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リファレンスチェックの手順と同意の取り方
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- 身元調査は配慮すべき事項に入っている：厚生労働省は配慮すべき事項の分類のひとつ「採用選考の方法」に身元調査を挙げています*1。
- 分けるのは相手・範囲・同意の3点：推薦者を本人が指定し、聞く内容を職責に限り、実施前に書面で同意を得る形にします。
- 同意なしの照会は枠を外れる：個人情報の収集は本人からの直接又は本人の同意の下で行うことが原則とされています*3。
※ 本記事は2026年8月時点の公式情報（省庁・公的機関・ベンダー公式ドキュメント）に基づきます。
「前職での働きぶりを確認したい」という要望は自然なものです。書類と面接だけでは分からないことがあり、入社後のずれを減らしたいという動機もあります。ただしこの確認は、やり方を決めずに始めると採用選考の方法そのものが問題になる領域に入ります。
厚生労働省は採用選考時に配慮すべき事項を3つに分けて示しており、そのうちのひとつが「採用選考の方法」です。ここには身元調査、合理的・客観的に必要性が認められない健康診断、不適切な応募書類の使用が含まれます*1。照会という行為そのものが、配慮の対象として名前を挙げられているということです。
本記事では、リファレンスチェックを身元調査と分ける条件を整理し、同意の取り方、聞いてよい質問の範囲、得た情報の扱いまでを順に示します。面接での見極めは技術面接で人事が見極める5つの質問で扱っているので、本記事は第三者に聞く場面に絞ります。なお個別の運用が法令に適合するかどうかは解釈を伴います。同意書の文面や社内規程を固める段階では弁護士等への確認を経てください。
目次
「身元調査」は採用選考の方法として名指しされている
まず前提を確認します。ここを飛ばすと、善意で始めた確認が枠を外れます。
厚生労働省の公正採用選考の資料では、就職差別につながるおそれがあるため採用選考時に配慮すべき事項が3つに分類されています。本人に責任のない事項（本籍・出生地、家族に関すること、住宅状況、生活環境など）、本来自由であるべき事項（宗教、人生観、思想、購読物、支持政党、労働組合など）、そして採用選考の方法です*1。3つ目に身元調査が含まれます*1。
同省は、本人の適性・能力に基づいた採用基準とすることによって公正な採用選考を実現しようと呼びかけています*1。東京労働局の資料では、公正な採用選考の基本的な考え方として応募者の基本的人権を尊重すること、応募者の適性と能力に基づいた基準により行うことの2点が示されています*2。
さらに踏み込んだ記述もあります。同資料は、応募者本人の適性と能力に関係のない個人情報の収集（エントリーシートへの記載や面接での質問等、採用選考の全ての場面での情報収集が対象となります。）は、求職者等の個人情報の取扱いを定めた職業安定法第5条の5及び労働大臣指針に違反することになりますと述べています*2。
括弧の中の「採用選考の全ての場面での情報収集が対象」という表現が重要です。面接での質問だけでなく、第三者から聞く場面も同じ枠に入ります。本人に聞けないことを、本人以外から聞いてよいことにはなりません。
つまり論点は「リファレンスチェックをしてよいか」ではなく、どういう形にすれば適性と能力の確認として成立するかです。次節から3つの条件に分けます。
① 推薦者は本人が指定する
1つ目は相手の決め方です。ここが身元調査と分かれる最初の点になります。
会社側が独自に前職の人事部や元同僚を探して連絡を取る形は、本人の関知しないところで情報が集まります。本人が知らない照会は、実質的に調査です。これに対し、本人が推薦者を指名して連絡先を提供する形なら、誰に何を聞かれるかを本人が把握できます。
個人情報の収集について、指針では本人からの直接又は本人の同意の下で収集することが原則とされています*3。推薦者を本人が指定する形は、この原則に沿った組み立てです。
- 推薦者の条件は先に示す。「直近3年以内に一緒に働いた方で、業務上の指示関係があった方」など、範囲を伝えて本人に選んでもらいます
- 人数を決めておく。1〜2名で足ります。増やすほど本人の負担が増え、日程も延びます
- 現職の関係者を必須にしない。在職中の候補者にとって、現職に転職活動を知られることは不利益になり得ます
- 推薦者が用意できない場合の扱いを決めておく。それを理由に不利に扱わない、と最初に伝えます
4つ目を明示しておく意味は大きいでしょう。フリーランス経験が長い人、前職が廃業している人、在職中で誰にも話していない人。推薦者を出せない事情は適性や能力とは関係ありません。出せないことが減点になる運用にすると、確認の目的から外れます。
