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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

欠員が出たときの後任の採用は、辞める人の退職日と最終出社日から逆算して日程を組みます。退職の申出から退職日までの期間は、後任を採用するには短いことが多いため、後任の入社までの間に誰が何を担うかも同時に決めておきます。

エンジニアから退職の申出があったのに、後任の目処が立たない。求人を出しても応募が集まらないまま、退職日だけが近づいてくる——。本記事では、エンジニアの採用を担うマネージャーや人事担当者に向けて、後任採用の流れ、採用にかかる期間、後任に任せる作業の書き出し方、会社の規模による欠員率の違い、そして外部に委託するときに確認したい点を整理します。欠員補充という言葉の意味や増員との違い、補充の手段の一覧は「欠員補充とは｜増員との違いと埋める手段9つ」で扱っています。

後任採用の流れ

後任の採用日程は、退職日から逆算して組みます。退職の申出を受けたら、次の順に進めます。1から3までは、辞める人が社内にいるうちでないと進められません。

1. 退職日と最終出社日を確かめる
2. 辞める人が担当している作業を書き出す
3. 作業を、後任に任せるもの、社内の別の人に移すもの、当面止めるものに分ける
4. 後任に任せる作業から採用要件を書き、求人を出す
5. 後任の入社までの間、誰が何を担うかを決める

最初に確かめるのは、退職日と最終出社日の2つです。残っている年次有給休暇を退職前にまとめて使う場合は、最終出社日が退職日より早くなります。辞める人から直接話を聞けるのは最終出社日までなので、引継ぎの日程はこちらを基準にします。

作業の書き出しは、辞める人本人と一緒に行います。日々の問い合わせ対応、月に1回の改修、年に1回の証明書の更新のように、頻度と次の期限を添えて並べると、退職日から後任の入社までの間に来る期限が見えてきます。担当していたシステムの設計書や手順書が残っているかも、このときに確かめておきます。

次に、書き出した作業を3つに分けます。後任に任せるのは、専門の知識が要り、この先も続く作業です。社内の別の人に移すのは、期限が近く、手順が決まっている作業です。当面止めるのは、期限に余裕があり、後任の入社を待てる作業です。後任に任せる作業が決まれば、その作業から採用要件を書けます。書き方は「エンジニア採用のミスマッチを採用要件で防ぐ」で整理しています。

後任の採用にかかる期間

まず、退職する人の側の期間です。民法第627条第1項は、正社員のように契約期間の決まっていない雇用について、働く人はいつでも退職を申し出ることができ、雇用は「解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する」と定めています。^*1 就業規則で申出の時期を決めている会社もありますが、申出から退職日までの期間は、後任を採用するには短いことが多いのです。

次に、採用する側の期間です。求人の内容を決め、募集を出し、書類選考と面接を経て内定を出します。候補者が別の会社で働いている最中なら、内定のあとに候補者自身が今の勤め先へ退職を申し出て、引継ぎを終えてから入社します。募集から内定までの期間に、内定から入社までの期間が加わる形です。

2つの期間を並べると、後任が退職日より前に入社し、辞める人から直接引継ぎを受けられるのは、退職の申出がかなり早かった場合に限られます。申出から数週間で退職する場合は、辞める人の退職日と後任の入社日の間に、担当者のいない期間ができやすくなります。後任採用の計画では、この期間を前提にして、誰が何を担うかを先に決めておく必要があります。選考と入社時期の日程の立て方は「エンジニア中途採用の選考期間、入社時期と分けて日程を決める」で扱っています。

後任に任せる作業の書き出し方

社内の販売管理システムの保守を1人で担当していたエンジニアが辞める場合を例にします。作業ごとに頻度と期限を書き、後任の入社までの担当と、後任に任せる時期を決めると、次のようになります。

表の右の2列を埋めると、後任に何を求めるかがはっきりします。この例では、設計から任せる機能の追加と月次の改修が後任の仕事の中心になるので、採用要件には「既存のシステムに機能を追加した経験」を書くことになります。反対に、問い合わせ対応や証明書の更新は社内に移せるので、採用要件には入れなくても構いません。

書き出した表は、辞める人に見せて抜けがないかを確かめてもらいます。担当者本人しか知らない作業は、本人が書き出さない限り表に載りません。担当者の離脱に備えて個人に頼っている情報を洗い出す方法は「担当者の離脱に備えて技術情報の個人依存を洗い出す」で扱っています。

会社の規模による欠員率の違い

後任がどれだけ見つかりにくいかは、会社の規模によっても違います。ここでは厚生労働省の雇用動向調査が使う欠員率（6月末日現在の常用労働者数に対する未充足求人数の割合）を見ます。^*2 2025年上半期の結果から、情報通信業の専門的・技術的職業従事者（技術者や専門職をまとめた職業の区分）を企業規模別に取り出しました。2025年6月末日現在、情報通信業全体でこの職業の欠員率は2.1%、未充足求人数は2万3,800人です。^*3

企業規模別に見ると、1,000人以上の企業は0.6%、300〜999人は1.9%、100〜299人は2.5%、30〜99人は3.7%、5〜29人は4.9%で、規模が小さいほど欠員率は高くなっています。^*3 5〜29人の企業では、働いている専門職100人あたり、およそ5人分の求人が埋まっていない計算です。

