日以内	雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）／資格喪失届（様式第4号）
被保険者でない人	翌月末日まで	翌月末日まで	外国人雇用状況届出書（様式第3号）

労働施策総合推進法施行規則第10条第2項・第4項および第12条第1項・第2項、厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」より作成*2*3。提出先はいずれも事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長です*2。

被保険者になる人の期限は、雇用保険の届出の期限と同じです*3。雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から起算して10日以内です*2。

被保険者にならない人は別です。雇入れも離職も、その日の属する月の翌月の末日までとされています*2。

離職の扱いに差が出ます。被保険者なら10日以内、そうでなければ翌月末日までで、時間の余裕がかなり違います*2。

提出先はどちらも同じです。事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長に提出します*2。

入社手続きにはもともと期限の異なる届出が並びます。社会保険と雇用保険で日数が違う理由はなぜ入社手続の期限は5日と翌月10日に分かれるのかで整理しました*3。

週の所定労働時間が短い人ほど、被保険者にならない側に入りやすくなります*3。学生アルバイトや短時間の勤務では、様式第3号を使う場面が出てきます*3。

逆に、被保険者になる人については別途の様式が要りません*2。雇用保険の届出に項目が組み込まれているためです*2。

離職時の届出も忘れやすいところです。退職時に会社が出す書類の全体像は退職時に会社が行う届出と、請求されたら出す書類にまとめています*3。

様式は雇用保険の届出と一体になっている

様式の作りを見ておきます。

施行規則第10条第2項が、被保険者である場合の届出について、雇用保険法施行規則第6条第1項の届出と併せて在留資格・在留期間などを届け出ることにより行うと定めています*2。

離職も同じ構造です。雇用保険法施行規則第7条第1項の届出と併せて届け出ます*2。

つまり、資格取得届と資格喪失届の欄を埋めれば、外国人雇用状況の届出を行ったことになります*3。

被保険者でない場合が第4項です。外国人雇用状況届出書（様式第3号）により行うものとされています*2。

届け出る事項は第10条第1項に11号まで並んでいます*2。生年月日、性別、国籍の属する国または地域、資格外活動の許可の有無、在留カードの番号などです*2。

在留資格によって足される項目があります。特定技能なら法務大臣が指定する特定産業分野、特定活動なら法務大臣が特に指定する活動です*2。

雇入れと離職で必要な号が違います。雇入れは第1号から第8号までと第10号・第11号、離職は第1号から第3号までと第5号から第10号までです*2。

賃金や事業所の名称・所在地が入るのは雇入れの側です*2。離職の届出では第11号が外れます*2。

電子申請もできます。被保険者の場合はe-Gov、被保険者でない場合は外国人雇用状況届出システムから申請できます*3。

過去に届出をしたことがある事業主が電子申請に切り替えるときは、外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書の提出が要ります*3。

様式は改定されます。厚生労働省のページには令和8年6月14日以降に使う様式と、令和9年4月1日から使う様式が別々に置かれています*3。着手前に最新版かどうかを見ておくところです*3。

何をどの書類で確認するか

届出の前に確認があります。条文が「確認し」と書いているためです*1。

施行規則第11条が書類を指定しています。中長期在留者は在留カード、中長期在留者以外の外国人は旅券または在留資格証明書です*2。

資格外活動の許可を受けている場合は追加があります。中長期在留者以外については、旅券、在留資格証明書のほか、資格外活動許可書または就労資格証明書が挙げられています*2。

特定技能の在留資格の人は指定書です。出入国管理及び難民認定法施行規則の別記第31号の4様式による指定書により確認するとされています*2。

特定活動の在留資格の人も指定書です。別記第7号の4様式による指定書で確認します*2。

指針も同じ整理をしています。在留カードの提示を求め、届け出るべき事項を確認する方法と書かれています*4。

写しの添付は不要です。厚生労働省は、届出の際には在留カード等の写しの添付は不要ですと明記しています*3。

読み取りを支援する仕組みもあります。厚生労働省は在留カード等読取アプリケーションの活用を求めており、アプリで読み取った情報と券面の記載を見比べることで、偽変造の有無を確かめられるとしています*3。

