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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

毎月、表計算ソフトにまとめた受注や経費の一覧を、基幹のシステムの画面に1件ずつ写していく。締めの時期が近づくと、この転記だけで何時間も取られる。RPAを入れればこの作業がなくなるのか、入れて失敗しないかを調べている担当者に向けて、向く作業の見分け方を先に示します。

答えを先に示すと、RPAが向くのは手順と画面が変わらない繰り返しの作業です。入れれば事務の手作業がまとめて自動になるわけではなく、止まったときに直す担い手と、例外を人に戻す手順を先に決めておくことが失敗を防ぎます。本記事では、中小企業基盤整備機構のJ-Net21と総務省のガイドブックをもとに、作業の選び方から導入後の備えまでを整理します。

繰り返しの転記を続けると、何を失うか

転記を手で続けると、写す時間に加えて、入力の誤りを見つけて直す時間も毎月積み重なります。その分だけ、取引先への対応や数字の見直しといった本来の業務に回せる時間が削られていきます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、パソコン上で行う作業を自動化する仕組みです。中小企業基盤整備機構のJ-Net21は、データ入力やコピー&ペーストのような繰り返し作業をロボットに自動で行わせられると説明しています。^*1 人がマウスとキーボードで行う操作を再現するため、プログラムからの制御を受けつけないアプリケーションでも操作できる点が特徴とされています。^*2

総務省の情報通信白書（平成30年版）も、定型的なホワイトカラー業務をロボットで置き換えるRPAの導入が進みつつあり、これまで省力化が難しかった業務でも省力化が進むと予想しています。^*4 自分の作業が向くかどうかは、次の表の条件と照らすと見当が付きます。

RPAに向く作業の条件と、自分の作業で確かめる問い

条件	公的な解説の記述	自分の作業で確かめる問い
繰り返しの作業	単純な繰り返し作業やルーチンワークに最適（J-Net21）	毎月・毎週、同じ作業をくり返しているか
様式の決まったデータ	様式の決まったデータを大量に扱う業務に向く（J-Net21）	写す元の表や伝票の形が決まっているか
人が決めた判断の基準	判断の基準は人間が決め、コンピューターはそれに従う（J-Net21）	手順の中に「場合による」の判断が残っていないか
入口が電子化されている	起点となる情報が電子化されている、または電子化できる業務（総務省）	元の情報が紙ではなく、ファイルや画面にあるか

解決したい方向ごとの短い答えは次のとおりです。

• 毎月の転記の時間を減らしたいなら：手順と画面が変わらない作業を1件選び、小さく試す
• 作った自動化を止めずに使い続けたいなら：作る前に、直す担い手と例外を人に戻す手順を決める
• 上長の承認を得たいなら：今の作業時間を測り、費用と同じ期間で並べて示す

悩みごとに先に読む章

悩み	先に読む章
毎月の転記に何時間も取られている	向く業務の洗い出しと導入の手順
作った自動化が止まったら直せる人がいない	作った後の体制と保守
効果を数字で示さないと承認されない	費用対効果の見積もり方

失敗の原因は、手順が決まっていない作業を選ぶこと

RPAの導入でつまずく原因は、道具の良し悪しより、選んだ作業の側にあることが少なくありません。J-Net21の解説は、きちんと定義された作業ならロボットは間違えない一方で、想定と違うものが画面に表示されるとすぐに止まってしまうと説明しています。^*2

総務省が自治体向けにまとめたRPA導入のガイドブックも、RPAに適した業務を対象にしなければ、作ったシナリオ（自動化する手順を定義したもの）がうまく動かず、自動化できても効率化の効果がほとんど出ないと注意しています。操作する画面や元の帳票の仕様が変われば、その時点から意図した動作ができなくなるとも書かれています。^*3

止まったときに直す人がいなければ、自動化はそのまま放置されます。同じガイドブックは、担当者の異動などでメンテナンスされずに放置されたRPAを通称「野良ロボット」と呼び、セキュリティ上のリスクにもなりかねないとしています。候補の作業について、次の3点を確かめてみてください。

