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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

入社日の直前になって、どのパソコンを誰に送ったのか一覧が無いと気づいた。退職した人から戻ってきたパソコンを、初期化しただけで次の人に送ってしまった——。リモートで採用した人の受け入れでは、こうした端末の扱いの抜けが起こりがちです。貸与PCとは、会社が所有したまま社員に使ってもらうパソコンを指します。

リモート採用のオンボーディング（入社した人を受け入れて仕事を始めてもらうまでの段取り）では、この貸与PCを宅配で届け、ビデオ会議で説明しながら使い始めてもらうことになります。発送の前に設定を済ませておけば、入社初日から作業を始めてもらえます。ただし万能ではなく、端末を整えても、使い方の決まりを本人が知らなければ紛失や情報漏えいは防げません。本記事では、エンジニアを採用する実務担当者に向けて、発送から返却までの準備と、貸与と支給の違い、そして外部に委託するときに確認したい点を整理します。

リモート採用の貸与PCとは

総務省の「中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き（チェックリスト）」は、テレワークの方式を、端末が会社支給か個人所有かでまず分けています。会社支給の端末には、VPN（暗号化した通信で社内につなぐ仕組み）で社内につなぐ方式やクラウドサービスに直接つなぐ方式など4つがあり、端末にデータを保存する方式ほど紛失への備えが要ります。

総務省が2025年2〜3月に行った実態調査では、テレワークを導入している653社のうち80.6%が、通常職場で使っている会社支給のパソコンをテレワークでも使ってよいとしていました。テレワーク用に別に用意した会社支給のパソコンは47.3%、従業員の私用のパソコンは17.3%です（複数回答）。^*3 会社のパソコンを使ってもらう形が大半を占めています。

リモートで採用した人に貸与PCを届けるまでの作業は、発送の前、初期設定、受け取り、返却の4つに分けると整理しやすくなります。入社初日のログインや本人確認の設定は「リモート採用のオンボーディング、入社初日の作業環境の不備を防ぐ」で扱ったので、ここでは端末そのものの準備に絞ります。

発送の前に決めること

最初に用意するのは、端末を管理する台帳です。総務省の「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」は、システム・セキュリティ管理者の基本対策として台帳を整え、シリアルナンバー（製造番号）、OS（端末を動かす基本ソフト）の種別とバージョン、使っているアプリケーション、更新プログラムの適用状況、利用者、所在を必要に応じて把握するよう求めています。^*1 入社する人の名前と送り先は、発送の前にこの台帳へ書き込んでおきます。

次に、その端末で業務に使ってよいソフトウェアとクラウドサービスを決めます。ガイドラインは、業務上利用できるハードウェア、ソフトウェア、クラウドサービスなどを定めてルールとして周知し、ルールで許可していないものは事前の申請を求め、問題がないと確認できたものだけ利用を許可するとしています。入社前に本人が使う予定の開発ツールを聞き、許可するものは初期設定の段階で入れておくと、入社後の申請が減ります。

発送の日は、初期設定にかかる日数と配送の日数を入社日から逆算して決めます。受け取りの確認に1日使えるようにしておくと、届かなかったときに入社日までに送り直せます。送り先は本人の自宅にし、受け取りの記録が残る配送方法を選んでおくと、台帳の所在と合わせやすくなります。

初期設定で済ませておくこと

ガイドラインは対策に「管理者B-1」のような番号を振り、まず取り組む「基本対策」と、余力があれば進める「発展対策」に分けています。発送の前に済ませておきたいものを並べると次のようになります。表のMDMは、端末をまとめて遠隔で管理する仕組みです。

MDMについて、ガイドラインは紛失や盗難に備えて導入し、遠隔でのデータとアカウントの初期化、ログイン時のパスワード認証の強制、ハードディスクの暗号化などの機能を有効にするよう求めています。^*1 配送中の紛失に備え、暗号化と遠隔での初期化は、端末が会社を出る前に有効にしておきます。

中小企業向けの手引きは、会社支給の端末でVPNを使う方式について、優先度の高い対策として、ウイルス対策ソフトの導入と常時の検査の有効化、メーカーのサポートが終わったOSやアプリケーションを使わないこと、離席するときの画面のロック、のぞき見防止フィルタの貼り付けなどを挙げています。^*2 フィルタは、発送の前に貼っておけば本人の作業が一つ減ります。

