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面接の日程調整メールの例文｜企業側が送る案内とリマインドの文面
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- 面接の日程調整メールは、件名・次の段階・候補日時・面接の中身・形式と場所・返信の期限など9つの項目で組み立てます。
- 候補日は曜日と時刻つきで3枠ほど示し、日程の確定・オンライン面接の接続先・前日のリマインドを企業側から順に送ります。
- 返信が来なければ期限の翌営業日に1回だけ再送し、家族や住まいなど適性・能力に関係のない事項はメールでも聞きません。
※ 本記事は2026年11月時点の公式情報（省庁・公的機関、および製品やサービスを提供する事業者が公開している資料）に基づきます。
面接の日程調整メールは、応募してくれた候補者と企業側が最初にやり取りする連絡です。候補日の出し方があいまいだと返信の往復が増え、技術面接の中身や持ち物を書き忘れると、候補者は準備ができないまま当日を迎えます。
本記事は、エンジニアの中途採用を担当する人事と開発マネージャに向けて、企業側が送る日程調整メールの項目のテンプレートと、最初の案内・日程の確定・オンライン面接の案内・前日のリマインドの例文を示します。返信が来ないときの再送の目安と、厚生労働省の資料から日程調整で聞かない事項と候補者の情報の扱いもまとめます。例文の社名・日時・人名は〇〇で伏せています。
目次
日程調整メールの項目のテンプレート
面接の日程調整メールは、次の9つの項目で組み立てます。候補者が知りたいのは、選考のどの段階に進んだのか、いつ・どこで・何分ほど・誰と話すのか、何を準備すればよいのか、いつまでに返事をすればよいのかです。記入の例は、エンジニアの中途採用で一次面接に技術面の質問を含める場面を想定しています。
| 項目 | 書く中身 | 記入の例 | よくある抜け |
|---|---|---|---|
| 件名 | 何の連絡か、社名と職種 | 一次面接の日程のご相談（〇〇株式会社・〇〇エンジニア職） | 「ご連絡」だけで、選考のどの段階の話か分からない |
| 宛名と名乗り | 候補者の氏名と、送る人の部署と名前 | 〇〇 〇〇様。〇〇株式会社 人事部の〇〇です | 部署を書かず、誰に返せばよいか迷わせる |
| 次の段階 | 書類選考の結果と、次が何の面接か | 書類選考の結果、一次面接にお進みいただくことになりました | 結果を書かずに日程だけを聞く |
| 候補日時 | 曜日と時刻つきの候補を3枠ほど | 〇月〇日（〇）〇時〜〇時、〇月〇日（〇）〇時〜〇時、〇月〇日（〇）〇時〜〇時 | 候補を出さず、候補者に空きを推し量らせる |
| 所要時間と面接の中身 | 面接の長さ、技術面接の有無、出る人の役割 | 〇分ほど。前半は開発チームの〇〇が技術面の質問、後半は人事が条件をご説明します | 技術面接があるのに書かず、候補者が準備できない |
| 形式と場所 | 対面かオンラインか。会場の住所か、接続先を送る時期 | オンラインで行います。接続先は日程の確定後にお送りします | 接続先を最初のメールに載せ、転送で広がる |
| 持ち物と準備 | 持ってくる物と、事前に考えておいてほしいこと | 職務経歴書の写し。担当したシステムの構成を口頭でご説明いただく準備 | 当日になって資料を見せてほしいと頼む |
| 返信の期限と方法 | いつまでに、どの手段で返すか | 〇月〇日（〇）〇時までに、このメールへの返信でお知らせください | 期限がなく、返事待ちのまま枠を押さえ続ける |
| 連絡先と署名 | 担当者の名前、電話番号、受付の時間帯 | 人事部 〇〇。電話 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日〇時〜〇時） | 当日に遅れるときの連絡先が分からない |
候補日を1つだけ示すと、合わなかったときに往復が増えます。「ご都合のよい日をお知らせください」だけでは、候補者が企業側の空きを推し量ることになります。面接官の予定を先に押さえ、3枠ほどを曜日と時刻つきで示すと、1回の返信で決まりやすくなります。面接官の予定の押さえ方は現場面接の日程と負担の決め方で扱っています。
場面別の日程調整メールの例文
最初に送る案内のメールを段落ごとに組み立てると、次のようになります。〇〇の部分は、求人票と社内の予定に合わせて埋めてください。
| 段落 | 例文 |
|---|---|
| 件名 | 一次面接の日程のご相談（〇〇株式会社・〇〇エンジニア職） |
| 書き出し | 〇〇 〇〇様。〇〇株式会社 人事部の〇〇です。このたびは〇〇エンジニア職にご応募いただき、ありがとうございます。 |
| 次の段階 | 書類選考の結果、一次面接にお進みいただくことになりました。 |
| 候補日時 | 次の日時のうち、ご都合のよいものをお選びください。〇月〇日（〇）〇時〜〇時／〇月〇日（〇）〇時〜〇時／〇月〇日（〇）〇時〜〇時。 |