在留カードの番号は届出事項です*2。中長期在留者を雇い入れる場合または中長期在留者が離職した場合に必要になります*4。

採用選考の段階での情報の集め方には別のルールがあります。同意の取り方はリファレンスチェックの手順と同意の取り方で扱いました*3。

確認は雇入れのたびに行います*1。在留期間には終期があるため、更新の有無を管理する台帳を持っておくと運用が楽になります*3。

確認してよい範囲には線が引かれている

ここが実務でつまずきやすいところです。

指針は、確認を求める場面を限定しています。事業主は、雇い入れようとする者について、通常の注意力をもって当該者が外国人であると判断できる場合に確認することとされています*4。

その意味も書かれています。通常の注意力をもって判断できる場合とは、特別な調査等を伴うものではなく、氏名や言語などから外国人であることが一般的に明らかである場合をいうとされています*4。

裏返すと、そうでない場合には求めません。指針は、通称として日本名を用いており、かつ日本語の堪能な者など、通常の注意力をもっては外国人であると判断できない場合にまで確認を求めるものではないとしています*4。

全員に一律で在留カードの提示を求める運用は、この指針の書き方とは合いません*4。応募者全員への国籍照会も同じです*4。

項目にも線があります。指針は、一に掲げる事項以外の事項の確認・届出は必要のないものであり、外国人労働者のプライバシーの保護の観点からも十分に留意することとしています*4。

届出事項は施行規則第10条第1項に限定列挙されています*2。そこにない情報を集める根拠にはなりません*4。

採用選考そのもののルールとも重なります。指針は、募集および採用について国籍で差別的取扱いをしないよう、均等な機会の付与に努めることとしています*4。

募集時の労働条件の明示も指針に入っています。従事すべき業務の内容、労働契約の期間、就業の場所、労働時間や休日、賃金、労働・社会保険の適用に関する事項等を書面の交付により明示することとされています*4。

本人が希望すれば電子メール等でも可能です*4。ただし記録を出力して書面を作成できるものに限られます*4。

確認の目的は届出です*1。選考の判断材料を増やすための手続きではない、という順序を押さえておきます*4。

届け出た情報はどう使われるか

届出の先も条文に書かれています。

第28条第2項が、届出があったときに国が講ずる措置を4つ挙げています*1。雇用管理や再就職の促進に努めるものとするという書き方です*1。

1つ目が、職業安定機関が事業主に対して、その外国人の有する在留資格、知識経験等に応じた適正な雇用管理を行うことについて必要な指導および助言を行うことです*1。

2つ目が、事業主の求めに応じて、その外国人に対する再就職の援助を行うことについて必要な指導および助言を行うことです*1。

3つ目が、その外国人の有する能力、在留資格等に応じた雇用情報の提供、求人の開拓および職業紹介です*1。4つ目が公共職業能力開発施設における職業訓練です*1。

事業主から情報を取り戻すこともできます。過去に届出を行った外国人で現在在職中の人の確認を希望する場合、事業所別外国人雇用状況届出一覧（写）交付請求書を提出すると一覧の交付を受けられます*3。

集計結果は毎年公表されます。厚生労働省は年1回、届出状況をとりまとめて公表しています*3。

令和7年10月末時点の外国人労働者数は2,571,037人で、前年から268,450人増えました*5。届出が義務化された平成19年以降で最も多い数字です*5。

在留資格別では、専門的・技術的分野の在留資格が865,588人で全体の33.7%を占めます*5。前年比では20.4%の増加です*5。

国籍別ではベトナムが605,906人で全体の23.6%、次いで中国が431,949人で16.8%です*5。増加率ではミャンマーが42.5%増、インドネシアが34.6%増となっています*5。

