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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

給与計算や会計のSaaSの設定を外注する見積もりが上がってきたとき、承認の前に読みたいのは、事例の会社が外部に委託した作業と、入れた後に社内に残った作業です。読むのは見積もりを承認する前で、公的な事例を作業の単位に分け、自社の作業に置き換えて、外注費と社内の時間を並べます。

本記事では、中小企業基盤整備機構が公開している事例と、IPA・総務省の資料をもとに、事例を読むときに自社に当てはめる4つの点（委託した範囲・移行と定着・効果の測り方・やめるときのデータ）を順に整理します。

事例は委託した作業と社内に残った作業に分けて読む

SaaSの外注の事例は、外部の会社が受け持った作業（選定の相談・設定・移行・研修）と、入れた後に社内で続けた作業を分けて読みます。SaaSはそれ自体が提供元のサービスなので、事例でいう外注は、選んで設定し、使える状態にするまでの作業の委託を指すことがほとんどです。SaaSそのものの仕組みは、SaaSとは何か、買い切りのソフトウェアと何が違うかで整理しています。

悩みごとに、先に読むとよい章を示します。

公的な事例集は成果を中心に書かれ、どこまでを外部が受け持ったかは短くしか触れていないことが多くあります。そこで、事例を次の4つの点に分けて読み、それぞれの点で自社なら何が当てはまるかを書き込むと、見積もりと並べられる形になります。

• 委託した範囲：外部が受け持った作業はどこまでか
• 移行と定着：入れた後に社内で誰が何を続けたか
• 効果の測り方：何を、いつと比べて測ったか
• やめるときのデータ：契約が終わるときにデータをどう取り出すか

効果を分けるのは外注先より「社内に残る作業」

設定や移行を委託しても、業務の手順の見直しと設定の確認は社内に残ります。公的な事例にも、入れた後の社内の作業に手間をかけた会社が出てきます。たとえば、IT化の目的とメリットを従業員に具体的に示した製造業の会社^*4や、情報流出やデータ入力を不安に思う従業員に一人ずつ寄り添ってサポートした専門・技術サービス業の会社^*5があります。

IPA（情報処理推進機構）のクラウドサービスの利用の手引きも、クラウドサービスの特性を理解した管理担当者を社内に確保することをチェックシートの1項目にしています^*9。外注先がどれほど手厚くても、この役は社内の誰かが受け持つことになります。今の計画を、次の3つに当てはめてみてください。

• 入れた後に社内で続ける作業を書き出していない
• 設定を見直す社内の担当が決まっていない
• 今の手順のうち、やめる作業を決めていない

当てはまる項目があれば、見積もりの金額より先に、社内に残る作業の担当を決める段階にいます。後半では、公的な事例の読み方、委託した範囲、移行と定着、効果の測り方、やめるときのデータの扱いを順に取り上げます。

事例と見積もりを並べる4つの基準

事例と自社の見積もりは、次の4つの基準で並べます。どの基準も、事例の会社と自社で条件が違う所を見つけるためのものです。

4つ目は事例から読み取れないため、提供元の公開情報と契約で埋めます。事例に書かれていない点ほど、承認の条件として書面に残しておく値打ちがあります。

給与計算をクラウドに移す見積もりを承認する場面

給与計算をクラウドのサービスに移す見積もりが上がり、決裁する上長が承認の前に事例を読む場面を考えます。設定と移行は外注先が受け持ち、手順の見直しは社内の給与計算の担当が受け持つという条件を付けて承認するまでの判断の流れは、次のとおりです（本記事の整理）。

この流れで承認すると、外注先が作業を終えた後に何を見ればよいかが、承認の時点で決まります。

事例：小さな会社の公的な事例の読み方

中小企業基盤整備機構の事例で、業種ごとに入れた仕組みと変わった作業を確かめられます。デジタル化・AI導入補助金の事務局のサイトは、ITツールの活用事例を業種で絞り込める形で34件載せています^*1。ただし、過去の導入事例のため当年度の要件とは異なる場合があると断り書きがあり、補助金の条件を読み取る資料ではありません。

