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文字起こしの外注で確かめるセキュリティの点
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- 文字起こしを外注するなら、録音と原稿がどこに置かれ、誰が触れ、いつ消えるかを契約の前に確かめます。
- 精度と料金だけで選ばず、録音の置き場所と消し方を確かめてから、社外秘の会議を任せるかを決めます。
- 会議を機密の区分で分け、委託先に預けてよい会議だけを委託先の候補に当てます。
※ 本記事は2026年11月時点の公式情報（省庁・公的機関、および製品やサービスを提供する事業者が公開している資料）に基づきます。
文字起こしを外注するときに確かめたいのは、録音と書き起こした原稿の扱いです。決める時期は、委託の契約を結ぶ前です。保存場所・保存期間・再委託・生成AIへの入力の有無を委託先に書面で確かめておけば、預けた録音がどこに残っているか分からない状態を防げます。
本記事では、個人情報保護委員会のガイドラインと注意喚起、総務省のガイドライン、IPAの資料をもとに、委託先を確かめる5つの基準、会議の区分の分け方、契約に書く項目、生成AIを使う委託先のリスクを順に整理します。
目次
録音を社外へ持ち出す判断が決まらないと何が起きるか
録音を委託先に預けてよいかが決まらないまま、議事録づくりに担当者の時間が取られ続けます。会議が終わるたびに録音を聞き返し、発言を書き起こし、読みやすく整える作業が社内に残るためです。外注を検討しても、預けた後に録音がどうなるかを説明できなければ、承認は進みません。
悩みごとに、先に読むとよい章を次の表にまとめました。
| 悩み | 読む章 |
|---|---|
| 役員会の録音を社外へ持ち出してよいか分からない | 会議の区分で外注と社内を分ける判断の材料 |
| 委託先の契約のどこを見ればよいか分からない | 契約と情報の扱いで確かめること |
| 外注の費用に見合うか説明できない | 外注の費用と社内の手間の比べ方 |
文字起こしの外注で確かめることは、録音と原稿がどこに置かれ、誰が触れ、いつ消えるかの3つにまとまります。録音が委託先に渡ってから消えるまでを段階に分けると、それぞれの段階で聞くことが見えてきます。
会議の録音は、文書よりも多くの情報を含みます。話した人の声と名前、取引先や社員について口にした話題、資料に書かなかった本音まで、そのまま残ります。個人情報保護委員会のガイドラインも、本人の氏名が含まれる等の理由で特定の個人を識別できる「音声録音情報」を、個人情報の例に挙げています*1。
不安の元は外注より会議の区分がないこと
どの会議が社外秘かが決まっていないため、すべてを止めるか、すべてを預けるかの二択になりがちです。役員会と部署の定例を同じ扱いにすると、定例まで社内で書き起こすことになり、手間が減りません。逆に区分がないまま預けると、社外秘の話題を含む録音も同じ委託先へ流れていきます。
委託先の良し悪しを比べる前に、自社の側で決まっていることがあるかを確かめてみてください。次の3つのうち、答えられないものが残る場合は、委託先を選ぶ前に整える項目です。
- 会議ごとに機密の区分があるか
- 録音の保存場所と保存期間の決まりがあるか
- 委託先の再委託を確かめたことがあるか
外注そのものの進め方や、人の記録者と自動の文字起こしの違いは、文字起こしの外注で何が違うかで整理しています。この記事では、録音を預けるときの情報の扱いに絞って話を進めます。
後半で、費用の比べ方、会議の区分ごとの判断、契約で決める項目、公的な機関の運用、生成AIを使う委託先のリスクを確かめられます。
委託先を確かめる5つの基準
委託先を比べるときは、精度と料金の前に次の5つを聞きます。どれも、録音を預けた後の扱いを委託先が書面で示せるかを見る基準です。
| 基準 | 目安 | 録音ならではの見どころ |
|---|---|---|
| 保存場所と期間 | 録音と原稿がどの国のどこに何日置かれるか | 納品後に録音を消す日と、消したことの報告の方法 |
| 再委託の有無 | 作業を別の会社や個人に回すか、回す先を示せるか | 書き起こしを個人の作業者に分けて回す形かどうか |
| 生成AIへの入力と学習 | 会議の内容を生成AIに入れるか、学習に使わないと書面で示せるか | 音声と書き起こした文字の両方が対象になっているか |
| 作業者の守秘 | 作業者の誓約と作業する環境の決まり | 録音を聞く場所（事業所か自宅か）と、聞く機器の決まり |
| 事故の連絡 | 漏えいの疑いがあるときの連絡の期限と窓口 | 録音の誤送付や紛失も連絡の対象に入っているか |
5つのうち、文書の外注と違いが出やすいのは作業者の守秘です。書き起こしは人が音声を聞いて進めるため、作業する場所の周りに声が漏れないか、録音を個人の端末に保存していないかまで決めておく必要があります。
役員会の録音を頼む前の確認の場面
