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文字起こし 外注で何が違う：人に頼む録音と自動で済ませる録音
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- 文字起こしを外注すると正確さと社内の手間は変わりますが、録音を委託先に渡す責任は委託元に残ります。
- 録音の用途と秘密の度合いで、人に頼む録音と、自動で済ませる録音を分けて判断します。
- 録音を用途と秘密の度合いで仕分け、外注する録音の委託の条件を書き出します。
※ 本記事は2026年11月時点の公式情報（省庁・公的機関、および製品やサービスを提供する事業者が公開している資料）に基づきます。
会議の録音の文字起こしが追いつかないとき、人の記録者に外注するか、自動の道具と社内の手直しで済ませるかで迷います。答えを先に示すと、録音の用途（逐語の記録か要点か）と秘密の度合いで頼み方を分けます。外注で変わるのは仕上がりの正確さと社内の手間で、録音を委託先に渡す責任は委託元に残るためです。
次の録音を誰かに渡す前までに、録音を用途と秘密の度合いで仕分け、外注するなら委託先を選ぶ基準と契約の項目を先に決めます。本記事では、3つの頼み方の比べ方、費用の見方、委託先の選定・契約・取扱状況の把握の確認点を順に整理します。
目次
文字起こしが溜まると、決まったことの共有が遅れる
会議や打ち合わせの録音が溜まり、文字起こしが追いつかない。人に頼むか、自動の道具で済ませるかを決める前に押さえたいのは、外注で変わるのは仕上がりの正確さと社内の手間であり、録音を委託先に渡す責任は委託元に残る、という点です。
悩みごとに、先に読むとよい章を次の表にまとめました。
| 悩み | 読む章 |
|---|---|
| 自動の文字起こしでは誤りが多くて使えない | 人の記録者・自動・組み合わせの比べ方 |
| 録音を委託先に渡してよいか分からない | 確認点：委託先の選定・契約・取扱状況の把握 |
| 外注費が録音の量で膨らむ | 費用対効果：録音の時間と手直しの時間で見る |
文字起こしが後回しになると、議事録の共有が遅れ、会議で決まったことの確かめや次の作業が止まります。出席していない人は、記録が届くまで何が決まったかを知る手段がありません。頼み方は大きく3つあり、正確さ・社内の手間・録音の渡し先がそれぞれ違います。
- 人の記録者に頼む：逐語の記録に向き、社内の作業は納品の確かめが中心になる
- 自動の文字起こしを社内で手直しする：録音を人に渡さずに済むが、誤りの修正と話す人の確認が社内に残る
- 自動の草稿を人が直す：自動で作った草稿を記録者が直して仕上げる。公的な会議録でも使われた進め方
3つ目の進め方の例として、2011年の京都大学の発表があります。衆議院の新しい会議録作成システムでは、発言者のマイクの音声を自動音声認識で書き起こして草稿を作り、速記者が専用エディタで修正・編集して会議録原稿を作る形が本格運用になりました。*2
意外な原因：文字起こしの速さより、録音の用途が決まっていないこと
文字起こしが追いつかない原因は、道具や人の速さより、録音ごとに何に使う記録かが決まっていないことにあります。逐語の記録が要る会議と、要点が分かれば足りる会議を同じ頼み方で処理すると、要点で足りる録音にも逐語の費用がかかり、逐語が要る録音は確かめの手間が増えます。
原村役場は2026年5月、庁内の議事録を発言者ごとに記録する「話者分離形式」から、原則として「論点整理形式」へ移す見直しを公表しました。従来の形式では、会議後の整文・編集に半日程度かかる場合があったとしています。*3 一方で、法令や規程により発言の記録が必要な会議は、記録の方法を個別に判断するとしています。
用途を決めると、頼み方も決まります。次の3つに答えられるかを確かめてみてください。
- 録音ごとに、逐語の記録か要点かを決めているか
- 録音に個人情報や社外秘が含まれるかを確かめているか
- 録音を委託先に渡すときの社内の決まりがあるか
文字起こしの手段の種類から先に確かめたい場合は、会議の文字起こしの手段と選び方で道具と手段の全体を整理しています。
後半では、3つの頼み方の比較、費用対効果、委託先の選定と契約の確認点、委託の手順、承認の判断の材料を確かめられます。
頼み方を選ぶ4つの基準
録音ごとに次の4つの基準を当てはめると、人に頼む録音と自動で済ませる録音が分かれます。1つの録音でも、基準ごとの答えが分かれたら、正確さと秘密の度合いを優先して決めます。
| 基準 | 目安 |
|---|---|
| 求める正確さ | 逐語の記録か、要点か、話す人の区別まで要るか |
| 録音の秘密の度合い | 個人情報や社外秘を含み、委託先に渡してよい録音か |