同じ機構の「ここからアプリ」には、専門家との3回の面談で業務の課題を整理し、IT活用の可能性の提案を受けた飲食業の会社の事例があります^*8。給与計算やシフト作成に時間をとられていた会社が、ツールを選ぶ前の段階で外部の助言を受けた例として読めます。

補助金の事務局の事例から、クラウドの業務の仕組みを入れた5件を4つの基準で読むと、次のようになります。会社名と製品名は省き、業種と従業員数で示します。

5件のうち、導入支援事業者のサポートの中身に触れているのは2件だけです。事例の成果を自社の見積もりの根拠にする前に、委託した範囲の欄が空いていないかを見ておくと、成果を生んだのが外注の作業なのか社内の作業なのかを取り違えずに済みます。

委託した範囲：3つの任せ方の比較

社内で設定を見直せる人がいるかで、選べる任せ方が変わります。補助金の制度を見ると、外部の会社が受け持つ作業の単位がつかめます。2026年の通常枠のページは、補助の対象にソフトウェアの購入費とクラウドの利用料（2年分まで）を挙げ、役務として次の3つを挙げています^*2。

• 導入コンサルティング・活用コンサルティング
• 導入設定・マニュアル設定・導入研修
• 保守サポート

事例の小売業の会社は、この役務にあたる研修サポートも補助金で依頼し、手厚いサポートを受けて導入と運用がスムーズに進んだとしています^*3。見積もりの項目をこの単位で分けておくと、事例と自社の作業を同じ物差しで並べられます。任せ方を3つに分けて比べると、次のとおりです。

提供元が移行を手伝うかどうかも、外注の範囲を左右します。総務省の情報開示指針（ASP・SaaS編）第3版は、既存システムからの移行支援の有無を、提供元の開示が必須の項目にしています^*10。提供元が移行を受け持つなら、外注先の見積もりから移行の作業を外せるかもしれません。任せる範囲の線の引き方は、SaaS 外注で何が変わるか：導入と運用を外注する範囲の決め方で詳しく扱っています。

移行と定着：入れた後に社内で続けた作業

手順の見直しと設定の見直しを受け持つ人を、部署ごとに決めます。事例には、外注先の作業ではなく社内の作業として語られている取り組みが少なくありません。不動産業の会社は、ツールの導入で従来の業務内容やフローが変わるため社内で様々な反応があったとし、会議の場を設けて説明を重ねたと述べています^*7。

同じ会社は、インタビューの時点ではツールを現場で使う前の構築の段階で、具体的な効果が出るのは今後だとしています。移行が終わることと、現場で使われて定着することは別の段階です。入れた後に社内で受け持つ役割を、事例の記述と並べると次のようになります。

IPAの手引きは、クラウドサービスでどの業務を行い、どの情報を扱うかを検討して、業務の切り分けや運用ルールを明確にすることも挙げています^*9。外注先が作る設定は、この切り分けとルールが決まっていて初めて中身が決まります。

社内に残る作業を減らす方向もあります。手順を変えずに入れると、紙と画面の二重の入力が残りがちです。業務の流れそのものを見直して作業を減らす、定型の処理を自動化して人が見る所を絞る、といった組み替えは、外注先に頼むより社内で考える方が進めやすい作業です。

効果の測り方：実績と見込みを分けて読む

外注費と月の利用料を、減る作業の時間と社内に残る作業の時間と並べます。その前に、事例の効果の数字が、何を、いつと比べて測ったものかを読み分けます。

金額の効果は、何を含めたかで大きさが変わります。専門・技術サービス業の60万円は人件費と郵送費等を合わせた額と注記されています^*5。不動産業の数字は、運用できるようになった後の見込みとして語られたものです。事例の数字は自社の数字ではないため、自社で同じ物差しを使って測る準備をしておく方が、承認の後の説明に使えます。

自社の費用と効果は、同じ期間にそろえて次の表に並べます。

減る作業の時間は、入れる前に1か月分を記録しておかないと後から比べられません。社内に残る作業の時間を表に入れておくと、外注費だけで判断したときに見落とす手間が、承認の時点で見えるようになります。

やめるときのデータ：契約の終わりに取り出せるか

契約が終わるときに、過去のデータを含めて取り出せるかを、提供元の公開情報と契約で確かめておきます。本記事で読んだ事例には、サービスをやめるときの扱いは書かれていません。事例から読み取れない点だからこそ、承認の条件として先に決めておく必要があります。

