LASSIC Media らしくメディア
システム導入の準備でやること｜相談前の2か月で進める12項目
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- システム導入の準備は、相談や見積もりの依頼の前に、目的・業務・人・予算・データ・決め方を社内で決める作業です。
- 最初に目的と困りごとの優先順位、次に現状の業務と詳しい人とデータ、最後に予算の枠と決め方の順で進めます。
- 準備の段階の見積もりは参考値なので、予算は幅で持ち、相談に持っていく1枚にまとめておきます。
※ 本記事は2026年10月時点の公式情報（省庁・公的機関、および製品やサービスを提供する事業者が公開している資料）に基づきます。
「システムを入れたいが、何から手を付ければよいか分からない」「相談に行ったら目的や予算を聞かれて、答えられなかった」——。初めてシステム導入を任された担当者には、こうした戸惑いがつきものです。システム導入の準備とは、外部に相談や見積もりを頼む前に、導入の目的・現状の業務・関わる人・予算の枠・データ・決め方を社内で整えておく作業です。
準備ができていれば、相談の場で話が早く進み、出てくる見積もりも比べやすくなります。ただし万能ではなく、準備の段階で仕様まで決めきることはできません。本記事では、システム導入を初めて任された担当者に向けて、準備の位置づけ、相談前の2か月で進める12項目、そして準備を外部に頼むときに確認したい点を整理します。
目次
システム導入の準備とは
IPA（情報処理推進機構）の「情報システム・モデル取引・契約書」（以下、モデル契約）は、開発に入る前の企画段階を「システム化の方向性」「システム化計画」「要件定義」の3つに分け、これらを超上流工程と呼んでいます。*1 この記事でいう準備は、その入口にあたる部分です。
| 段階 | 社内で決めること | 受け取る見積もり |
|---|---|---|
| システム化の方向性 | 事業上の目的、対象の業務、ニーズと課題、予算を分析し、経営層の承認を受ける | 仮試算見積（参考値） |
| システム化計画 | 開発の体制、予算、スケジュール、業務の範囲を決めた計画書を作り、方針の稟議を受ける | 試算見積（参考値） |
| 要件定義 | 業務の要件と、システムの機能・非機能の要件を決め、実行の稟議を受ける | 概算見積 |
表のとおり、準備の段階で受け取る見積もりは確定したものではありません。モデル契約は、方向性・計画・要件定義の各段階の見積もりは「確定見積」ではなく、方向性と計画の段階の見積もりは参考値として扱うべきだとしています。*1 準備で決めるのは細かい仕様ではなく、「何のために、どの業務を、どのくらいの費用の枠で」という骨組みです。稟議書や提案依頼書は、この骨組みができてから書きます。
最初の2週間でやること
この記事では、相談までをおよそ2か月とみて、やることを3つの時期に12項目で割り振りました。長さは会社によって変わるので、順番の目安として使ってください。最初の2週間は、目的と困りごとを言葉にする期間です。後の判断はすべてここに戻ってくるため、最初に決めておきます。
- 導入の目的を1文で書く：「受注の入力にかかる手間を減らす」のように、何をどう変えたいかを書く。「システムを新しくする」は目的にしない
- 困りごとを場面ごとに書き出す：誰が、どの作業で、どんな手間やミスに困っているかを1行ずつ並べる
- 困りごとに優先順位を付ける：「外せない」と「できれば解決したい」に分ける
- 経営の方針と照らし合わせる：目的が会社の方針と合っているか、誰の承認が要るかを確かめる
優先順位を付けておくと、予算や期間に収まらないときに何を削るかを社内で決められます。モデル契約も、システム再構築の方向性の段階で、新システムへの要求事項を洗い出して優先順位を付ける手順を示しています。*1 困りごとが10も20も同じ重さで並んだままだと、外部の事業者はすべてを含めた見積もりを出すしかなく、費用が膨らんで見えます。
1か月目までにやること
次の時期は、現状の業務と関わる人、扱うデータを書き出します。今どう仕事をしているかが分からないと、新しい仕組みで何が変わるかを説明できません。担当者が知っている範囲で書き、分からない点には印を付けて残しておきます。
- 対象の業務の流れを書き出す：作業の順番、使っている表計算のファイルや紙の帳票、ほかの部門へ渡すものを並べる
- 業務に詳しい人を決める：今のやり方の理由まで説明できる人を、部門ごとに1人ずつ挙げる
- 関わる人の一覧を作る：使う人、承認する人、情報システムの担当、取引先など社外で影響を受ける人
- 扱うデータを棚卸しする：どこに、どのくらい、誰の管理で置かれているか。個人情報を含むか
業務に詳しい人の確保は、後回しにされやすい項目です。モデル契約は、システム化計画で検討する観点として「現行業務知識不足への対応」と「データ移行の計画」を挙げています。*1 古いシステムや表計算のファイルにだけ残る決まりは、書き出さないと抜け落ちます。データの量や置き場所が分かっていれば、移行にかかる手間も見積もりに入れてもらいやすくなります。
相談の直前にやること