| 面接の中身 | 所要時間は〇分ほどです。前半は開発チームの〇〇が、これまで担当されたシステムの構成や使った技術についてお伺いします。後半は人事から働き方と条件をご説明します。 |
| 形式と持ち物 | 面接はオンラインで行い、接続先は日程の確定後にお送りします。職務経歴書をお手元にご用意ください。 |
| 返信の期限 | 〇月〇日（〇）〇時までに、このメールへの返信でお知らせください。どの候補も合わない場合は、ご都合のよい曜日と時間帯をお書きください。 |
| 署名 | 〇〇株式会社 人事部 〇〇。電話 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日〇時〜〇時）。 |
返信を受けたあとも、企業側から送るメールは続きます。日程の確定、オンライン面接の接続先の案内、前日のリマインド、候補日が合わなかったときの出し直しは、それぞれ次のように書きます。
| 場面 | 送るとき | 本文の例 |
|---|---|---|
| 日程の確定 | 候補者から返信を受けたとき | 〇月〇日（〇）〇時からの一次面接で確定いたしました。当日は〇〇（住所）の受付で、人事部の〇〇をお呼びください。 |
| オンライン面接の案内 | 日程の確定と同時か、前日まで | ビデオ会議の接続先をお送りします。開始の〇分前から入室できます。背景は問いませんので、顔と声が届く場所からご参加ください。つながらないときは〇〇（電話番号）にご連絡ください。 |
| 前日のリマインド | 面接の前の営業日 | 明日〇月〇日（〇）〇時からの一次面接のご確認です。所要時間は〇分ほどで、技術面接では担当されたシステムの構成についてお伺いします。 |
| 候補日が合わないとき | 候補者から合わないと返ってきたとき | ご連絡ありがとうございます。あらためて、〇月〇日（〇）〇時〜〇時、〇月〇日（〇）〇時〜〇時はいかがでしょうか。 |
前日のリマインドには、日時の確認だけでなく、技術面接で何を聞くかと当日の連絡先を短く添えます。候補者は準備の向きが分かり、遅れそうなときにも迷わず連絡できます。オンライン面接の接続先は、日程が確定した人にだけ送ります。
返信が来ないときの再送の目安
返信の期限を過ぎても返事が来ないときは、メールが届いていない、見落とされている、他社の選考と並べて考えている、のどれかが考えられます。どれなのかは企業側からは見えないので、責める書き方をせず、もう一度だけ送ります。
- 時期：返信の期限を過ぎた翌営業日に1回送る
- 件名：最初の件名の前に再送と付け、同じ件のメールだと分かるようにする
- 本文：最初のメールを引用し、迷惑メールのフォルダに入っていた可能性に触れる
- 候補日：押さえていた枠が埋まったなら、新しい候補日に差し替えて示す
- その後：再送にも返信がなければそれ以上は送らず、応募の記録に経過を残す
日程調整の流れを図にすると次のとおりです。返信が期限までに来れば、再送は飛ばして日程の確定に進みます。
返信を待つ間も、候補者は他社の選考を進めています。面接のあとに結果を伝える期日の決め方は選考期間と合否連絡の進め方で扱っています。
日程調整で聞かない事項と情報の扱い
厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、応募者の適性・能力に関係のない事項について、応募用紙に記入させたり、面接で質問することなどによって把握しないようにすることが重要だとしています。*3 例として、本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境・家庭環境、宗教、支持政党、尊敬する人物などを挙げています。*3 日程調整のメールや面接前のアンケートでも、次のような聞き方は避けます。
| 避けたい聞き方 | 当たる事項 | 代わりの書き方 |
|---|---|---|
| 「ご家族の了承は得ていますか」と確かめる | 家族に関すること | 入社の時期と働き方の希望だけを尋ねる |
| オンライン面接で部屋の様子が分かるように映してほしいと頼む | 住宅状況、生活環境・家庭環境に関すること | 背景は問わないと書き、顔と声が届けばよいと伝える |
| 面接前のアンケートで尊敬する人物や愛読書を聞く | 尊敬する人物、購読新聞・雑誌・愛読書に関すること | 担当したシステムと使った技術を書いてもらう |
| 通えるかを確かめるため、自宅までの略図を求める | 身元調査などの実施（現住所の略図等） | 勤務地と出社の頻度を示し、通えるかどうかだけを尋ねる |
