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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

毎朝、届いたファイルを開いて決まった表に数字を写し、集計して書式を整えてから上長に送る。月末には請求の一覧づくりが加わる。こうした作業を自分のマクロで済ませたいと考えたとき、VBAにどこまで任せてよいのかで迷う担当者は少なくありません。

答えを先に示すと、VBAに任せられるのは手順が毎回同じ作業です。作り始める前に、作った人しか直せない状態を防ぐ説明と置き場所を決め、社外から届いたファイルのマクロは既定で止められる点を踏まえて任せる範囲を仕分けます。本記事では、Microsoftの公式の解説と中小企業基盤整備機構のJ-Net21をもとに、その基準と進め方を整理します。

毎日の転記と集計に、朝の時間を取られている

手作業の転記を続けると、写す時間に加えて、写し間違いがないかを確かめる時間も毎日残ります。ファイルを開く、決まった表に数字を写す、集計する、書式を整える。1つずつは難しくない作業でも、毎朝くり返せば始業後のまとまった時間がそこに消えていきます。

VBAで自動化できるかどうかは、作業の名前ではなく手順の中身で決まります。1日の事務作業を手順ごとに分けてみると、毎回同じ手順で進む作業と、その都度の判断が入る作業に分かれるはずです。

図の色の付いた手順が、VBAに任せる候補です。中身を確かめる、おかしな所を調べるといった判断の入る手順は、人が行う部分として残します。解決したい方向ごとの短い答えは次のとおりです。

• 毎朝の転記と集計を早く終えたいなら：手順が毎回同じ部分だけをVBAに任せ、判断の入る部分は手で残す
• 自作のマクロを長く使いたいなら：作った人以外が直せる説明と、元のファイルの置き場所を先に決める
• 社外から届くファイルで動かしたいなら：マクロは既定で止められる前提で、社内で配る場所の決まりを作る

止まる原因は書き方より「作った人しか分からない」こと

自作のマクロが止まる原因は、書き方の上手下手よりも、作った人しか中身を分からないことにあります。動くマクロを作れても、目的と使い方の説明や元のファイルの置き場所が決まっていなければ、作った人の異動や退職をきっかけに誰も直せなくなります。

中小企業基盤整備機構のJ-Net21も、RPA（パソコン上の作業を自動化する道具）の導入について、業務の手順が属人化していると運用の効率が下がると注意を促しています。^*2 道具がVBAに変わっても事情は同じです。手順と中身を共有できるかどうかが、使い続けられるかを左右します。

今あるマクロや、これから作るマクロについて、次の3点を確かめてみてください。1つでも「いいえ」があれば、新しく作り足すより先に引き継ぎの形を整えます。

• マクロの目的と使い方を書いた説明があるか
• 元のファイルの置き場所が決まっているか
• 作った人以外に直せる人がいるか

Microsoftの解説も、マクロの中に、目的を他の人に知らせるための説明書き（コメント）を残せることを紹介しています。^*1 説明書きはマクロの中だけでなく、使う人向けの短い手順書としても残しておくと、作った人以外が動かし方を追えます。

VBAに任せるかを決める4つの基準

VBAに任せるかどうかは、次の4つの基準で決めます。4つとも当てはまる作業ほど、作る手間に見合う効果が出やすくなります。

量と頻度の目安として、Microsoftは、同じ変更を10回か20回以上くり返すならVBAで自動化すると便利で、数百回くり返すならはっきりとメリットがあると説明しています。^*1 反対に、月に1回で数分の作業であれば、手で行うほうが早く終わることもあるでしょう。

月末の請求一覧づくりで、任せる工程を分ける

4つの基準を、月末に請求の一覧を作る作業に当てはめてみます。社外から届くファイルを取り込む工程は手で確かめ、社内での集計と書式の整えだけをVBAに任せる。これが、一人の担当者がたどる判断の流れです。

このように工程を分けると、マクロが扱うのは社内で作った表だけになり、社外のファイルのマクロが止められる問題にも当たりません。作った後で手順が変わっても、直す範囲は集計と書式の部分に限られます。