• その作業の手順を紙に書き出せるか
• 画面や様式が月ごとに変わらないか
• 例外の処理がどれだけ混ざるか

1つでも答えに詰まる作業は、RPAで作る前に手順をそろえるところから始めます。かかる費用と効果の確かめ方は、後半の「費用対効果の見積もり方」で扱います。

自動にする作業を選ぶ4つの基準

自動にする作業は、次の4つの基準で選びます。4つとも当てはまる作業から始めると、作った後に止まりにくく、止まっても直せます。

自動にする作業を選ぶ4つの基準

基準	目安	当てはまらないときの扱い
手順の決まり具合	誰がやっても同じ手順になるか	先に手順をそろえ、書き出してから選び直す
画面と様式の変わりにくさ	使う画面や表の形が頻繁に変わらないか	変更の予定が落ち着くまで待つか、別の作業を選ぶ
例外の少なさ	例外を人に戻す線を引けるか	例外の多い工程は人に残し、決まった部分だけを候補にする
止まったときに直す担い手	社内か委託先に、直す人を決められるか	直す人が決まるまでは本番の業務で使わない

総務省のガイドブックは、対象の業務を選ぶ判断基準として、定型的で複雑な判断を要しない業務、大量の処理をくり返す業務、処理の対象が安定して変化が少ない業務などを挙げています。^*3 表の4つは、これを担当者が自分の作業に当てはめやすい形に絞り、直す担い手を加えたものです。

件数も見ておきます。同じガイドブックは、RPAの効果は処理の件数が多いほど大きくなると書いています。月に数件しかない作業より、件数の多い作業を先に選ぶほうが、作る手間に見合いやすくなります。

営業事務が最初の作業を選ぶ場面

4つの基準を、営業事務の担当者が最初の作業を選ぶ流れに当てはめてみます。候補は、受注の表から基幹のシステムへの転記と、問い合わせのメールの振り分けの2つです。

2つの候補の作業を4つの基準で比べる

基準	受注の表から基幹のシステムへの転記	問い合わせのメールの振り分け
手順の決まり具合	表の列を決まった画面の欄に写す。手順は毎回同じ	文面を読んで振り分け先を決める。人によって判断が分かれる
画面と様式の変わりにくさ	受注の表の形と入力の画面は毎月同じ	送り手ごとに文面の形が違う
例外の少なさ	品番が見つからない行などを人に戻せばよい	どこに振り分けるか迷うメールが多く混ざる
止まったときに直す担い手	表の形が変わったときに直す人を決めやすい	振り分けの決まりが変わるたびに直す必要がある

この比べ方から、担当者は次の順で判断を進めます。

• 2つの作業を4つの基準で比べ、手順と画面の決まった転記を先に選ぶ
• 品番が見つからない、金額が空欄といった例外の行は、処理を止めずに一覧に残し、人が確かめる手順にする
• 今の転記にかかる毎月の時間と、作る人・直す人の案をまとめて上長に提案する

後半では、導入の手順、費用対効果、別の手段との比べ方、作った後の体制、権限と情報の扱いを順に確かめます。最初の1件の選び方から相談したい場合は、次の窓口もご利用ください。

向く業務の洗い出しと導入の手順

作業を書き出し、基準で1件に絞り、小さく作って試してから広げます。最初から広い範囲を自動にしようとすると、止まったときに原因を探す範囲も広がります。

J-Net21の連載は、自動化する業務の範囲を決めたら、その作業のインプット（参照する帳票やデータ）とアウトプット（入力する先）を整理し、いきなり広い範囲を設定せず小さく始めながら範囲を調整するよう勧めています。^*2 図の手順ごとに、公的な解説が挙げる注意点は次のとおりです。

• 書き出す：時間や手間を多く取られている作業に注目すると、効果を得やすい（J-Net21）
• 1件に絞る：業務の入口（インプット）と出口（アウトプット）、使うシステムを明確にする（総務省）
• 目標を決める：自動化で得たい効果を決め、実際に使う現場の担当者と共有する（J-Net21）
• 小さく作って試す：今の業務と並行しながら調整できる小さな業務から始める（J-Net21）
• 確かめて広げる：一通り動いたら効果を確かめ、次の範囲に取り組む（J-Net21）