IPAの手引きは、利用中のクラウド型の会計システムを別のサービスに変える場面を例に、次の点を確かめるよう挙げています^*9。

• 過年度のデータを含む全データを返却してもらえるか、社内のパソコンなどにダウンロードできるか
• データのフォーマットは他のサービスと互換性があるか
• 移行先のサービスは返却されたデータを一括して取り込めるか
• 返却後にシステム上に残るデータは完全に消去され、再利用されないことが保証されているか

総務省の情報開示指針（ASP・SaaS編）第3版も、提供元が開示する項目に、契約終了時の利用者データの返却責任の有無と返還の方法・ファイル形式・費用、削除または廃棄の方法、削除または廃棄したことの証明書等の提供を挙げています^*10。サービスの変更や終了の事前告知の時期と方法も、開示の項目です。

外注先が移行の作業でデータを扱う場合は、外注先の手元に残る写しの扱いも同じ表に入れておくと、やめるときの確認が一度で済みます。

まとめ：事例を作業に分け、承認の条件にする

SaaSの外注の事例は、成果の数字より先に、外部が受け持った作業と社内で続けた作業を分けて読むと、自社の見積もりと並べられます。設定と移行は委託できても、手順の見直しと設定の見直しは社内に残り、事例に書かれていないやめるときのデータの扱いは契約で埋めることになります。今日からは、委託する作業と社内に残る作業の表に担当の名前を入れ、承認の条件として見積もりに添えて返すところから始めてください。

よくある質問

出典

1. *1　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 デジタル化・AI導入補助金2026「ITツール活用事例」（https://it-shien.smrj.go.jp/applicant/example/）。出典：事例一覧（すべてのカテゴリ34件・業種ごとの絞り込み・冒頭の注記）を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
2. *2　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 デジタル化・AI導入補助金2026「通常枠」（https://it-shien.smrj.go.jp/applicant/subsidy/normal/）。出典：補助対象（ソフトウェア・役務）を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
3. *3　参考：デジタル化・AI導入補助金事務局「IT導入補助金2021 活用事例（小売業）」（PDF）（https://it-shien.smrj.go.jp/pdf/article/jirei-satsuki.pdf）。出典：導入の経緯・成果を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
4. *4　参考：デジタル化・AI導入補助金事務局「IT導入補助金2021 活用事例（製造業）」（PDF）（https://it-shien.smrj.go.jp/pdf/article/jirei-ks-metal.pdf）。出典：導入の経緯・成果を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
5. *5　参考：デジタル化・AI導入補助金事務局「IT導入補助金2020 活用事例（専門・技術サービス業）」（PDF）（https://it-shien.smrj.go.jp/pdf/article/jirei-keisokukensa.pdf）。出典：導入の経緯・成果を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
6. *6　参考：デジタル化・AI導入補助金事務局「IT導入補助金2020 活用事例（情報通信業）」（PDF）（https://it-shien.smrj.go.jp/pdf/article/jirei-pocketmarche.pdf）。出典：導入後の変化・成果を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
7. *7　参考：デジタル化・AI導入補助金事務局「ITツール活用事例（不動産業）」（https://it-shien.smrj.go.jp/applicant/example/taunkanrisabisu）。出典：導入されたITツールについて・導入後の効果についてを参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
8. *8　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 ここからアプリ「クラウドサービスの導入で、管理業務の効率化を目指す」（https://digiwith.smrj.go.jp/cocoapp/case/cp577f0000003we9.html）。出典：【課題】【導入】を参照（2020年9月1日掲載・確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
9. *9　参考：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版」付録7（中小企業のためのクラウドサービスの利用の手引き）（PDF）（https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/ug65p90000019cbk-att/sme_guideline_v4.0_app_7.pdf）。出典：利用チェックシートの1・7・13番、解説編の1・13番を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）
10. *10　参考：総務省 情報開示指針（ASP・SaaS編）第3版（令和4年10月・別紙4）（PDF）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000843320.pdf）。出典：開示項目40（移行支援）・42（サービスの変更・終了の事前告知）・44（契約の終了等）を参照（確認日2026年11月3日）（2026年11月確認）

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