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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

会議が終わると録音を聞き直し、発言を書き起こして清書する。進行役がこの作業に会議と同じくらいの時間を使っていると、決まったことの共有が遅れ、次の会議までに記録が出そろわないこともあります。本記事では、文字起こしを任せる手段の種類と、手段を選ぶ前に社内で確かめる点を示します。

答えを先に示すと、文字起こしの手段は、録音の置き場所・話者の分け方・要点の整理・費用の形の4つで選びます。社外の参加者がいる会議では、録音をどこに置き、いつ消すかを先に決めます。文字にする精度だけで選ぶと、話者の確認や要点の整理が人の手に残り、手間は思ったほど減りません。

記録づくりに、会議と同じだけ時間を使っていないか

会議の記録づくりで時間を取られるのは、録音を聞き直す作業と、それを読める文章に整える作業です。記録が遅れると決まったことの共有も遅れ、後回しになるほど「言った・言わない」の行き違いが起きやすくなります。

悩みごとに、先に読むとよい章を次の表にまとめました。

この負担は自治体の公開資料にも表れています。長野県の原村役場は、発言者ごとに記録する従来の形式では、会議後の整文・編集に「半日程度かかる場合がある」としています。^*1 そこで原村役場は議事録の形式そのものを見直し、生成AI（文章を作るAI）が案を作り、職員が確認と判断を受け持つ流れに切り替えました。

見直しの前と後の流れを、原村役場の公開資料をもとに次の図にまとめました。

• 見直し前：職員が発言者を追い、発言順の記録を整文・編集して仕上げる
• 見直し後：生成AIが論点ごとに整理した案を作り、職員は内容の確認と判断に集中する
• 変わらない点：会議内容の確認、最終的な判断、記録としての責任は職員が受け持つ

自社でも、1か月の会議の数と、1回の記録づくりにかかる時間を数えてみてください。会議そのものと同じくらいの時間を記録に使っているなら、手段を見直す余地があります。

手間が減らない原因は、文字にした後の工程

文字起こしの道具を入れても手間が減らないのは、文字にした後の工程が人の手に残るからです。原村役場は、発言順に記録する形式では、文字起こしツールを使っても職員に次の作業が残ると整理しています。^*1

• 発言者を確かめて入力する
• 同時発言や聞き取りにくい部分を直す
• 「えー」「あの」など、記録に要らない発言を整理する
• 長い発言を読みやすい文章に整える
• 会議全体から結論や課題を探し出す

原村役場は「音声を文字にするだけでは、議事録を完成させる作業はなくなりません」と述べています。^*1 手段を比べる前に、自社の記録づくりのどの工程に時間がかかっているかを押さえておくと、任せる範囲を決めやすくなります。次の3つに答えられるか確かめてみてください。

• 録音から記録の完成までの工程を書き出し、時間がかかる所が分かるか
• 会議の録音を社外の仕組みに渡してよいか、社内の決まりがあるか
• 記録の最終の確認を誰がするか決まっているか

答えられない項目が残る場合は、手段を選ぶ前にその項目を決めます。特に最終の確認をする人が決まっていないと、どの手段を選んでも、仕上がった記録を誰が直すかで止まります。

手段を比べる4つの基準

手段を比べるときは、文字にする精度より先に、次の4つの基準で見ます。対象の会議ごとに表の目安へ答えを書き込むと、会議によって向く手段が変わることが分かります。

話者の分け方は、会議の目的で決まります。原村役場も、法令・条例・規程等で発言の記録が必要な会議や、従来の形式が適切な会議は、記録の方法を個別に判断するとしています。^*1 社内の定例のように、決まったことと宿題が分かればよい会議なら、話者を分けない形式も選べます。

社内の定例と取引先との打ち合わせで手段を分ける場面

4つの基準で比べると、同じ進行役が受け持つ会議でも、向く手段は会議によって分かれます。一人の進行役が判断する流れの一例を次の表に示します。

• 対象の会議を書き出し、4つの基準の表に会議ごとの答えを書く
• 録音の置き場所が決まらない会議は、手段より先に録音の扱いを決める
• 会議ごとに手段を分け、費用の上限とあわせて上長に示す