試す段階では、1件あたりの処理時間も測ります。総務省のガイドブックは、RPAは人手より速くても一瞬で処理が終わるわけではなく、画面の切り替えが多いと思った以上に時間がかかる場合があるとして、テストの際に実行時間を測ることを勧めています。^*3

作るときは、本番の業務への影響にも気を配ります。同じガイドブックは、作成中は実データを扱わずにテスト用のデータを使うこと、実データで誤った登録や更新をした場合の戻し方を先に考えておくことを挙げています。

費用対効果の見積もり方

利用料と作る・直す工数を費用に、毎月の削減時間を効果に置いて、同じ期間で比べます。作る手間は最初の一度で終わりますが、直す手間は使い続ける限り続くため、比べる期間をそろえないと効果を大きく見積もりがちです。

費用対効果に並べる項目

区分	項目	見積もり方
費用	道具の利用料	候補の道具の初期費用と毎月の費用を、比べる期間の分だけ合計する
費用	作る工数	手順を書き出し、作り、試す時間。1件目は試行錯誤の分の幅を持たせる
費用	直す工数	過去1年に画面や表の形が変わった回数から、直す時間を見込む
効果	削減時間	1か月の作業時間を記録し、自動にした後の時間との差を年間に直す
効果から引く	前後の作業の時間	元の表を整える準備や、処理の結果を確かめる時間を、試した期間に測る

総務省のガイドブックは、自動にした後の年間の作業時間を見積もり、年間削減時間や業務時間削減率を算定して目標にするとしています。その際、自動化で短くなる時間だけに注目せず、処理の前後に加わる準備や確認の時間もしっかり見積もるよう求めています。^*3

お金に換算するときは、同じガイドブックの計算式「（年間削減時間）×（人件費単価）－（RPAのコスト）」が使えます。上長への説明では、この式に入れた数字が何を測ったものかを、表と一緒に示します。

道具の費用の目安として、J-Net21の2023年の解説は、パソコンに入れて使う型で初期費用が0円から数十万円程度、運用費用は月額数万円程度からとしています。サーバーの型やクラウドの型は、もう少し高額になるとされています。^*1

数字にしにくい効果も添えます。総務省は、定量的な効果が見込めないことを理由に導入を諦める例も少なくないとして、入力の誤りが減るといった定性的な効果も含めて目標を定めることを勧めています。

RPAで進めるか、別の手段にするかの判断の材料

システムの機能や連携で済むなら、画面の操作を自動にするより先にそちらを検討します。RPAは画面の変化に弱いため、同じことを画面を通さずにできる手段があれば、そのほうが止まりにくくなります。

総務省のガイドブックは、定型的な業務の自動化では業務システムの導入を検討するのが一般的だとしたうえで、開発費などのコストが大きいため、処理件数の少ない業務ではシステム化が見送られる傾向があると説明しています。RPAは、そうした業務にも比較的低いコストと短い期間で導入できるとされています。^*3

手作業を減らす手段の比べ方

手段	向く場面	先に確かめること
システムの機能や連携	今使っているシステムに、取り込みや連携の機能がある	ファイルの取り込みや連携の設定で済まないか
RPA	複数の画面をまたぐ、繰り返しの入力や転記	画面と様式が当面変わらないか、直す担い手がいるか
決まった用途の安価な道具	名刺の登録など、用途の決まった作業	同じ用途の道具が既に安く出ていないか
手作業のまま手順を見直す	例外が多く、判断の入る作業	手順をそろえれば、作業そのものが減らないか

J-Net21の連載は、もっと安い手段がないかを意識して探しておくよう勧めています。名刺を読み取って登録する作業をRPAで一から作るより、スマートフォン向けの安価なアプリで済む場合があるという例です。^*2 総務省のガイドブックも、ある自治体ではRPAでなければ効率化できなかった作業が、別の自治体ではシステムの機能で解決されていたこともあり得るとしています。