こうした対策が実際にどこまで進んでいるかは、先の実態調査で分かります。テレワークの利用者や利用端末の把握・管理を「十分に実施している」企業は60.5%でしたが、テレワーク端末の紛失対策は33.2%、のぞき見防止対策は20.5%にとどまりました。^*3 端末の把握はしていても、紛失に備えた対策までは十分でない会社が多いことになります。

受け取りの確認

貸与PCが届いたら、その日のうちに本人と一緒に中身を確かめます。本体の裏などにある製造番号を読み上げてもらい、台帳の番号と同じかを見ます。付属品もそろっているかを確かめ、受け取った旨をメールで返してもらえば受領の記録になります。台帳の所在は、このとき本人の自宅に書き換えます。

このとき本人に伝えておきたいのは、貸与PCは会社が守るべき情報を扱う財産だということです。ガイドラインも、そう認識して適切に管理し、盗難や紛失の防止に努めることを、テレワーク勤務者の基本対策にしています。^*1 家族と共用しない、外出先に置いたままにしないなど、具体的な場面を挙げて話しておきます。

もう一つは、なくしたときの連絡先です。手引きは、セキュリティ上の事故が起きたときの対応手順と連絡体制を決め、従業員に緊急連絡先を周知することを、優先度の高い対策にしています。^*2 あわせて総務省は、困ったときに最優先ですべき行動を書いた「緊急時対応カード」をシールの形で公開しており、テレワークを行う従業員に配ってパソコンなどの端末に貼るよう勧めています。連絡先を書き込んだカードを、発送の段階で端末に貼っておく方法もあります。

貸与と支給の違い

会社のパソコンを渡す形には、会社が所有したまま使わせる貸与と、所有権ごと社員に渡す支給があります。厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」は、物品の貸与の状況などによって費用負担の扱いはさまざまだとし、労使でよく話し合ってルールを決め、就業規則などに書いておくことが望ましいとしています。^*4

税の扱いも、貸与か支給かで変わります。国税庁の「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」は、企業が所有するパソコンなどの事務用品を従業員に貸与する場合は給与として課税する必要はないが、支給して所有権が従業員に移る場合は、物で渡した給与（現物給与）として課税する必要があるとしています。^*5 「支給」という形で配っても、従業員が自由に処分できず、業務に使わなくなったときに返却を要するものは、貸与とみて差し支えないとされています。

この扱いは、ディスプレイや椅子、机のような作業環境を整える物品でも同じです。貸与PCと一緒にこうした物品を送るなら、会社の所有であることと、使わなくなったら返すことを、本人に渡す貸与の誓約書などに書き、台帳にも載せておきます。

返却とデータの消去

貸与PCは、退職のほか故障による交換や機種の入れ替えでも戻ってきます。届いたときの箱と緩衝材は取っておいてもらい、返送用の送り状は会社が用意します。届いたら、受け取りのときと同じく製造番号を台帳と照らし合わせます。

戻った端末のデータの扱いについて、ガイドラインは、端末を廃棄するときは内蔵のHDDやSSD（データを記録する装置）を、データ消去専用のソフトウェアを使うか物理的に壊すなどして、完全に復元できない状態にするよう求めています。通常のフォーマットや初期化をしただけでは専門の技術で復元できることにも注意するよう書いています。^*1 次の人に貸し出すときも、同じ消去をしてから初期設定をやり直しておくと、前の利用者のデータが残りません。

本人が返送できない事情があるときは、MDMの遠隔での初期化を使います。アカウントの削除や資料の引き継ぎは「外部人材活用で退職者の引き継ぎを進める、アカウントと資料の渡し方」で扱っています。端末について最後にするのは、台帳の利用者の欄を空欄にし、所在を会社の保管場所に書き換えることです。

つまずきやすい点

一つ目は、紛失への備えを入社後に回してしまうことです。先の実態調査で、テレワークのセキュリティの課題として最も多く挙がったのは「情報端末の紛失に関するリスク」で48.2%でした。次いで、テレワーク中に機密情報を閲覧してよいか、端末に保存してよいかの判断が45.2%です（複数回答）。^*3 宅配で送る貸与PCは、会社を出た時点から紛失の心配が始まります。