| 記録者の技能 | 人に頼むとき、速記技能検定などで技能を確かめられるか |
| 納期と量 | 月の録音の時間と、いつまでに記録が要るか |
記録者の技能は、外注を選ぶときに見落とされやすい基準です。日本速記協会の速記技能検定は、入門者向けの6級から、プロとして活躍できる1級まで6つの級に分かれています。*4 委託先に、記録を担う人の級や会議録の経験を聞くと、比べる材料になります。
役員会と部署の定例の録音を同じ日に受け取った場面
会議の進行役が、役員会の録音と部署の定例の録音を同じ日に受け取り、4つの基準で頼み方を分けるときの判断の流れの一例です。
| 基準 | 役員会の録音 | 部署の定例の録音 |
|---|---|---|
| 求める正確さ | 決議の経緯を残すため、逐語の記録が要る | 決まったことと次の作業が分かれば足りる |
| 録音の秘密の度合い | 社外秘の経営情報を含む | 社内の進み具合が中心 |
| 記録者の技能 | 技能を確かめられる人の記録者に頼む | 人の記録者は要らない |
| 納期と量 | 1本で、数日の納期で足りる | 毎週あり、翌日には共有したい |
| 決めた頼み方 | 契約を結んだ人の記録者に頼む | 自動の文字起こしと社内の手直しで済ませる |
- 役員会の録音は、委託先との契約で秘密保持と録音の削除を決めてから渡す
- 部署の定例は、自動の文字起こしの結果から決まったことと次の作業だけを手直しして共有する
- どちらも、録音を誰がいつ受け取り、どこに置いたかを記録しておく
人の記録者・自動・組み合わせの比べ方
正確さが要る録音は人、要点で足りる録音は自動、その間は自動の草稿を人が直す形を選びます。どの頼み方でも、録音を誰に渡すかと、仕上がりを誰が確かめるかは変わります。
| 比べる点 | 人の記録者に頼む | 自動＋社内の手直し | 自動の草稿を人が直す |
|---|---|---|---|
| 向く録音 | 逐語の記録が要る会議 | 要点で足りる会議 | 量が多く、正確さも要る会議 |
| 仕上がり | 記録者の技能で決まる | 誤りが残る前提で社内が直す | 草稿の誤りを記録者が直す |
| 社内の手間 | 納品の確かめが中心 | 手直しと話す人の確認が残る | 納品の確かめが中心 |
| 録音の渡し先 | 委託先 | 使う道具による（クラウドなら提供元） | 委託先と、使う道具 |
| 契約で決めること | 秘密保持・再委託・録音の削除 | 道具の利用規約と社内の決まり | 両方 |
自動の文字起こしだけで逐語の記録にならない理由は、2つあります。京都大学の発表は、音声認識には一定の誤りが不可避で、話し言葉を忠実に書き起こしても会議録にならないとしています。*2 衆議院の審議音声の分析では、「えー」などの冗長語の削除を中心に、約13％の単語で書き起こしと会議録の文章に違いがありました。*2
試行での文字正解率は89％で、そこから速記者が修正・編集して会議録原稿を作る形が採られました。*2 2011年の資料ですが、自動の草稿を人が直す進め方が公的な会議録で使われた例として参考になります。
視点を変えると、記録の形式そのものを見直す方法もあります。原村役場は、議事録を「判断・対応に使える業務資料」として作る前提に切り替え、文字起こしの結果から生成AIが論点整理の案を作り、職員が確認と判断を担う形にしました。*3 要点で足りる会議は、文字起こしを外注するより、記録の形を変えるほうが手間を減らせる場合があります。
費用対効果：録音の時間と手直しの時間で見る
外注費を録音の時間で出し、社内で手直しする時間と並べて、用途ごとに比べます。外注費は委託先の見積もりで決まるため、相場の数字で判断せず、自社の録音の量で計算します。
| 項目 | 人の記録者に頼む | 自動＋社内の手直し |
|---|---|---|
| 録音の量 | 月の録音の時間（逐語が要る会議の分） | 月の録音の時間（要点で足りる会議の分） |
| 直接の費用 | 録音の時間あたりの委託料×時間 | 道具の利用料 |
| 社内の時間 | 納品を確かめる時間 | 手直しと話す人の確認の時間 |
| 見えにくい費用 | 委託先の選定と契約の手間 | 手直しが滞って共有が遅れること |
社内の時間は、一度だけ実際に測ると見積もりと比べやすくなります。1本の録音について、自動の文字起こしの結果を共有できる形まで直すのにかかった時間を記録し、月の本数を掛けます。原村役場の資料のように、会議後の整文・編集に半日程度かかる場合があるなら、その時間も費用として並べます。*3
- 逐語が要る会議の数と、その録音の時間を月ごとに数える
- 自動の結果の手直しにかかった時間を、1本だけ実際に測る