相談の直前は、お金と決め方を固める時期です。ここが空白だと、外部の事業者は提案の大きさを決められません。予算は1つの金額ではなく幅で持ち、決め方は「誰が・何を基準に・いつ決めるか」まで書いておきます。
- 予算の枠を幅で決める：導入にかかる費用と、毎年かかる運用の費用を分けて、上限と下限を置く
- 決め方を決める：比べる基準（費用・期間・体制など）と、最後に決める人、承認の時期を書く
- 社内の窓口と責任者を決める：外部とのやり取りを受ける人と、判断の責任を持つ人を分ける
- 相談に持っていく1枚をまとめる：目的、困りごと、対象の業務、予算の枠、決め方を1枚に並べる
決め方を先に決めておくのは、モデル契約が発注する側の役割として示している点とも重なります。モデル契約は、経営陣がプロジェクト運営委員会を設けてプロジェクトマネージャーを任命することや、システム化計画で意思決定の進め方を定めることを挙げています。*1 委員会の形でなくても、決める人が決まっていないと、比べた結果を持ち帰っても話が止まります。
準備でまとめた1枚は、その後に作る資料の材料になります。社内の決裁に向けた書き方はシステム導入の稟議書の書き方で、外部に提案を頼む書類づくりはRFP作成の支援と外注で扱っています。
外部に頼むときに確認しておきたい点
準備のすべてを社内だけで進める必要はありません。モデル契約は、システム化の方向性や計画の段階でも、必要に応じて外部の専門家と準委任のコンサルティング契約を結び、作業の支援を受けることを示しています。*1 一方で、目的と優先順位、予算の枠、最後の決定は社内でしか決められません。頼むときは次の点を確かめます。
- 範囲：現状の業務の調査、困りごとの整理、資料づくりのどこまでを頼むか
- 成果物：業務の流れの図、データの一覧、相談用の1枚など、何を受け取るか
- 体制：社内の誰が打ち合わせに出て、どの時点で中身を確かめるか
- 費用の決まり方：作業の期間や工数で払うのか、成果物で払うのか
- 引き継ぎ：準備の成果を、要件定義や開発を頼む相手にどう渡すか
費用の決まり方は、契約の形と結びついています。モデル契約は、成果物を具体的に想定しにくいシステム化計画や要件定義の段階には準委任が適切とし、準委任では工数の実績に基づいて代金を出すことが多いとしています。*1 準備の後に複数の事業者へ見積もりを頼むときの比べ方は、システム開発の相見積もりの取り方で扱っています。
まとめ：システム導入の準備で確かめておきたい3つの点
システム導入の準備を進めるうえで、確かめておきたい点は3つに整理できます。第一に、導入の目的を1文で書き、困りごとに優先順位を付けておくこと。第二に、現状の業務の流れと、業務に詳しい人、扱うデータを書き出しておくこと。第三に、予算の枠を幅で持ち、誰が何を基準にいつ決めるかを相談の前に決めておくことです。この3点を踏まえておけば、「相談したものの、社内で話がまとまらず止まった」という事態を避けやすくなります。何から整理すればよいか迷いがあれば、外部の手を借りるのも一つの選択肢です。
よくある質問
準備にはどのくらいの期間がかかりますか
決まった期間はありません。対象の業務の広さや、関わる部門の数、承認を受ける回数で変わります。本文の2か月は順番をつかむための割り振りの例なので、部門が多い場合は1か月目までの書き出しに時間を多めに取ります。
準備が終わる前に外部へ相談してもよいですか
相談してかまいません。目的と困りごとが言えれば、話は始められます。この段階の見積もりは参考値として扱われるものなので*1、金額は予算の枠を決める材料として受け取り、準備が進んだら改めて見積もりを頼みます。
クラウドのサービスや既製のソフトを使う場合も、準備は同じですか
同じように必要です。モデル契約は、一から作る場合でも、既製の業務パッケージや社外のサービスを使う場合でも、事前にシステム化の方向性と計画が明確になっている必要があるとしています。*1 既製品では、業務を製品に合わせる部分が出るため、困りごとの優先順位がより大事になります。
システム導入の準備のご相談
導入の目的と困りごとの整理から、現状の業務とデータの棚卸し、要件定義の支援まで、元請（プライムベンダー）としてご提案します。
2006年の創業以来、一次請けのシステムインテグレーターとして、企業のシステム開発と保守・運用を受託してきました。
出典
- *1 参考：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「情報システム・モデル取引・契約書（第二版）」（https://www.ipa.go.jp/digital/model/model20201222.html）。出典：第二版（2025年4月8日更新）の本文のうち、企画段階（システム化の方向性・システム化計画・要件定義）の説明、各段階の見積（仮試算見積・試算見積・概算見積）を確定見積とせず参考値とする記述、システム化の方向性フェーズのステップ2（要求事項の洗い出しと優先付け）、システム化計画フェーズの観点（現行業務知識不足への対応・意思決定プロセスの策定・データ移行の計画）、ユーザが留意すべき点（プロジェクト運営委員会の設置とPMの任命）、準委任のコンサルティング契約による支援、準委任の代金算出、パッケージ・社外サービス利用時も方向性と計画の明確化が必要とする記述を参照（2026年10月確認）