ここまでで、手段は文字にする精度より、録音の扱いと文字にした後の工程で選ぶことを見てきました。後半では、手段の種類、費用対効果、上長に示す判断の材料、録音の扱いの確認点、自治体の公開事例に見る進め方を確かめられます。

文字起こしの手段の種類

文字起こしの手段は、人が聞いて起こす、会議の道具の機能、専用の仕組み、委託の4つに分かれ、録音の扱いと文字にした後の工程で違いが出ます。違いを次の表にまとめました。

専用の仕組みには、自治体で共同利用されているものもあります。埼玉県は、AIが音声データの文字起こしを行い議事録を作成するサービスを県内の自治体で共同利用しています。参加団体は、令和3年6月の開始時の18団体から令和8年3月には34団体に増えました。^*2

会議の道具や専用の仕組みを使う場合も、話者の分け方と要点の整理をどこまで任せるかで、手元に残る作業は変わります。自社の業務の仕組みに文字起こしを組み込みたい場合は、既存のサービスを使う以外に仕組みを作る道もあり、進め方はAI議事録・文字起こしシステムの委託開発費用と進め方で取り上げています。

• 社外の参加者がいない会議から試す
• 話者の分け方が要る会議と要らない会議を分けておく
• 要点の整理を任せる手段でも、最終の確認をする人を決めておく

費用対効果の見立て方

費用対効果は、記録づくりに使っている時間と、利用料・確認の手間を同じ月で比べて見立てます。時間は自社の会議で測ります。比べる項目は次のとおりです。

自治体の公開資料には、時間を数えて効果を示す例があります。奈良市は、生成AIサービスの活用で、令和7年度下半期に約17,200時間の業務時間を削減したと報告しています。^*3 この時間は導入したサービスで計算されたもので、議事録の作成はその活用の場面の一つとして紹介されています。

自社で見立てるときは、他の組織の数字を当てはめず、自社の会議で測った時間を使います。試しの期間には、手段が出した結果を直す時間もあわせて測ります。確認と修正に時間がかかるなら、話者の分け方や要点の整理を任せる範囲を見直します。

• 1か月、会議ごとの記録づくりの時間を記録する
• 同じ会議を試しの手段で起こし、確認と修正の時間を測る
• 利用料と確認の時間を足し、今の時間と同じ月で比べる

上長に示す判断の材料

上長には、対象の会議・使う手段・録音の扱い・費用の上限を、会議の種類ごとに一覧にして示します。一覧の形の例は次のとおりです。

一覧には、試しの期間に測った時間も添えます。上長が判断に使うのは、費用の上限に見合う時間が減るかと、録音の扱いが社内の決まりに合っているかの2点だからです。

取引先が出る会議では、録音することを前もって知らせる手順も一覧に書いておきます。録音を社外の仕組みに置く手段を使うかどうかは、会議の種類ごとに決めて一覧に書きます。

• 対象の会議と回数
• 会議ごとの手段と、選んだ理由（4つの基準）
• 録音の保存先と残る期間
• 1か月の費用の上限と、試しの期間に測った時間

録音と記録の扱いで確かめる点

録音の保存先と残る期間、学習に使われるか、社外の参加者への知らせ方、委託するときの守秘を確かめます。録音には参加者の名前や発言がそのまま入るため、手段を選ぶ前に次の点を確かめます。

学習への利用は、個人情報保護委員会の注意喚起でも触れられています。委員会は、個人情報取扱事業者が個人データを含むプロンプト（AIへの指示文）を生成AIサービスに入力する場合、提供する事業者がその個人データを「機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること」としています。^*4

委員会は一般の利用者に向けても、提供する事業者の利用規約やプライバシーポリシー等を確かめ、入力する情報の内容を踏まえて利用を判断するよう挙げています。^*4 手段を選ぶ前に、規約の中で録音の保存先・残る期間・学習への利用がどう書かれているかを読んでおきます。