後半では、VBAの仕組み、他の手段との比べ方、費用対効果の示し方、マクロ付きファイルの扱い、続けるか見直すかの判断の材料を順に確かめます。任せる作業の仕分けを先に進めたい場合は、次の窓口もご利用ください。

VBAでできることの仕組み

VBAは、表計算ソフトなどの操作を手順として書き、まとめて実行させる仕組みです。標準の機能で足りる作業は、VBAを使う前にそちらで済ませます。

VBA（Visual Basic for Applications）は、ExcelやWordなどのOfficeの製品に備わったプログラミング言語です。Microsoftは、手で行えるほとんどすべての書式設定や編集の操作を、VBAでも実行できると説明しています。^*1 主な使いみちは次の3つに分かれます。

操作を覚えさせる方法として、ExcelやWordには「マクロの記録」という機能があります。手で行った操作を記録し、同じ操作を再現する手順を自動で作るものです。ただしMicrosoftは、記録は使う人の意図を推し量って作られるため、推し量りが外れると中身があいまいになると注意しています。^*1

同じ解説には、VBAが常に最適な方法とは限らないとも書かれています。VBAで作る前に、組み込みのツールや標準の機能で実現できないかを検討するよう勧めています。^*1 次のような作業は、標準の機能で足りることが多いものです。

• 決まった形の一覧を毎回作る：書式を整えたひな形（テンプレート）を用意し、中身だけを入れる
• 同じ編集を何度かくり返す：最初の1回を手で行い、やり直しのキーでくり返す
• 合計や件数を出す：関数や並べ替え、集計の機能を使う

VBAに進むのは、こうした機能を組み合わせても長い手順が残る作業です。Microsoftは、作るには作業に専念できる時間が要り、かかる時間は予測できないこともあるとして、特に初めての人は時間を確保してから始めるよう勧めています。^*1

VBA・標準の機能・RPAの比べ方

手段は、1つのファイルの中で済むか、複数の画面や仕組みをまたぐかで分けます。表計算ソフトの中で完結する作業ならVBAか標準の機能、ブラウザの画面や社内の別の仕組みをまたぐならRPAが候補です。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、パソコンの上で行う作業を自動化する仕組みです。J-Net21は、作業の手順を記録してロボットに実行させる流れで、プログラムを書かずに画面の操作で手順を登録できるものもあると紹介しています。^*2

J-Net21は、RPAのツールを選ぶときに社内の人が設定を変えられるものを選ぶよう勧め、変更のたびに社外への依頼が要るツールでは運用が難しいとしています。^*2 VBAでも、作った後に誰が手順の変更に応じるかで、選ぶ手段は変わります。

迷ったときは、手順書を1枚書いてみると分かれ目が見えてきます。手順の中に別の画面への切り替えが何度も出てくるならRPA、表計算ソフトの中で済むならVBAか標準の機能、という分け方で十分です。

上長に示す費用対効果

作る時間と直す時間を、減る作業時間と同じ期間で並べて示します。期間がそろっていないと、作る手間が一度で済むように見えたり、減る時間が大きく見えたりして、上長は判断に迷います。

並べる項目は次のとおりです。数字は自分の作業を測ったものを使い、見込みの数字には見込みと書き添えます。

作る時間は予測しにくいとMicrosoftも書いているため、見込みには幅を持たせておきます。^*1 比べる相手がRPAのツールなら、J-Net21の2023年の解説では、パソコンに入れて使う型で初期費用が0円から数十万円程度、運用の費用は月額数万円程度からとされています。^*2

上長に見せる資料は、表1枚にまとめるのがよいでしょう。減る時間が作る時間と直す時間を上回るまでの期間に、作った人以外で直せる人を誰にするかを添えると、続けて使えるかを判断してもらいやすくなります。

マクロ付きファイルの扱いと規程

インターネットから来たファイルのマクロは既定で止められるため、マクロ付きファイルを社内で配る場所と、信頼する場所の決まりを先に作ります。決まりがなければ、届いたファイルが動かないたびに、使う人がその場で判断することになります。