候補者の情報については、職業安定法第5条の5が、労働者の募集を行う者に、業務の目的の達成に必要な範囲内で目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、その目的の範囲内で保管・使用するよう求めています。*2 指針は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置と、保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置を講ずることとしています。*1 日程調整のメールでは、次の点を社内で決めておきます。
- 宛先：候補者には1人ずつ送り、複数の候補者を同じ宛先の欄に入れない
- 接続先：オンライン面接の接続先は候補者ごとに分け、別の候補者に使い回さない
- 共有：面接官に転送するときは、選考に要る経歴だけを渡す
- 削除：辞退や不採用で選考を終えた人のメールと添付を、いつ消すかを決める
個別のやり取りが規定に当たるかどうかの判断に迷うときは、都道府県労働局などの窓口に確かめてください。
日程調整の先で外部に頼める範囲
日程調整のメールを整えても、面接に進む候補者が少なければ調整そのものが始まりません。エンジニアの社員採用で応募が集まらない、在宅勤務を前提にすれば候補者の幅が広がるか知りたい、というときは外部に相談するのも一つの手です。相談の前に次の点を書き出しておくと、話が早く進みます。
- 役割：面接で確かめたい技術と、入社後に任せる作業の範囲
- 働き方：在宅勤務の日数と、出社が要る場面
- 選考：面接の回数、技術面接に出る人、結果を伝えるまでの期日
- 時期：入社してほしい時期と、それまで止められない作業
- つなぎの体制：社員が決まるまで、業務委託の専門人材に頼みたい作業
まとめ：面接の日程調整メールの例文の使い方
面接の日程調整メールは、件名、宛名と名乗り、次の段階、候補日時、所要時間と面接の中身、形式と場所、持ち物と準備、返信の期限と方法、連絡先と署名の9項目で組み立てます。候補日は曜日と時刻つきで3枠ほど示し、返信を受けたら日程の確定、オンライン面接の接続先、前日のリマインドを企業側から順に送ります。返信が来なければ期限の翌営業日に1回だけ再送します。家族や住まいなど適性・能力に関係のない事項は日程調整のメールでも聞かず、候補者の情報は宛先と保管の期間を決めて扱います。
よくある質問
面接の候補日はいくつ出せばよいですか
決まりはありませんが、1つだけだと合わなかったときに往復が増えます。面接官の予定を先に押さえて曜日と時刻つきで3枠ほどを示し、どれも合わなければ候補者の都合のよい曜日と時間帯を聞いて出し直します。
日程調整のメールに返信が来ない候補者に電話してもよいですか
応募書類に電話番号があり、選考の連絡に使うと伝えてあれば使えます。まずは期限の翌営業日にメールで1回再送し、電話をかけるときは用件を短く伝え、何度もかけ直すことは避けます。
オンライン面接の案内で背景について書いたほうがよいですか
背景は問わないと書いておくと、候補者は迷わずに済みます。厚生労働省は住宅状況や生活環境に関することを把握すると就職差別につながるおそれがあるとしており、部屋の様子が分かるように映してもらう頼み方はしません。
面接に進む候補者を在宅勤務の条件で探す
任せる役割と在宅勤務の条件が決まっていれば、そのままご相談いただけます。社員の採用で応募が集まらず、日程調整まで進まない段階でも構いません。
Remoguとリラシクなら、リモートワークで働く社員の候補者も、業務委託で開発に加わる専門人材も探せます。
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出典
- *1 参考：厚生労働省「職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者、募集受託者、募集情報等提供事業を行う者、労働者供給事業者、労働者供給を受けようとする者等がその責務等に関して適切に対処するための指針」（平成11年労働省告示第141号）（PDF）（https://www.mhlw.go.jp/content/001003997.pdf）。出典：厚生労働省。最終改正令和6年厚生労働省告示第318号の版。第五（求職者等の個人情報の取扱い）を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *2 参考：職業安定法 第5条の5（https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000141）。出典：e-Gov法令検索（法令API）。求職者等の個人情報の取扱いを参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
- *3 参考：厚生労働省「公正な採用選考の基本」（https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/topics/saiyo/saiyo1.htm）。出典：厚生労働省。採用選考の基本的な考え方、採用選考時に配慮すべき事項を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