② 聞く内容は、担う職責に関係する事実に限る
2つ目は質問の範囲です。ここが最も設計しやすく、そして最も崩れやすい部分になります。
崩れる理由は単純で、会話だからです。推薦者との対話が進むと、人物評や私生活の話に流れます。質問票を事前に作り、そこから外れないという運用にしておくのが要点です。
| 聞ける（職務に関係する事実） | 聞かない（適性・能力と関係しない） |
|---|---|
| 担当していた業務の範囲 | 家族構成、家庭の事情 |
| 決めていた判断の範囲 | 出身地、本籍地、生育環境 |
| 在籍期間と役割の変化 | 宗教、支持政党、思想信条 |
| チーム内での連携のしかた | 労働組合への加入状況 |
| 得意だった領域と、苦手だった領域 | 健康状態、通院歴 |
| 入社後に支援があるとよい点 | 退職理由の詮索、人物としての評判 |
右列のうち上から4つは、指針が原則として収集してはならない個人情報として挙げているものに対応します。人種、民族、社会的身分、門地、本籍地、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事情、思想及び信条、労働組合への加入状況の3分類です*3。
左列を作るときの起点は、募集要項に書いた担当範囲です。求人票に書いていないことは聞く理由がありません。要件の言語化はエンジニア求人票の書き方と必須14項目で扱いました。書いた職責の一つひとつに対して「これは第三者に確認したいか」を判定すれば、質問票はそのまま出来上がります。
実施の形式も先に決めておきます。電話か、オンラインの通話か、書面での回答か。書面は範囲から外れにくい一方、行間の情報が拾えません。通話は補足が聞ける代わりに脱線しやすくなります。どちらを選ぶ場合も、質問票を先に渡しておく点は変わりません。所要時間も伝えておくと、推薦者の負担が読めます。
もうひとつの原則は、評価ではなく事実を聞くことです。「優秀でしたか」ではなく「どの範囲を任せていましたか」。前者は推薦者の主観であり、後者は確認できる事実です。判定に使えるのは後者だけでしょう。
③ 同意は、実施の前に書面で取る
3つ目が同意です。口頭で「リファレンスをお願いします」と伝えるだけでは、何に同意したのかが残りません。
職業安定法第5条の5は、労働者の募集業務の目的の達成に必要な範囲内で、募集に応じて労働者になろうとする者等の個人情報を収集、保管、使用しなければならない旨を規定しています*2。「必要な範囲内」を本人と共有しておく手段が、同意書です。
書面に載せる項目は5つで足ります。
- 目的。何のために実施するか（例：募集ポジションの職責に関する経験の確認）
- 相手。本人が指定した推薦者に限ること
- 項目。質問票の内容そのもの。添付して見せます
- 使い方。選考の判断のみに使うこと、保管する期間と範囲
- 断れること。同意しないことを理由に不利に扱わないこと
3つ目の「質問票を見せる」が、実務では要点になります。聞く内容を先に開示すると、範囲外の質問が自然に抑えられます。推薦者にも同じ質問票を渡しておけば、想定外の話題に流れる余地が減ります。
目的の書き方には基準があります。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人情報取扱事業者が個人情報を取り扱うにあたって利用目的をできる限り特定しなければならないと示しています*4。また、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとも示されています*4。「採用のため」では特定として弱く、何に使うかを書く必要があります。
利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならず、変更した場合は本人に通知し、又は公表しなければならないとされています*4。選考の判断のために取得した内容を、後から別の用途に回すことはできないという理解になります。
得た内容を、どう判定に使うか
実施したあとの扱いも決めておきます。ここが曖昧だと、集めた情報が判断の外で影響を持ちます。
原則は評価基準に紐づけることです。選考で見る観点があらかじめ決まっていれば、聞いた内容はその観点のどれかに当たります。当たらない情報は、判定に使わないという整理ができます。観点の作り方はコーディングテスト導入の進め方と評価基準で扱いました。
| 出てきた内容 | 扱い |
|---|---|
| 評価観点に当たる事実 | 観点の記録に転記し、判断材料にする |
| 面接での説明と食い違う事実 | 本人に確認する機会を設ける。片側だけで結論を出さない |
| 推薦者の主観的な人物評 | 判定には使わない。記録も残さない |
| 聞いていないのに語られた属性情報 | 記録しない。その場で話題を戻す |