役員会の録音の書き起こしを頼みたいと相談を受けた担当者が、2社の回答を5つの基準で並べる場面を考えます。判断の流れは次のとおりです（本記事の整理）。
| 判断すること | 見る点 | 決め方の例 |
|---|---|---|
| 会議の区分 | 役員会が社外秘に当たるか | 社外秘なら、5つの基準をすべて書面で確かめる |
| 質問の送り方 | 口頭の説明で済ませていないか | 5つの基準を質問の形にして、2社に同じ書式で回答を求める |
| 回答の比べ方 | 答えが書面で残っているか | 2社の回答を基準ごとに並べ、空欄や「規約による」とだけある行に印を付ける |
| 候補の絞り込み | 学習に使わない旨が書面にあるか | 書面にない1社を候補から外す |
| 契約に移す | 回答した内容が契約に入るか | 保存期間・消去の報告・連絡の期限を契約に書く |
2社とも条件を満たさないときは、役員会だけ社内で仕上げ、定例の会議から委託を始める選び方もあります。区分ごとに頼み方を変えれば、すべてを止めずに済みます。
外注の費用と社内の手間の比べ方
外注の料金に、社内で直す時間と確認の手間を足して、社内でAIを使う場合と比べます。どの方法でも、名前や数字の聞き違いを直す作業と、配ってよい内容かを判断する作業は社内に残るためです。
比べるときは、料金の見積もりに出てこない手間を同じ表に入れます。録音の受け渡しや、納品後に消したことの報告を受け取る作業も、情報の扱いのために生まれる手間です。
| 項目 | 人が聞き起こす外注 | AIの文字起こしサービス | 社内でAIを使い人が直す |
|---|---|---|---|
| 支払う費用 | 録音の時間に応じた料金 | 利用料 | 道具の利用料 |
| 社内で直す時間 | 名前や専門用語の確認が中心 | 聞き違いの修正が多くなりやすい | 書き起こしの修正と整文のすべて |
| 情報の扱いの手間 | 契約、受け渡し、消去の報告の受け取り | 利用規約と設定の確かめ | 社内の保存場所と保存期間の管理 |
| 録音が渡る先 | 委託先と、再委託があればその先 | サービスの提供元 | 社内だけ |
同じ期間でそろえると比べやすくなります。たとえば1か月の会議の時間を合計し、方法ごとに料金と社内の時間を書き込みます。社内の時間は、担当者が1件の議事録にかけた時間を数えて掛け合わせると見積もれます。
社内で仕上げる方法の選び方は、会議の文字起こしの手段と選び方で手段ごとに比べています。
会議の区分で外注と社内を分ける判断の材料
社外秘・社内限り・公開の区分ごとに、委託先に預けるかを一覧で決めます。区分が決まれば、1件ずつ迷う時間がなくなり、委託先に求める条件も区分ごとにそろいます。
| 区分 | 会議の例 | 頼み方の例 | 委託先に求める条件 |
|---|---|---|---|
| 社外秘 | 役員会、人事の評価、未公開の取引 | 社内で仕上げる。預けるなら5つの基準をすべて書面で確かめる | 再委託なし、学習に使わない、消去の報告 |
| 社内限り | 部署の定例、プロジェクトの進捗 | 委託先に預ける | 保存期間と消去、作業者の守秘 |
| 公開 | 説明会、公開の講演 | AIの文字起こしサービスも選べる | 利用規約で保存先と学習への利用を確かめる |
区分を決めるときの手がかりは、録音に誰の何が含まれるかです。参加者の名前や評価、取引先の名前が出てくる会議は、個人情報を含む録音として扱うことになります。逆に、公開の説明会のように後で公表する内容なら、扱いの条件を軽くできます。
区分の決め方の目安を並べると次のとおりです。
- 個人の評価や健康、家族の話が出る会議は社外秘に寄せる
- 取引先の名前と未公開の条件が出る会議は社外秘に寄せる
- 社内の進め方だけを話す会議は社内限りにする
- 後で資料を公開する会議は公開にする
契約と情報の扱いで確かめること
秘密の保持、保存期間と消去の証明、再委託、学習に使わないことを契約に書きます。個人データを含む録音の書き起こしを頼むなら、委託先を監督する義務が委託する側に生じます。
個人情報保護委員会のガイドラインは、委託先の監督として、適切な委託先の選定、委託契約の締結、委託先での取扱状況の把握の3つを挙げています*1。あわせて、委託する業務内容に対して必要のない個人データを提供しないことは当然としています*1。録音でいえば、話題に要らない雑談や別件の部分を切ってから預ける考え方につながります。
再委託は、文字起こしで特に気をつけたい点です。ガイドラインは、委託先が再委託を行う場合に、相手方、業務内容、取扱方法等について委託先から事前報告を受け又は承認を行うことなどが望ましいとしています。さらに、監督が不十分なまま再委託先が不適切な扱いをすれば「元の委託元による法違反と判断され得る」と注意しています*1。
| 項目 | 録音の書き起こしで書く中身 |
|---|---|
| 秘密の保持 | 録音と原稿の内容を目的以外に使わない。契約が終わった後も続く |
| 保存期間と消去 | 納品後に録音と原稿を消す期限、消したことの報告の方法 |