Microsoftは、VBAのマクロが、悪意のある攻撃者がマルウェア（不正なプログラム）やランサムウェア（データを使えなくして金銭を求めるプログラム）を広げる一般的な方法になっているとして、インターネットから来たファイルのマクロを既定で止めるようにOfficeの動きを変えました。^*3 メールの添付ファイルも対象です。社内のネットワークにあるファイルでも、信頼された場所と識別されていなければ、同じ知らせが表示される場合があります。^*3

同じ案内では、マクロを動かしてよいファイルの扱い方が、置き場所ごとに示されています。^*3 規程に書く前に、どの置き場所を使うかを決めておきます。

規程には、少なくとも次の点を書いておくと、使う人が迷わずに済みます。

• マクロ付きファイルを置く場所と、置いてよい人
• 社外から届いたマクロ付きファイルは動かさず、中身の数字だけを社内の表に移すこと
• マクロを作った人と、作った人以外に直せる人の名前
• マクロを直したときに記録を残す場所

Microsoftは組織に対し、マクロを使っている部署と協力してマクロを洗い出し、使い続けるための手順を決めるよう求めています。^*3 自分のマクロを一覧にしておけば、この洗い出しにもそのまま使えます。

続けるか見直すかの判断の材料

直せる人が1人だけの作業や、手順がよく変わる作業は、VBAで作り足す前に、業務の見直しや別の手段を先に考えます。今あるマクロは、次の表で状態ごとに判断できます。

誰も読めなくなったマクロを直すか作り直すかの判断は、Excel VBAの保守を外注する方法と作り直しの判断ポイントでも扱っています。

視点を変えると、自動化より先に作業そのものを減らせる場合があります。転記が要るのは、元のデータと集計の表が別々のファイルに分かれているからかもしれません。データの持ち方をそろえる、表の読み取りや集計をAIに手伝わせるといった、業務の流れの組み替えも選択肢に入ります。

こうした見直しを一人の工夫で終わらせず、手順と確かめ方を部署で共有して改善を続けられる形にすると、自動化は長く使えます。社内で回せる形づくりを考えるときは、LASSICへのご相談も選択肢の1つです。

まとめ：VBAに任せるのは手順の決まった作業

VBAで自動化できるのは、転記・集計・書式の整えのように手順が毎回同じ作業です。作る前に、作った人以外が直せる説明と置き場所を用意し、マクロ付きファイルを配る場所と信頼する場所の決まりを作っておくと、異動や社外のファイルをきっかけに止まりにくくなります。今日からは、自動化したい作業を書き出し、手順の決まり具合・直せる人・ファイルのやり取り・量と頻度の4つの基準で仕分けた表を上長に見せるところから始めてください。

よくある質問

出典

1. *1　参考：Microsoft Learn「Office VBA の基礎知識」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/office/vba/library-reference/concepts/getting-started-with-vba-in-office）。出典：「VBA を使用する状況と理由」（10回・20回以上／数百回のくり返し、手動で行えるほとんどの操作）、「別の方法で実現する」（標準機能の先行検討、作業時間の確保）、「マクロの記録」（意図の推測とあいまいさ）、コメントの説明を参照（2026年10月確認）
2. *2　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 J-Net21「RPAツールを導入する」（https://j-net21.smrj.go.jp/handbook/productivity/rpa.html）。出典：1.RPAとは（記録と実行）、2.(3)導入費用の低価格化（初期費用・運用費用の目安）、5.(2)(3)業務プロセスの属人化と社内で設定変更できるツールの記述を参照（2023年8月16日の記事）（2026年10月確認）
3. *3　参考：Microsoft Learn「インターネットからのマクロは、Office で既定でブロックされます」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365-apps/security/internet-macros-blocked）。出典：冒頭の変更の理由と対象（電子メールの添付ファイル、イントラネットで信頼されていない場所）、「この変更に備える」、信頼できるファイルでVBAマクロを実行できるようにするための手順の表を参照（2026年10月確認）

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