2行目が特に重要でしょう。推薦者の記憶も完全ではありません。食い違いが出たときに本人へ確認せず不採用にすると、応募者は理由も分からないまま落ちます。確認の機会を設けることは、判断の精度の面でも公平さの面でも合理的です。
4行目のように、聞いていない情報が語られる場面は起こります。推薦者が善意で家庭の事情や健康状態に触れることもあります。記録しないという運用をあらかじめ決めておくと、その場で迷いません。質問票を推薦者にも渡しておく理由のひとつです。
実施しないという選択も普通にある
最後に、導入そのものの判断について書きます。すべての採用で必要なわけではありません。
コストは小さくありません。同意書の準備、質問票の設計、推薦者との日程調整、実施と記録。1名あたり数日から1週間程度、選考期間が伸びます。市場が混んでいる時期には、この日数がそのまま辞退につながります。選考期間の測り方は採用KPIに置く5つの指標と分母の決め方で扱いました。
判断の目安を置きます。
- 向くのは、任せる判断の範囲が広いポジション。設計の最終判断や、外部との折衝を任せる枠では、実務での振る舞いを確認する価値があります
- 向かないのは、課題や面接で確認できる範囲のポジション。実装中心の枠なら、選考課題のほうが直接的です
- 採用数が年に数名なら、まず質問票だけ作る。実施はポジションごとに判断する形で足ります
実施しないと決めた場合、その分の確認は選考の中に置き直すことになります。技術的な確認は課題や面接、働き方の条件は面談で、といった配分です。確認したい項目が消えるわけではなく、確認する場所が変わるだけだと考えると設計しやすいでしょう。
なお、選考の設計や質問票の整備に手が回らない局面では、業務委託で当座の人手を確保する選択もあります。ただし何を確認するかの判断は社内に残ります。順序としては、募集要項に書いた職責を見直すところから始めるのが無理のない進め方です。
着手の順序——質問票の1枚から
導入すると決めた場合の順序です。ツールの契約は最後で構いません。
- ① 対象ポジションを1つ決める。任せる判断の範囲が広い枠を選びます
- ② 募集要項の担当範囲から質問票を作る。各項目について「第三者に確認したいか」を判定し、残ったものを質問にします
- ③ 聞かない項目を明記する。表1の右列を質問票の末尾に添えると、実施者が迷いません
- ④ 同意書を作る。目的・相手・項目・使い方・断れることの5点。質問票を添付します
- ⑤ 記録の様式を決める。評価観点ごとの欄と、判定に使わない情報は書かない旨を様式に書いておきます
- ⑥ 文面を専門家に確認する。同意書と質問票を弁護士等に見てもらってから運用に入ります
②で作った質問票は、そのまま面接の確認項目にも使えます。第三者に聞きたいことは、本人にも聞きたいことです。両方で同じ観点を使えば、突き合わせもしやすくなります。
⑤の記録の様式には、実施日・推薦者との関係・所要時間も欄として入れておくと後で振り返れます。同じ質問票で複数名に聞いたとき、回答の傾向が推薦者の立場によって変わることがあります。直属の上長と同僚では見えていた範囲が違うため、関係を記録しておくと読み方を調整できます。
⑥を省かないでください。同意の取り方と質問の範囲は、法令の解釈と自社の運用の組み合わせで決まります。本記事の整理は考える順序の提示までで、文面の妥当性は専門家の判断が要る領域です。
まとめ：リファレンスチェックで押さえる3つの視点
第一に、照会という行為そのものが配慮の対象として名前を挙げられているという点です。厚生労働省は採用選考時に配慮すべき事項を、本人に責任のない事項・本来自由であるべき事項・採用選考の方法の3つに分類しており、3つ目に身元調査、合理的・客観的に必要性が認められない健康診断、不適切な応募書類が含まれます。東京労働局の資料は、応募者本人の適性と能力に関係のない個人情報の収集は、採用選考の全ての場面での情報収集が対象となり、職業安定法第5条の5及び労働大臣指針に違反することになると述べています。本人に聞けないことを本人以外から聞いてよいことにはなりません。第二に、身元調査と分けるのは相手・範囲・同意の3点だという点です。推薦者は本人が指定し、条件と人数を先に示し、用意できないことを理由に不利に扱わないと明記します。聞く内容は募集要項に書いた担当範囲から作った質問票に限り、評価ではなく事実を聞きます。指針が原則として収集してはならないとする人種・民族等、思想及び信条、労働組合への加入状況は当然に対象外です。第三に、同意は実施の前に書面で取るという点です。目的・相手・項目・使い方・断れることの5点を載せ、質問票を添付して聞く内容を開示します。個人情報保護委員会のガイドラインは利用目的をできる限り特定しなければならないとし、あらかじめ本人の同意を得ないで特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱ってはならないとしています。得た内容は評価観点に紐づけ、面接での説明と食い違う場合は本人に確認する機会を設けてください。募集要項の担当範囲から質問票を1枚作るところから始め、文面は弁護士等の確認を経て運用に入ります。
