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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

並行する案件のWBS（作業分解構成図。プロジェクトに必要な作業を細かく分けて一覧にした表）を表計算で直し続けていると、作成や更新を自動にできないかと考えます。WBSを自動化すれば計画づくりそのものが要らなくなる、と期待されがちですが、自動にできるのは日付の連動・進捗の集計・ひな形からの作成で、作業の分け方と見積もりは人が決めます。

答えを先に示すと、次の案件の計画を立てる前までに、今の表計算のWBSで手直しの多い作業を書き出し、日付の連動と進捗の集計から自動にします。本記事では、自動にする作業と人が決める作業の分け方、方法を選ぶ基準、自動にする手順、費用対効果、情報の扱い、入力の体制を整理します。

手で直すWBS（作業分解構成図）は、遅れに気づくのを遅らせる

一つの作業が遅れると、その後ろにつながる作業の日付を一つずつ直す。メンバーから進み具合を聞き取り、全体の表に書き写す。表計算のWBSを手で直していると、この作業が並行する案件の数だけ毎週発生します。手間のかかる作業ほど後回しになり、計画と実際がずれたまま会議が進みます。

デジタル庁の実践ガイドブックは、スケジュールを、マイルストーン（節目）を明確にする、概略のスケジュールを立てる、詳細な作業ごとに作業にかかる時間と作業間の依存関係を検討し作業順を決める、の3段階で組み立てるとしています。^*1 3段目の依存関係（何が終わったら何を始めるか）が表に書かれていないと、遅れを後ろの作業へ手で伝えることになります。

悩みごとに、先に読むとよい章を次の表にまとめました。

WBSの作業のうち、自動にできる作業と人が決める作業を分けると、次の図のとおりです。

自動にした作業の分だけ、進行役は表を直す時間を、遅れの原因を確かめて手を打つ時間にあてられます。一方で、作業の分け方と見積もりは、どの方法を選んでも人が決める作業として残ります。WBSの自動化は、計画づくりを不要にするものではなく、計画を保つ手間を減らすものです。

意外な原因：道具が足りないのではなく、作業の分け方が案件ごとにばらばらなこと

自動にできない原因は、道具の機能より、作業の名前と粒度（一つの作業の大きさ）が案件ごとに違うことにあります。同じ設計の作業が、ある案件では「画面設計」、別の案件では「画面づくり」と書かれていると、案件をまたいで集計できず、ひな形にもまとまりません。

総務省の情報通信白書は、タスク管理（作業の割り振りと進み具合の管理）の道具を、4～5名のチームやプロジェクトの単位で使う企業の例を紹介しています。その企業は、タスク管理は業務の内容によって管理すべき項目も変わるため、業務の単位ごとの方が使い勝手がより良いとしています。^*2 管理する項目を先に決めてから、道具を選ぶ順番です。

自動にする前に、次の3つを確かめてみてください。

• 作業の名前と粒度を、案件をまたいでそろえているか
• 作業ごとに前後の関係（何が終わったら始まるか）を書いているか
• 進捗を誰がいつ入れるかを決めているか

WBSの項目の分け方と作る手順は、WBS（作業分解構成図）の作り方と、進捗の管理への使い方で先に確かめられます。名前と粒度がそろえば、ひな形からの作成も、案件をまたいだ集計もできるようになります。

この先では、方法を選ぶ基準と判断の場面に続き、自動にする手順、費用対効果、案件の情報の扱いの確認点、入力の体制、承認の判断の材料を確かめられます。

自動にする方法を選ぶ4つの基準

自動にする方法は、表計算の関数とひな形で自動にする、プロジェクト管理の道具に移す、生成AIで作業の分け方の下書きを作る、の3つに大きく分かれます。どれを選ぶかは、製品の名前より先に、次の4つの基準で比べます。