人数でも見てみます。5〜29人の企業で埋まっていない求人は7,900人で、1,000人以上の企業の2,800人を上回ります。^*4 一方で、この職業で働いている人は、5〜29人の企業が15万9,600人、1,000人以上の企業が49万2,000人です。^*5 5〜29人の企業は、1,000人以上の企業と比べて働いている人が3分の1ほどなのに、埋まっていない求人は3倍近くあります。

欠員率は6月末日という1日の時点の状態で、1件の求人が埋まるまでの日数を測ったものではありません。また、専門的・技術的職業従事者にはエンジニアのほかの専門職も含まれます。それでも、少人数の会社ほど専門職の求人が埋まっていない状態にあることを前提に、後任採用の日程を組んでおくのが無難です。少人数の開発チームでは、1人の退職で担当者のいなくなる作業の割合も大きくなります。

つまずきやすい点

一つ目は、辞めた人とまったく同じ経験を持つ後任を探すことです。長く同じシステムを担当してきた人の経験は、その会社の中で身についたものが多く、社外で同じ経験を持つ人を見つけるのは難しくなります。表で後任に任せると決めた作業に絞って条件を書けば、応募できる人も増えます。

二つ目は、求人を出すのが退職日の後になることです。退職が決まってから、後任を採るかどうかを社内で相談しているうちに、辞める人の最終出社日が過ぎてしまうことがあります。後任を採るかどうかの判断と、採用要件の下書きは、退職の申出を受けた週のうちに始めておくと進めやすくなります。

三つ目は、引継ぎを最終出社日の直前の数日にまとめて行うことです。後任が決まっていない段階では、引継ぎの相手は社内の別の人か、書き残した資料になります。辞める人には、後任が入社してから読んでも分かるように、作業の手順と、どこに何があるかを資料に書いてもらいます。辞める人に説明してもらう時間は、最終出社日から逆算して先に押さえておきます。

外部に委託するときに確認しておきたい点

後任の入社までの間に来る期限に、社内の人だけでは間に合わないこともあります。その場合は、後任の採用と並行して、期限の決まった作業を業務委託（社員として雇わず、作業ごとに契約する形）の専門人材に任せる方法があります。採用だけで間に合わせようとせず、入社までの期間の作業を別の人に任せる考え方です。

委託するときは、作業と期間を具体的に書いてから相談します。「販売管理システムの月次の改修を、後任が入社するまでの3か月」のように書けていれば、どんな経験の人に頼めばよいかが決まります。後任が入社したあとは、委託していた作業の記録を後任に渡せるよう、作業の手順と変更の履歴を残してもらう約束もしておきます。

まとめ：後任採用で確かめておきたい3つの点

欠員が出たときの後任採用で、確かめておきたい点は3つに整理できます。第一に、後任が退職日までに入社できない場合も考え、退職日と最終出社日から逆算して採用の日程を組むこと。第二に、辞める人の作業を書き出し、後任に任せるもの、社内の別の人に移すもの、当面止めるものに分けること。第三に、少人数の会社ほど専門職の欠員率が高いことを踏まえ、後任の入社までの間を誰がどう支えるかを先に決めることです。この3点を踏まえておけば、「後任が決まらないまま退職日が過ぎ、誰も分からない作業が残った」という事態を避けやすくなります。入社までの間の人手に迷いがあれば、外部の手を借りるのも一つの選択肢です。

よくある質問

出典

1. *1　参考：e-Gov法令検索「民法」（https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）。出典：民法（明治29年法律第89号）第627条第1項（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）を参照（2026年10月確認）
2. *2　参考：厚生労働省「令和7（2025）年上半期雇用動向調査結果の概況」（https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/26-1/dl/gaikyou.pdf）。出典：厚生労働省「令和7（2025）年上半期雇用動向調査結果の概況」（令和7年12月23日公表）。主な用語の定義のうち欠員率の算出式を参照（2026年10月確認）
3. *3　参考：e-Stat「雇用動向調査」令和7年上期 第41-3表（https://www.e-stat.go.jp/stat-search/files?page=1&layout=dataset&toukei=00450073&tstat=000001012468&cycle=7&year=20250&stat_infid=000040490243）。出典：厚生労働省「雇用動向調査」令和7年上期 第41-3表（産業（中分類）、企業規模、職業（大分類）別欠員率、令和7年6月末日現在）。情報通信業の専門的・技術的職業従事者の企業規模別の値を参照（2026年10月確認）
4. *4　参考：e-Stat「雇用動向調査」令和7年上期 第41-2表（https://www.e-stat.go.jp/stat-search/files?page=1&layout=dataset&toukei=00450073&tstat=000001012468&cycle=7&year=20250&stat_infid=000040490242）。出典：同調査 第41-2表（産業（中分類）、企業規模、職業（大分類）別未充足求人数、令和7年6月末日現在）。情報通信業の専門的・技術的職業従事者の企業規模別の人数を参照（2026年10月確認）
5. *5　参考：e-Stat「雇用動向調査」令和7年上期 第41-1表（https://www.e-stat.go.jp/stat-search/files?page=1&layout=dataset&toukei=00450073&tstat=000001012468&cycle=7&year=20250&stat_infid=000040490241）。出典：同調査 第41-1表（産業（中分類）、企業規模、職業（大分類）別常用労働者数、令和7年6月末日現在）。情報通信業の専門的・技術的職業従事者の企業規模別の人数を参照（2026年10月確認）

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