表計算ソフトの中だけで完結する作業なら、マクロで済む場合もあります。マクロに任せる範囲の考え方は、VBAで業務はどこまで自動化できるかで扱っています。

視点を変えると、転記そのものを減らせる場合もあります。受注を最初から基幹のシステムに入れる流れにそろえる、届いた書類の読み取りや突き合わせをAIに手伝わせるといった、業務の流れの組み替えです。こうした見直しを一人の工夫で終わらせず、手順と確かめ方を部署で共有して改善を続けられる形にすると、自動化は長く使えます。社内で回せる形づくりを考えるときは、LASSICへのご相談も選択肢の1つです。

作った後の体制と保守

作る人・直す人・止まったときの連絡先を決め、手順書を残します。総務省のガイドブックは、RPAの効果は一度シナリオが完成すれば続くものではなく、使い始めてからも効果を保つ取り組みが要るとしています。^*3

決めておく役割は次の4つです。小さな職場では1人が2つの役割を兼ねてもかまいませんが、作る人と直す人が同じ1人だけという状態は避けます。

作った後に決めておく役割

役割	すること
作る人	手順を書き出し、自動化を作って試す
直す人	画面や様式が変わったときに直す。作る人とは別に1人以上決める
止まったときの連絡先	止まったことに気付いた人が、誰に知らせるかを決めておく
手作業に戻す人	直るまでの間、手作業で処理を続ける

同じガイドブックは、作った人の異動や退職で中身が分からなくなり直せなくなることへの備えとして、RPAの仕様や操作方法を文書に残すことを求めています。長く任せきりにすると、いざというときに手で処理できる人がいなくなるおそれもあるとしています。手順書には次の点を残しておきます。

• 自動化の目的と、処理の中身
• 操作する画面と、元にする表の名前
• 例外のときに人に戻す手順
• 止まったときに手作業で代わりに行う手順
• 動かした記録（ログ）と、処理の結果の確かめ方

J-Net21の連載も、作った人が異動すると何をしているのか分からなくなりがちだとして、業務の目的や処理の内容、チェックしている内容を文書にし、関係する担当者の間で共有しておくことを勧めています。^*2

直す作業を委託する場合は、どこまでを社内で直すかを先に決めます。J-Net21は、帳票が少し変わっただけで修正を依頼していては大変なので、軽微な変更は自社の担当者で対応できるようにしておくことが望ましいとしています。総務省も、全ての改修を委託するなら保守費用を十分に確保し、難しければ軽微な変更だけでも内部で対応できる体制を考えるとしています。作成や保守を外注するときの進め方は、RPAによる業務自動化を外注する進め方で扱っています。

権限・情報の扱い・契約で確かめる点

自動化に使わせるアカウントの権限、IDとパスワードの管理、委託するときの取り決めを確かめます。RPAは人に代わってシステムを操作するため、人のアカウントと同じだけの注意が要ります。

総務省のガイドブックは、RPAは人に代わって業務システムを操作する権限を持つため、正当な権限を持たない人でも実行できる状態だと、悪意をもって不正に使われるおそれがあるとしています。また、IDとパスワードをシナリオのファイルの中に持たせていると、製品の設定や保存の状態によっては誰でもファイルを見られ、そこから不正に取得されることも考えられるとしています。^*3

権限と情報の扱いで決めること

確かめる点	公的な解説が挙げる対策の例（総務省）	社内で決めること
アカウントの権限	ログインを自動化する場合はRPAの権限を必要最小限にする	RPA専用のアカウントを作るか、権限をどこまでにするか
IDとパスワード	認証情報は暗号化して保存する。ファイルの閲覧・編集をパスワードで制限する	認証情報を置く場所と、見られる人
実行の制限	起動時パスワードによりRPAの実行を制限する	RPAを動かしてよい人
作るときのデータ	作成・保守中は実データを扱わず、テスト用のデータを用いる	テスト用のデータを誰が用意するか