- 外注の見積もりは、録音の時間あたりの料金と、話す人の区別や専門の用語の扱いが別料金かを確かめる
確認点：委託先の選定・契約・取扱状況の把握
個人情報を含む録音を渡すなら、個人情報保護委員会の通則編に沿って委託先を選び、契約を結び、扱いの状況を把握します。通則編は、本人の氏名が含まれる等の理由により特定の個人を識別できる「音声録音情報」を、個人情報の例に挙げています。*1
個人情報保護法の第25条は、個人データの取扱いを委託する場合に、委託先に対する「必要かつ適切な監督」を求めています。*1 通則編は、その中身を次の3つに分けて示しています。
| 項目 | 通則編の示す内容 | 文字起こしの外注での確かめ方 |
|---|---|---|
| 適切な委託先の選定 | 委託先の措置が委託元に求められるものと同等であることを、あらかじめ確認する | 録音の保管場所、作業する人の範囲、録音の削除の方法を聞く |
| 委託契約の締結 | 双方が同意した措置と、委託元が取扱状況を合理的に把握することを盛り込むことが望ましい | 秘密保持、録音の削除の期限、再委託の条件を契約に書く |
| 取扱状況の把握 | 定期的に監査を行う等により実施の程度を調査し、適切に評価することが望ましい | 納品のたびに削除を確かめ、年に一度は扱いの状況を聞く |
文字起こしで特に確かめたいのが再委託です。記録の作業を委託先がさらに別の記録者に頼む場合、通則編は、再委託の相手方や業務内容などについて委託先から事前報告を受けるか承認を行うことが望ましいとしています。*1 あわせて、委託する業務に必要のない個人データを提供しないことは当然とされています。*1
委託先の管理を情報セキュリティの面から広く整理した記事として、委託先・サプライチェーンのセキュリティ管理もあわせてご覧ください。
- 録音は、話題に要らない部分（雑談や別件）を切り分けてから渡す
- 再委託の有無と、ある場合の相手方と作業の範囲を契約の前に聞く
- 録音の削除の期限と、削除したことの報告の方法を契約に書く
委託の手順：録音の仕分けから納品の確かめまで
仕分け、委託先の選定、契約、録音の受け渡し、納品の確かめ、録音の削除の確かめの順に進めます。最初の仕分けが決まれば、後の段階で迷う点が減ります。
| 段階 | すること |
|---|---|
| 1. 録音の仕分け | 録音ごとに、逐語か要点か、個人情報や社外秘を含むかを決める |
| 2. 委託先の選定 | 録音の扱い、記録者の技能（速記技能検定の級など）、再委託の有無を聞く |
| 3. 契約 | 秘密保持、録音の削除の期限、再委託の条件、納期を書く |
| 4. 録音の受け渡し | 渡す方法と受け取った人を記録し、要らない部分は渡さない |
| 5. 納品の確かめ | 固有名詞と数字を中心に、録音と照らして確かめる |
| 6. 録音の削除の確かめ | 確かめ終えたら、委託先が録音を削除したかを確かめる |
納品の確かめは、全部を聞き直すより、誤りが出やすい箇所に絞ります。人名や社名、製品名などの固有名詞、金額や日付などの数字、決まったことの部分を録音と照らします。自動の草稿を人が直す形で頼んだ場合も、確かめる箇所は同じです。
- 固有名詞の一覧（出席者・社名・製品名）を録音と一緒に渡すと、誤りが減る
- 納品の確かめが終わった日を記録し、その日を録音の削除の起点にする
- 記録者の技能は、速記技能検定の級を材料の一つにする（検定は年4回）*4
承認を得るための判断の材料
用途ごとの頼み方、月の費用、録音の渡し方、補助金を使える見込みを一枚にまとめます。承認する人は、費用と、録音を委託先に渡すことの両方を見て判断するためです。
| 項目 | 書く中身 |
|---|---|
| 用途ごとの頼み方 | 逐語の会議は人の記録者、要点の会議は自動＋社内の手直し、など |
| 月の費用 | 外注費と道具の利用料、社内の手直しの時間 |
| 録音の渡し方 | 委託先の選定の基準、契約で決める項目、録音の削除の確かめ方 |
| 補助金の見込み | 自動の道具が補助金の対象のITツールに当たるか |
| 承認する人 | 録音を委託先に渡すことを誰が決めるか |
自動の道具の導入には、デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）を使える場合があります。使いたい道具が対象かは、事務局のサイトの「ITツール検索」で確かめます。公募の回ごとに締め切りがあり、事務局は交付申請の最終締め切り日の案内も出しているため、申請の時期は事務局の案内で確かめます。*5
- 一枚の資料に、用途ごとの頼み方と月の費用を並べる
- 録音を委託先に渡す条件（契約で決める項目）を添える