産業別では製造業が最も多く、全体の24.7%です*5。自社の周辺で何が起きているかを見るときの基準線になります*5。

採用実務で押さえる3点

最後に、実務に落とすときの3点です。

1点目は、届出をカレンダーに載せることです。被保険者なら翌月10日まで、そうでなければ翌月末日までという2本の期限を、入社手続きのチェックリストに並べて書いておきます*2。

離職側も同じ扱いにします。被保険者は翌日から起算して10日以内という短い期限になるためです*2。

2点目は、確認の範囲を手順書に書くことです。誰に対して、どの書類で、どの項目を確認するのかを決めておきます*2。

指針の線引きをそのまま手順書に入れておくと迷いません。通常の注意力をもって外国人と判断できる場合に確認すること、届出事項以外は確認しないことの2つです*4。

3点目は、人数が増えたときの体制です。指針第六は、外国人労働者を常時十人以上雇用するときは、人事課長等を雇用労務責任者として選任することとしています*4。

選任した人に管理させる対象は、指針の第四に定める事項等です*4。募集・採用の適正化から、労働条件の確保、人事管理や生活支援、解雇等の予防と再就職の援助までが並びます*4。

指針には苦情・相談体制の整備も入っています*4。相談の窓口を決めておくことが、届出と同じくらい実務に効いてきます*4。

届出そのものは1回で終わる手続きです*2。ただし在留期間には終期があり、更新のたびに情報が変わります*2。

採用の入り口で確認と届出の型を作っておけば、人数が増えても同じ手順で回せます*3。型が無いまま人数だけ増えると、期限の管理から崩れます*2。

まとめ：外国人雇用状況の届出の要点

第一に、義務の範囲です。労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律第28条第1項は、新たに外国人を雇い入れた場合またはその雇用する外国人が離職した場合に、氏名・在留資格・在留期間その他厚生労働省令で定める事項を確認し、厚生労働大臣に届け出なければならないとしています。規模や業種による限定はなく、対象からは在留資格「外交」「公用」と特別永住者が除かれ、技能実習生は含まれます。届出をせず、または虚偽の届出をした場合は第40条第1項第2号により三十万円以下の罰金の対象となり、同条第2項の両罰規定が置かれています。第二に、期限と様式です。施行規則第12条は、雇用保険の被保険者について雇入れをその日の属する月の翌月10日まで、離職を翌日から起算して10日以内とし、被保険者でない者については雇入れ・離職ともに翌月の末日までとしています。被保険者は雇用保険被保険者資格取得届および資格喪失届に項目が組み込まれ、被保険者でない場合は外国人雇用状況届出書（様式第3号）を使います。提出先はいずれも事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長です。第三に、確認の範囲です。施行規則第11条は、中長期在留者について在留カード、それ以外について旅券または在留資格証明書を確認書類として指定しています。指針は、通常の注意力をもって外国人であると判断できる場合に確認することとし、届け出るべき事項以外の確認・届出は必要がないとしています。外国人労働者を常時十人以上雇用するときは、指針第六により人事課長等を雇用労務責任者として選任することとされています。

よくある質問

外国人雇用状況の届出は誰が行いますか。

事業主です。労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律第28条第1項が、新たに外国人を雇い入れた場合またはその雇用する外国人が離職した場合に、氏名・在留資格・在留期間その他厚生労働省令で定める事項を確認し、厚生労働大臣に届け出なければならないとしています。規模や業種による限定はありません。国と地方公共団体は第3項により第1項の適用を受けず、任命権者が通知します。

届出の期限はいつまでですか。

雇用保険の被保険者になるかどうかで分かれます。被保険者の場合は、雇入れがその日の属する月の翌月10日まで、離職が離職した日の翌日から起算して10日以内です。被保険者でない場合は、雇入れ・離職ともにその日の属する月の翌月の末日までです。提出先はいずれも事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長です。

どの様式を使いますか。

被保険者になる人については、雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）または資格喪失届（様式第4号）を提出することで、外国人雇用状況の届出を行ったことになります。被保険者にならない人については、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を提出します。電子申請は、被保険者の場合はe-Gov、被保険者でない場合は外国人雇用状況届出システムから行えます。