原村役場も、生成AIの利用では個人情報や機密情報の取扱いに留意し、庁内の利用ルールに基づいて運用するとしています。録音や動画のデータは、必要な範囲で庁内規程等に基づき管理するとしています。^*1

• 利用規約とプライバシーポリシーで、保存先・残る期間・学習への利用を確かめる
• 社外の参加者がいる会議は、録音することを前もって知らせる
• 委託する場合は、秘密保持と返却・消去を契約に書く

自治体の公開事例に見る進め方

範囲を決めて試し、工程を見直したり複数の団体で共同利用したりする進め方を、自社の規模に置き換えて参考にします。3つの自治体の公開資料から、進め方を次の表にまとめました。

原村役場が見直したのは、道具ではなく議事録の作り方の前提です。論点整理形式は、会議の内容を論点、背景・現状、議論内容、結果・決定事項、課題・懸念事項、今後の対応の項目で整理する形式で、生成AIが得意な「整理・再構成・文章化」を活かしやすいとしています。^*1

原村役場は、標準的な庁内会議では議事録案の作成作業をほぼゼロに近づけることを目指すとしています。ただし、ほぼゼロに近づけるのは議事録案を作る整文・編集の作業で、会議内容の確認や公開してよい情報かどうかの判断は職員が責任を持って行うとしています。^*1 特別な専用システムに限らず検討しやすいとして、挙げている環境は次のとおりです。

• 会議音声を録音する環境
• 文字起こしツール
• 生成AI
• 論点整理形式に変換するための庁内ルール
• 職員による確認体制

埼玉県の共同利用は、県が参加を希望する団体を取りまとめ、事業者と協定を結ぶ形です。県は、共同利用によって単独での導入より安価に利用でき、導入・運用の費用の削減が期待できるとしています。^*2 企業でも、部署ごとに手段がばらばらになっていないかを確かめると、まとめて見直す余地が分かります。

3つの例に共通するのは、道具を入れる前に、どの会議で何を任せるかを決めている点です。記録の形式を見直す、まとめて使う、使い方を共有するといった進め方は、手段を入れた後も部署で改善を続けていく仕組みづくりにつながります。

まとめ：会議ごとに録音の扱いと手段を決める

文字起こしの手段は、人が起こす、会議の道具の機能、専用の仕組み、委託の4つに分かれます。手間が減るかどうかは文字にする精度より、話者の分け方と要点の整理を誰が受け持つかで決まり、社外の参加者がいる会議では録音の扱いを先に決めます。今日からは、定例の会議を1つ選び、4つの基準の表に録音の置き場所と要点の整理の担当を書き込んでください。

よくある質問

出典

1. *1　参考：原村役場 DX推進室「議事録案作成の職員稼働をほぼゼロへ 話者分離から論点整理へ見直します」（2026年5月20日）（https://www.vill.hara.lg.jp/docs/gijiroku-ai.html）。出典：この記事の要点、見直しの背景、変更内容（議事録作成方法の比較）、論点整理形式とは、AIと職員の役割分担、個人情報・機密情報の取扱い、記録としての確認方法、他自治体でも検討しやすい取組です を参照（確認日2026年10月30日）（2026年11月確認）
2. *2　参考：埼玉県「県内地方公共団体等における生成AI共同利用 ～生成AI導入・運用コスト削減を図ります～」（2026年3月30日）（https://www.pref.saitama.lg.jp/a0104/news/page/news2026033001.html）。出典：本文、1 概要、《参考》埼玉県における共同利用サービス参加状況（1）音声テキスト化 を参照（確認日2026年10月30日）（2026年11月確認）
3. *3　参考：奈良市「令和7年度 奈良市AI活用の取組について-AI専門部署の開設から1年-」（2026年4月13日）（https://www.city.nara.lg.jp/site/press-release/263746.html）。出典：トピックス、3. 生成AIサービスによる業務の効率化（具体的な活用シーン 議事録作成）を参照（確認日2026年10月30日）（2026年11月確認）
4. *4　参考：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日）（https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/）。出典：別添1（1）個人情報取扱事業者における注意点 ②、（3）一般の利用者における留意点 ③を参照（確認日2026年10月30日）（2026年11月確認）

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