| 再委託 | 再委託するかどうか、する場合の事前の報告か承認 |
| 学習への利用 | 録音と書き起こした文字を、生成AIや音声認識の学習に使わない |
| 作業者と作業場所 | 録音を聞く人の範囲と、聞く場所の決まり |
| 事故の連絡 | 誤送付・紛失・漏えいの疑いを知ってから連絡するまでの期限と窓口 |
事故の連絡の期限を決めるときは、委託する側が国へ報告する期限が目安になります。ガイドラインは、報告対象の事態を知ったときの速報の「速やか」の目安を、知った時点から概ね3～5日以内としています*1。
委託先がこうした事態を知った場合も、委託元への通知の目安は、委託先が知った時点から概ね3～5日以内とされています*1。契約では、委託先からの連絡がこの目安より早く届くように期限を決めておくと、社内の対応に使える日数を残せます。
公的な機関の会議録の作り方
自治体では、AIが作った議事録の案を職員が確かめて仕上げ、録音は規程に沿って管理する運用が公開されています。委託するときに契約へ書く項目も、国のガイドラインに並んでいます。
長野県の原村役場は、文字起こしの結果をもとに生成AIで議事録案を作り、担当職員が会議内容、決定事項、表現の妥当性を確かめて直す運用を2026年5月に公開しました*5。公開してよい情報かどうかの判断は、職員が責任を持って行うとしています。
| 役割 | 担う人や仕組み | 情報の扱い |
|---|---|---|
| 議事録案の整理 | 生成AI | 個人情報や機密情報の取扱いに留意し、庁内の利用ルールに基づいて運用する |
| 内容の確認と最終の判断 | 職員 | 公開してよい情報かどうかも職員が判断する |
| 録音・動画の保管 | 庁内 | 必要な範囲で、庁内規程等に基づき管理する |
委託するときの決まりは、総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」（令和7年3月版）が参考になります*3。重要な情報を扱う業務を委託するときに契約へ明記する要件として、次のような項目を挙げています。
| 契約項目 | 録音の書き起こしでの読み方 |
|---|---|
| 委託事業者の責任者、委託内容、作業者の所属、作業場所の特定 | 録音を聞く人と、聞く場所を決める |
| アクセスを許可する情報の種類と範囲、アクセス方法の明確化など、情報のライフサイクル全般での管理方法 | 受け渡しから消去までの置き場所を決める |
| 提供された情報の目的外利用及び委託事業者以外の者への提供の禁止 | 学習への利用や、他の作業者への横流しを禁じる |
| 再委託に関する制限事項の遵守 | 個人の作業者に回すときの条件を決める |
| 委託業務終了時の情報資産の返還、廃棄等 | 納品後の消去と報告を求める |
| 委託業務の定期報告及び緊急時報告義務 | 誤送付や紛失の連絡の期限を決める |
同じガイドラインは、委託の終了に際して、委託先で取り扱われた情報が返却、廃棄又は抹消されたことを確かめるよう求めています*3。自治体向けの文書ですが、録音を預けて終わりにせず、消えたことまで見届ける考え方は企業の委託にも当てはめられます。
生成AIを使う委託先のリスク
国の注意喚起と脅威の順位で、入力する情報と学習への利用の観点を押さえます。委託先が書き起こしや要約に生成AIを使っていても、発注する側からは見えにくいため、聞かなければ分かりません。
個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、事業者が本人の同意なく個人データを含むプロンプトを生成AIサービスに入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があるとしています。そのため、提供する事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています*2。
この注意喚起は生成AIサービスへの入力についてのものです。音声を預けて文字にするサービスでも、預けた音声や書き起こした文字が提供元の学習に使われるかは、同じ観点で利用規約と契約を読めます（本記事の整理）。
IPA（情報処理推進機構）の「情報セキュリティ10大脅威 2026」では、組織向けの2位が「サプライチェーンや委託先を狙った攻撃」、3位が初めて選ばれた「AIの利用をめぐるサイバーリスク」でした*4。委託先とAIの両方を確かめる理由を、社内で説明するときの材料になります。
| リスク | 起きること | 委託先に聞くこと |
|---|---|---|
| 学習への利用 | 会議の内容がサービスの側に残り、学習に使われる | 使う生成AIの名前と、学習に使わない設定や契約の条件 |
| 保存先の広がり | 録音や文字が委託先の外のサーバーに置かれる | どの国のどのサービスに、何日置かれるか |
| 要約の誤り | 決まっていないことが決定事項として書かれる | 要約を人が録音と照らして確かめる手順があるか |