- 承認する人を決め、その人に録音の仕分けの結果を見せる
まとめ：録音を仕分けてから頼み方を決める
文字起こしを外注すると、仕上がりの正確さと社内の手間は変わりますが、録音を委託先に渡す責任は委託元に残ります。逐語の記録が要るか、個人情報や社外秘を含むかで、人に頼む録音、自動で済ませる録音、自動の草稿を人が直す録音に分け、委託するなら委託先の選定・契約・取扱状況の把握を行います。今日からは、録音の仕分けの確認表を埋め、外注する録音の委託の条件を決めてください。
よくある質問
自動の文字起こしで足りますか
要点で足りる会議なら使えますが、逐語の記録は人の手直しを前提にします。京都大学の2011年の発表は、音声認識には一定の誤りが不可避で、話し言葉を忠実に書き起こしても会議録にならないとしています。逐語が要る会議は、人の記録者に頼むか、自動の草稿を人が直す形を選びます。
人の記録者の技能は何で確かめますか
日本速記協会の速記技能検定の級を、確かめる材料の一つにします。検定は6級から1級までの6つの級に分かれています。あわせて、会議録の経験や、専門の用語の扱いを委託先に聞きます。
録音を委託先に渡すときに何をしますか
委託先を選ぶ基準を決め、契約を結び、扱いの状況を把握します。個人情報保護委員会の通則編は、この3つを委託先の監督の中身として示しています。録音の削除の期限と再委託の条件は、契約に書いておきます。
自動の道具の導入に補助金は使えますか
デジタル化・AI導入補助金の対象になる場合があるため、対象と公募の時期を事務局の案内で確かめます。使いたい道具が対象かは、事務局のサイトのITツール検索で調べられます。
納品された文字起こしはどう確かめますか
固有名詞と数字を中心に録音と照らし、確かめ終えたら録音を削除したかを委託先に確かめます。出席者や社名の一覧を録音と一緒に渡しておくと、固有名詞の誤りが減ります。
会議の記録と録音の扱いの見直し
月の録音の時間と逐語の記録が要る会議の数、録音を委託先に渡すときの社内の決まりの有無をお手元にご用意いただければ、記録の進め方と録音の扱いをご相談いただけます。
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出典
- *1 参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（令和8年6月一部改正）（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/）。出典：2-1 個人情報（事例4 音声録音情報）、3-4-4 委託先の監督（法第25条関係）の（1）〜（3）と再委託を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *2 参考：京都大学「衆議院の新会議録作成システムにおける京都大学の音声認識技術の導入」（2011年5月12日）（https://www.kyoto-u.ac.jp/ja/archive/prev/news_data/h/h1/news6/2011/110512_2）。出典：研究の背景とシステムの位置づけ、研究の技術的ポイント（約13％）、システムの評価（文字正解率89％）を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *3 参考：原村役場 DX推進室「議事録案作成の職員稼働をほぼゼロへ 話者分離から論点整理へ見直します」（2026年5月20日）（https://www.vill.hara.lg.jp/docs/gijiroku-ai.html）。出典：変更内容（議事録作成方法の比較・作成時間の目安）、AIと職員の役割分担を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *4 参考：公益社団法人 日本速記協会（トップページ「速記の資格を取りたい方」・検定案内）（http://sokki.or.jp/）。出典：トップページの「速記の資格を取りたい方」（6級から1級までの6つの級）、検定案内（https://sokki.or.jp/kentei/ginou/outline/）の日程（2月、5月、8月、11月の最終日曜日）を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *5 参考：中小企業デジタル化・AI導入支援事業 事務局「デジタル化・AI導入補助金2026」（https://it-shien.smrj.go.jp/）。出典：トップページのITツール検索、交付申請の最終締め切り日についてのお知らせを参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