日付の連動で特に見ておきたいのが、クリティカル・パスです。実践ガイドブックは、クリティカル・パスをアクティビティ（作業）の最長経路とし、この経路上の作業が遅れるとプロジェクトの期間に影響するため注意が必要だとしています。^*1 日付が連動していれば、どの遅れが全体の終わりの日を動かすかが表の上で分かります。

3つの案件の計画を同じ週に直す場面

4つの基準を使って、進行役が自動にする範囲を決めるまでの判断の流れを一例として示します。

• 手直しを書き出す：3つの案件の表で、毎週手で直している作業（日付の引き直し、進捗の書き写し、集計）と、その時間を書き出す
• 名前をそろえる：案件ごとに呼び方が違う作業をそろえ、3つの案件に共通のひな形を作る
• 日付の連動だけ先に作る：作業の前後の関係を表計算に書き、一つの日付を変えると後ろの日付が動くようにする
• 集計は次の段で決める：メンバーが自分で進捗を入れられるかを見てから、道具に移すかを決める

一度に全部を道具に移さず、手直しの多い作業から自動にすると、どこで時間が減ったかを数字で示せます。実践ガイドブックも、自動化には準備の工数がかかる一方で、1件あたりの作業工数を大幅に減らせるとしています。^*1 同じひな形を複数の案件で使うほど、準備にかけた手間が生きてきます。

自動にする手順：ひな形・日付の連動・集計の順

作業の名前をそろえてひな形にし、日付の連動を作り、最後に進捗の集計を自動にします。この順番にするのは、前の段ができていないと後の段が動かないためです。名前がそろわなければ集計できず、前後の関係が書かれていなければ日付は連動しません。

3段目の進捗の入れ方は、集計を作る前に基準を決めておきます。実践ガイドブックは、定例会などで「進捗率が90%で止まっている作業が大量にある」という状況がよくあり、多くの場合は進捗率の定義が曖昧であることに起因するとしています。^*1 集計を自動にしても、入れる数字の基準がばらばらなら、集まった数字も当てになりません。

ひな形の無い種類の案件では、生成AIで作業の洗い出しの下書きを作る方法もあります。ただし、抜けと順番は人が確かめます。実践ガイドブックがWBSを確かめる観点に挙げる「マイルストーンにそごや抜け漏れはないか？」「各作業の依存関係の誤りや作業の抜け漏れはないか？」という問いは、下書きを確かめるときにもそのまま使えます。^*1

• ひな形には、作業の名前と粒度に加えて、前後の関係まで入れておく
• 日付の連動は、一つの作業をずらして後ろの日付が動くかを試してから使い始める
• 進捗の基準は、集計を作る前にメンバーと決めておく

費用対効果：手直しと集計の時間で見る

週ごとの手直しと集計の時間を測り、道具の費用と移す手間と比べます。WBSの自動化で減るのは、表を直す時間と、進捗を集めて書き写す時間です。今の時間を測っておかないと、自動にした後に減った分を示せません。

準備の手間は、案件の数が増えるほど生きてきます。実践ガイドブックは、作業対象が10件あっても全体の工数が1件の10倍になることはほとんどないとし、自動化のための準備作業に一定の工数がかかるものの、1件あたりの作業工数を大幅に削減できるので全体の工数を下げられるとしています。^*1 見積もりの精査について書かれた部分ですが、WBSでも、並行する案件の数で準備の手間を割って考えられます。

道具の費用は、使う人がそろうかでも変わります。白書の例の企業は、バーチャルオフィスのような仕組みは一定程度の利用者が確保されていないと費用対効果が低くなるとし、利用者が限られた道具は使わなくなったとしています。^*2 進捗を入れる人がそろわない道具では、利用料に見合うほど時間は減りません。

• 今の手直しと集計の時間を、数週間分測ってから比べる
• 準備の手間は、並行する案件の数で割って見る
• 道具の費用は、進捗を入れる人数で見積もる

確認点：案件の情報を外部の道具や生成AIに入れるとき

顧客名や契約の情報を外部の道具に入れてよいかを、社内の規程と取引先との契約で確かめます。WBSには、顧客の名前、案件の中身、担当者の名前、納期など、社外に知られたくない情報が並ぶためです。