| 知らないうちの利用 | 契約にないまま作業者が生成AIを使う | 作業者が使ってよい道具の一覧と、使わない約束 |
社外秘の会議を預けるなら、生成AIを使うかどうかを回答の書面に残してもらいます。使うと答えた委託先には、使うサービスの名前と学習に使わない条件まで聞くと、比べるときの差が見えます。
まとめ：録音の置き場所と消し方から決める
文字起こしの外注は精度と料金で選びがちですが、録音には声と名前と発言の中身がそのまま残ります。保存場所と期間、再委託、学習への利用、作業者の守秘、事故の連絡の5つを契約の前に書面で確かめれば、社外秘の会議を任せるかどうかを判断できます。今日からは、会議の一覧に機密の区分を付け、委託先に預けてよい会議だけを委託先の候補に当てるところから始めてください。
よくある質問
AIの文字起こしサービスも外注にあたりますか
録音を社外のサービスに渡す点で同じ確認が要ります。録音が保存される場所と期間、預けた音声や文字が提供元の学習に使われるかを、利用規約と契約で確かめます。個人情報保護委員会も、個人データを含む入力について、提供する事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています。
どの会議なら外注してよいですか
社内の機密の区分で決め、区分が無ければ先に作ります。役員会や人事の評価のように個人や未公開の取引の話が出る会議は社外秘に寄せ、部署の定例のように社内の進め方だけを話す会議から委託を始めると判断しやすくなります。
録音はいつ消せばよいですか
議事録が確定した後の保存期間を決め、委託先にも同じ期間を求めます。委託先には、納品後に録音と原稿を消す期限と、消したことの報告を契約で求めます。発言そのものを後で確かめるために社内で録音を残す場合は、社内で残す期間と委託先で消す時期を分けて決めます。
外注は社内で直すより安いですか
料金だけでなく確認の手間を足して比べないと判断できません。外注しても、名前や数字の確認と配ってよい内容かの判断は社内に残ります。1か月の会議の時間で、料金と社内の時間を方法ごとに並べると比べやすくなります。
公的な機関はAIをどう使っていますか
音声認識で草稿を作り、人が確かめて仕上げる例が公開されています。長野県の原村役場は、文字起こしの結果から生成AIで議事録案を作り、担当職員が内容や表現を確かめて直す運用を公開しています。録音・動画のデータは、庁内規程等に基づいて管理するとしています。
会議の記録と情報の扱いの相談
月の会議の数と社外秘の会議の割合、録音の保存と持ち出しについての今の決まりをお手元にご用意いただければ、ご相談いただけます。
Remoguとリラシクなら、リモートワークで働く社員の候補者も、業務委託で開発に加わる専門人材も探せます。
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出典
- *1 参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/）。出典：2-1（個人情報に該当する事例4）、3-4-4（委託先の監督）、3-5-3-3（速報）、3-5-3-5（委託元への通知による例外）を参照（確認日2026年11月6日）（2026年11月確認）
- *2 参考：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）（https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/）。出典：別添1（PDF）の（1）個人情報取扱事業者における注意点の②を参照（確認日2026年11月6日）（2026年11月確認）
- *3 参考：総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和7年3月版）」（PDF）（https://www.soumu.go.jp/main_content/001000932.pdf）。出典：第2編 対策基準の「業務委託」（ⅱ-50〜ⅱ-52）の契約項目と業務委託終了時の対策を参照（確認日2026年11月6日）（2026年11月確認）
- *4 参考：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「情報セキュリティ10大脅威 2026」（https://www.ipa.go.jp/security/10threats/10threats2026.html）。出典：組織向け脅威の順位表を参照（2026年1月29日公開・確認日2026年11月6日）（2026年11月確認）
- *5 参考：原村役場 DX推進室「議事録案作成の職員稼働をほぼゼロへ 話者分離から論点整理へ見直します」（https://www.vill.hara.lg.jp/docs/gijiroku-ai.html）。出典：「AIと職員の役割分担」「記録としての確認方法」を参照（2026年5月20日更新・確認日2026年11月6日）（2026年11月確認）