二つ目は、台帳を作っても書き換えないことです。利用者や利用端末の把握・管理を「実施しているが不十分」とした企業も29.9%ありました。^*3 発送、受け取り、交換、返却のたびに誰が書き換えるかを決めておかないと、どの端末がどこにあるのかがすぐに分からなくなります。

三つ目は、エンジニアから管理者権限を求められたときの扱いを決めていないことです。開発ではツールの導入や設定の変更が多く、ユーザ権限だけでは作業が止まる場面があります。申請を受けて許可したソフトウェアを会社側で入れる手順か、期限を決めて権限を付ける手順のどちらかを、入社前に決めておきます。

外部に委託するときに確認しておきたい点

業務委託で開発に加わる外部の専門人材には、自社の貸与PCを使ってもらう場合と、委託先が用意した端末を使ってもらう場合があります。自社の端末を貸すなら、社員と同じ台帳に載せ、同じ初期設定で送り、契約が終わる日に合わせて返送の手配をしておきます。貸与と支給の税の扱いは従業員についての話なので、委託先との間では、端末の返却と消去を契約でどう定めるかが要点になります。

委託先の端末を使ってもらうなら、暗号化や更新の状況を誰がどう確かめるかを、作業を始める前に決めておきます。受け入れの手続き全体は「業務委託エンジニアの受け入れで決める5つの手続き」、アカウントと権限の管理は「業務委託エンジニアの受け入れ時の権限管理、付与から削除までの手順」にまとめました。

まとめ：貸与PCで確かめておきたい3つの点

リモート採用のオンボーディングで貸与PCを準備するうえで、確かめておきたい点は3つに整理できます。第一に、台帳に登録し、暗号化とMDM、ユーザ権限などの初期設定を済ませてから発送すること。第二に、届いた日に製造番号を台帳と照らし合わせ、端末を情報資産として扱うことと紛失時の連絡先を本人に伝えること。第三に、返却された端末は専用のソフトウェアなどでデータを消去し、台帳を書き換えることです。この3点を踏まえておけば、「退職した人のパソコンがどこにあるのか、誰も答えられない」という事態を避けやすくなります。端末の準備や受け入れの体制づくりに迷いがあれば、外部の手を借りるのも一つの選択肢です。

よくある質問

出典

1. *1　参考：総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（PDF）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf）。出典：総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（令和3年5月）。第5章2 資産・構成管理（管理者B-1・B-3、勤務者B-1）、第5章3 脆弱性管理（管理者C-1・C-4）、第5章4 特権管理（管理者D-1）、第5章5 データ保護（管理者E-6・E-8・E-9・E-10と記録媒体の暗号化・廃棄の解説）を参照（2026年9月確認）
2. *2　参考：総務省「中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き（チェックリスト）（第3版）」（PDF）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000816096.pdf）。出典：総務省「中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き（チェックリスト）（第3版）」（令和4年5月）。第1部 テレワーク方式の分類（会社支給端末の方式①〜④）、第2部 方式①のチェックリスト（2-1・4-1・4-2・5-1・6-2・7-1・8-1・8-3と注2）、付録の緊急時対応カードの説明を参照（2026年9月確認）
3. *3　参考：総務省「テレワークセキュリティに係る実態調査 調査結果報告書」（PDF）（https://www.soumu.go.jp/main_content/001053494.pdf）。出典：総務省「テレワークセキュリティに係る実態調査 調査結果報告書」（2025年3月、株式会社シード・プランニング）。2025年2月14日〜3月31日のWebアンケート、回答1,541社のうちテレワークを導入している653社。本調査編7 テレワークで利用許可している端末の種類、14 セキュリティ確保に関しての課題点、15 セキュリティ対策実施状況を参照（2026年9月確認）
4. *4　参考：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」（PDF）（https://www.mhlw.go.jp/content/000759469.pdf）。出典：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」。4(2) テレワークに要する費用負担の取扱いを参照（2026年9月確認）
5. *5　参考：国税庁「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」（PDF）（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0020012-080.pdf）。出典：国税庁「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」（令和3年1月、令和8年4月1日更新）。問2 在宅勤務に係る事務用品等の支給、問3 在宅勤務に係る環境整備に関する物品の支給を参照（2026年9月確認）

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