生成AIで作業の下書きを作るときは、入れる情報を絞ります。個人情報保護委員会は、個人情報取扱事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプト（指示文）を入力する場合、特定された利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認するよう注意を呼びかけています。^*3

あわせて、本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答の出力以外の目的で扱われる場合は、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があるとしています。そのため、提供する事業者が個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう求めています。^*3

生成AIに下書きを頼むときは、顧客名や担当者の名前を伏せ、成果物と作業の種類だけを渡す形にすると、入れる情報を減らせます。

• 外部の道具や生成AIに入れない情報を、一覧にしておく
• 道具の利用条件で、情報の保存先と学習への利用を確かめる
• 取引先と共有する表は、見せる作業の範囲を分けてから作る

入力の体制：誰がいつ進捗を入れるか

作業の担当者が決まった曜日に入れ、進行役は集計だけを見る形にします。集計を自動にしても、進捗が入らなければ表は古いままです。誰がいつ入れるかは、道具を選ぶ前に決めておきます。

白書の例の企業は、コミュニケーションの道具は全社で導入し、タスク管理の道具は4～5名のチームやプロジェクトの単位で使っています。^*2 進捗を入れる人の範囲を案件のチームに絞ると、入れる曜日や基準も合わせやすくなります。

建設の現場のように天候で日付が動きやすい案件では、現場の担当者がタブレットなどで入れられるかを先に確かめます。案件をまたいだ体制の決め方は、プロジェクト管理の体制、増員の前に決めておく4つのことでも取り上げています。

• 進捗を入れる曜日を一つに決める
• 進捗の基準（未着手・作業中・完了など）を表の上に書いておく
• 入らなかった作業は、遅れと同じ扱いで会議に挙げる

承認を得るための判断の材料

減る時間、道具の費用、移す期間、入力の決まりを一枚にまとめます。有料の道具は上長が費用を承認することが多いため、費用に見合う時間が減るかを数字で示します。

項目の順番は、上長が知りたい順にそろえます。費用だけを先に示すと高いか安いかの話になりやすいため、減る時間を先に置き、その後に費用と期間を並べます。

• 最初は1つの案件で試し、減った時間を測ってから広げる
• 入力の決まりを書き、使われない道具にならないことを示す
• 作業の分け方と見積もりは人が決める作業として残ることを書き添える

まとめ：手直しの多い作業から自動にする

WBS（作業分解構成図）の自動化で減らせるのは、日付の連動・進捗の集計・ひな形からの作成の手間で、作業の分け方と見積もりは人が決めます。まず作業の名前と粒度を案件をまたいでそろえ、ひな形、日付の連動、進捗の集計の順に自動にします。今日からは、今のWBSで手直しの多い作業と頻度、手直しにかかる時間を書き出し、自動にする最初の作業を一つ決めてください。

よくある質問

出典

1. *1　参考：デジタル庁「DS-120 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン実践ガイドブック」（2026年6月12日改定）（https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/e2a06143-ed29-4f1d-9c31-0f06fca67afc/0af5ce68/20260715_resources_standard_guidelines_guideline_05.pdf）。出典：第3編第7章 Step3-2 E・F（WBSで作業計画を確認し進捗を把握する、クリティカル・パスの注記）と第3編第3章 Step.4 A（安易な掛け算の精査）を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
2. *2　参考：総務省「平成30年版 情報通信白書」ビジネスコミュニケーションツールの活用事例（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144230.html）。出典：第1部 第4節（3）イ イージフの事例を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）
3. *3　参考：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）（https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/）。出典：別添1（1）個人情報取扱事業者における注意点 ①②を参照（確認日2026年11月2日）（2026年11月確認）

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