よくある質問
本人の同意なしに前職へ問い合わせてもよいですか。
避けてください。指針では個人情報の収集は本人からの直接又は本人の同意の下で収集することが原則とされています。本人が関知しないところで情報を集める形は、実質的に身元調査に近づきます。厚生労働省は採用選考時に配慮すべき事項の分類のひとつ「採用選考の方法」に身元調査を挙げています。推薦者は本人に指定してもらい、実施の前に目的・相手・項目・使い方を示して書面で同意を得る形にしてください。
推薦者を出せないと言われた場合、どう扱えばよいですか。
それを理由に不利に扱わないと最初に伝え、そのとおり運用してください。フリーランス経験が長い、前職が廃業している、在職中で誰にも話していないなど、推薦者を出せない事情は適性や能力とは関係ありません。同意書にも「同意しないことを理由に不利に扱わない」と明記しておくと、実施者側の判断も揃います。確認したい項目は、選考課題や面接の中に置き直してください。
推薦者に聞いてよいことと、聞けないことの線引きは。
募集要項に書いた担当範囲から質問票を作り、そこから外れないという運用にします。聞けるのは担当していた業務の範囲、決めていた判断の範囲、在籍期間と役割の変化といった職務に関係する事実です。指針が原則として収集してはならないとする人種・民族・社会的身分・門地・本籍地・出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事情、思想及び信条、労働組合への加入状況は対象外です。家族構成や健康状態も同様に聞きません。あわせて、評価ではなく事実を聞くという原則を守ってください。
同意書には何を書けばよいですか。
目的、相手、項目、使い方、断れることの5点で足ります。目的は「採用のため」では特定として弱く、個人情報保護委員会のガイドラインが利用目的をできる限り特定しなければならないとしているため、何に使うのかを具体的に書きます。項目は質問票そのものを添付して開示すると、範囲外の質問が自然に抑えられます。使い方には保管する期間と範囲も含めてください。文面の妥当性は弁護士等に確認してから運用に入ることをおすすめします。
聞いた内容が面接での説明と食い違いました。どうすべきですか。
本人に確認する機会を設けてください。推薦者の記憶も完全ではなく、片側の情報だけで結論を出すと判断の精度が落ちます。応募者から見ても、理由が分からないまま落ちる形になります。あわせて、推薦者の主観的な人物評は判定に使わず記録も残さない、聞いていないのに語られた属性情報は記録しないという扱いを事前に決めておくと、実施者がその場で迷いません。
出典
- *1 参考：厚生労働省 公正な採用選考をめざして「採用選考時に配慮すべき事項」（https://kouseisaiyou.mhlw.go.jp/consider.html）。採用選考時に配慮すべき事項の3分類（本人に責任のない事項・本来自由であるべき事項・採用選考の方法）と、採用選考の方法に身元調査、合理的・客観的に必要性が認められない健康診断、不適切な応募書類が含まれることの一次情報として（2026年8月確認）
- *2 参考：厚生労働省 東京労働局「公正な採用選考を行うために」（https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/shokugyou_shoukai/saiyou.html）。公正な採用選考の2つの基本的な考え方、職業安定法第5条の5の規定内容、および適性と能力に関係のない個人情報の収集が採用選考の全ての場面を対象として同条および労働大臣指針に違反することの一次情報として（2026年8月確認）
- *3 参考：厚生労働省 新潟労働局「求職者等の個人情報の取り扱いについて」（https://jsite.mhlw.go.jp/niigata-hellowork/jigyounushi/kousei_saiyou/kojinjouhou.html）。原則として収集してはならない個人情報の3分類、および収集は本人からの直接又は本人の同意の下で行うことが原則であることの確認として（2026年8月確認）
- *4 参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/）。利用目的をできる限り特定しなければならないこと、利用目的の変更の範囲と通知・公表、および特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いの制限の確認として（2026年8月確認）