RPA専用のアカウントを用意すると、RPAが処理したことを後から見分けられるようになるとも説明されています。人の操作と自動の処理を分けて記録できるため、誤った登録があったときに原因を追いやすくなります。

作成や保守を委託する場合は、作り始める前に次の点を取り決めておきます。

• 委託先が直す範囲と、直すたびにかかる費用
• 作った後に受け取る手順書と、シナリオのファイルの持ち主
• 業務システムのIDとパスワードを、誰がどこで扱うか
• 止まったときの連絡の窓口と、返事を受け取るまでの目安

総務省のガイドブックは、シナリオの作成・保守を外部に委託する場合は変更に費用がかかる可能性があるため、業務の見直しはなるべく早い時期に行う必要があるとしています。手順をそろえてから作り始めることが、委託の費用を抑えることにもつながります。

まとめ：RPAは手順と画面が変わらない作業から

RPAは、手順と画面が変わらない繰り返しのパソコン操作を自動にする手段で、転記や集計などに向きます。手順の決まり具合・画面と様式の変わりにくさ・例外の少なさ・止まったときに直す担い手の4つの基準で作業を選び、例外を人に戻す手順と手順書を用意しておけば、作った自動化が止まっても直して使い続けられます。今日からは、毎月の繰り返しの作業を書き出し、4つの基準で1件に絞るところから始めてください。

よくある質問

RPAとマクロは何が違いますか

マクロは一つの道具の中の処理、RPAは複数の画面をまたぐ操作を自動にします。表計算ソフトの中で完結する作業ならマクロ、基幹のシステムやブラウザの画面をまたぐ作業ならRPAが候補です。どちらも、作った後に直す人を決めてから選びます。

どんな作業に向きませんか

手順が人によって違う作業や、画面や様式が頻繁に変わる作業には向きません。例外の多い作業は、決まった部分だけを自動にし、判断の入る部分は人に残します。

プログラミングの知識は要りますか

道具によって異なるため、作る人と直す人の技量を前提に選びます。画面上で手順を組み立てられる道具が多い一方、総務省のガイドブックは、繰り返しや条件分岐などの基礎的な素養は必要になることが多いとしています。

止まったときはどうしますか

例外を人に戻す手順と、直す人の連絡先を先に決めておきます。直るまでの間は手作業で処理を続けられるよう、代わりに行う手順も手順書に残しておきます。

効果はどう示せばよいですか

今の作業時間を記録し、試した後の時間と並べて示します。処理の前後に加わる準備や確認の時間も差し引き、道具の費用や作る・直す時間と同じ期間で比べます。

出典

1. *1　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 J-Net21「RPAツールを導入する」（https://j-net21.smrj.go.jp/handbook/productivity/rpa.html）。出典：1.RPAとは（繰り返し作業の自動化）、1.(2)得意分野、2.(3)導入費用の低価格化（初期費用・運用費用の目安）を参照（2023年8月16日の記事、2026年10月30日確認）（2026年11月確認）
2. *2　参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構 J-Net21「第24回：RPA導入編」（中小タスクが行く！）（https://j-net21.smrj.go.jp/tasuku/case24.html）。出典：RPAとは（操作の再現・様式の決まったデータ）、導入のメリット（想定外の画面で停止）、導入の3ステップ（範囲の決め方・スモールスタート・軽微な変更の自社対応）、注意点（もっと安い手段・文書化と共有）を参照（2020年1月20日の記事、2026年10月30日確認）（2026年11月確認）
3. *3　参考：総務省「自治体におけるRPA導入ガイドブック」（令和7年7月）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000731625.pdf）。出典：2.1（業務システム・マクロ機能との比較）、2.3、2.4（FAQ）、3.4.1 表3-2、3.6、3.6.3 表3-3、3.9、4.1.1、4.2(3)、4.3 表4-3を参照（2026年10月30日確認）（2026年11月確認）
4. *4　参考：総務省「平成30年版 情報通信白書」ICTによる生産性向上の事例（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd132320.html）。出典：イ 人材不足「業務の省力化の例」のRPAの記述を参照（2026年10月30日確認）（2026年11月確認）