在留カードは全員に提示を求めるべきですか。

指針は、雇い入れようとする者について、通常の注意力をもって当該者が外国人であると判断できる場合に確認することとしています。ここでいう通常の注意力とは、特別な調査等を伴うものではなく、氏名や言語などから外国人であることが一般的に明らかである場合をいうとされています。また指針は、届け出るべき事項以外の確認・届出は必要のないものであり、プライバシーの保護の観点から十分に留意することとしています。

届出をしなかった場合はどうなりますか。

第40条第1項第2号が、第28条第1項の規定による届出をせず、または虚偽の届出をした者は三十万円以下の罰金に処するとしています。同条第2項は両罰規定で、法人の代表者または法人もしくは人の代理人、使用人その他の従業者が、その法人または人の業務に関して違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人または人に対しても同項の刑を科すとしています。

出典

1. *1　参考：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（昭和四十一年法律第百三十二号）（https://laws.e-gov.go.jp/law/341AC0000000132）。第28条第1項の届出義務（氏名・在留資格・在留期間その他厚生労働省令で定める事項を確認し厚生労働大臣に届け出ること）、第2項の国が講ずる4つの措置、第3項の国および地方公共団体に係る適用除外と任命権者による通知、第40条第1項第2号の三十万円以下の罰金と第2項の両罰規定の一次情報として（2026年8月確認）
2. *2　参考：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（昭和四十一年労働省令第二十三号）（https://laws.e-gov.go.jp/law/341M50002000023）。第10条の届出事項と雇入れ・離職で必要となる号の別、雇用保険法施行規則第6条第1項・第7条第1項の届出と併せて行う方法、様式第3号による方法、第11条の確認書類（中長期在留者は在留カード、それ以外は旅券または在留資格証明書、特定技能と特定活動は指定書）、第12条の届出時期の一次情報として（2026年8月確認）
3. *3　参考：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（確認日2026年8月30日）（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html）。対象から在留資格「外交」「公用」および特別永住者が除かれること、様式第2号・第4号での届出と様式第3号の使い分け、令和8年6月14日以降と令和9年4月1日からの様式が別に置かれていること、e-Govおよび外国人雇用状況届出システムでの電子申請と切替申請書、独立行政法人等も届出が必要であること、在留カード等の写しの添付は不要であること、読取アプリケーションでの券面照合、事業所別一覧（写）交付請求書、届出状況の年1回の公表の一次情報として（2026年8月確認）
4. *4　参考：厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」（平成十九年告示第二百七十六号）（https://www.mhlw.go.jp/content/000601382.pdf）。第三の外国人の定義（特別永住者ならびに在留資格が「外交」「公用」の者を除き技能実習生を含むこと）、第四の一の募集を行う際の労働条件の明示、第五の届出事項・確認の方法・届出の方法および期限、第五の四の留意事項（通常の注意力をもって外国人であると判断できる場合に確認すること、日本名の通称を用い日本語の堪能な者など判断できない場合にまで求めるものではないこと、届け出るべき事項以外の確認・届出は必要がなくプライバシーの保護の観点から留意すること）、第六の常時十人以上雇用するときの雇用労務責任者の選任の一次情報として（2026年8月確認）
5. *5　参考：厚生労働省「「外国人雇用状況」の届出状況【概要版】（令和7年10月末時点）」（https://www.mhlw.go.jp/content/11655000/001646128.pdf）。外国人労働者数2,571,037人（前年2,302,587人・268,450人増）、外国人を雇用する事業所371,215所（前年342,087所）、国籍別のベトナム605,906人（23.6%）・中国431,949人（16.8%）と増加率の大きいミャンマー42.5%増・インドネシア34.6%増、在留資格別の専門的技術的分野865,588人（33.7%・前年比20.4%増）、事業所規模別で30人未満が63.1%、産業別で製造業が24.7%であることの一次情報として（2026年8月確認）