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アルムナイ採用はなぜ制度がないと続かないのか
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
この記事の結論
- 辞めた理由で相手を選別できる：条件が原因なら戻る余地があります。人間関係が原因なら、声をかける前に配属の設計が要ります。
- 退職時の等級には戻さない：転職で賃金が増加した割合は40.5%、1割以上の増加が29.4%です*1。当時の水準では断られます。
- 決めるのは6項目だけ：対象範囲・退職時の手続き・連絡・処遇・既存社員への説明・断り方。文書は1枚で足ります。
※ 本記事は2026年8月時点の公式情報（省庁・公的機関・ベンダー公式ドキュメント）に基づきます。
「あの人、また戻ってこないかな」という会話は、多くの会社で起きています。ただ実際に声をかける段になると止まります。誰が連絡するのか、どの水準で提示するのか、既存社員にどう説明するのかが決まっていないからです。アルムナイ採用がその場の思いつきで終わるのは、制度がないからです。
この手段は、母集団形成の中では条件のよい部類に入ります。実務の内容が分かっており、こちらの事情も相手が知っている。選考で確かめる項目が最初から少ないという利点があります。一方で、普通の採用には出てこない論点が3つ増えます。処遇の連続性、退職者の情報の扱い、そして既存社員への説明です。
本記事では、公的統計から「声をかけられる相手」の見分け方を示し、制度として決めておく6項目を並べます。母集団全体の設計はエンジニア採用の母集団形成、先に決める9つのことで扱っているので、本記事は退職者に絞ります。なお個人情報の保有や連絡の可否は法律の解釈が絡むため、社内規程に落とす段階で弁護士等への確認を経てください。
目次
辞めた理由は、声をかけられるかどうかを分ける
まず相手の選別から始めます。ここを飛ばして手当たり次第に連絡すると、断られるだけでなく関係が悪くなります。判断の材料は、辞めた理由です。
厚生労働省の令和6年雇用動向調査によれば、転職入職者が前職を辞めた理由は、男性では「その他の個人的理由」20.2%と「その他の理由（出向等を含む）」13.5%を除くと「定年・契約期間の満了」14.1%が最も多く、次いで「給料等収入が少なかった」10.1%となっています*1。女性では「その他の個人的理由」24.3%を除くと「労働時間、休日等の労働条件が悪かった」12.8%が最も多く、次いで「職場の人間関係が好ましくなかった」11.7%です*1。
この分布を、アルムナイ採用の観点で3つに分けます。
- 条件が原因のもの。給料等収入（男10.1%・女8.3%）、労働時間・休日等の労働条件（男8.6%・女12.8%）、会社の将来が不安（男7.4%・女5.1%）。自社側が変わっていれば、声をかける根拠を説明できます
- 仕事の中身が原因のもの。能力・個性・資格を生かせなかった（男3.8%・女3.7%）、仕事の内容に興味を持てなかった（男4.4%・女3.6%）。いま用意できるポジションが当時と違うなら、対象になります
- 人間関係が原因のもの。職場の人間関係（男9.0%・女11.7%）。当時の関係者が在籍しているなら、配属を設計してから連絡する順序が要ります
「定年・契約期間の満了」は割合としては大きいものの、アルムナイ採用とは別の制度の話になります。継続雇用や再雇用の枠組みで扱う領域でしょう。
もうひとつ見ておきたいのが変化の方向です。前年と比べて上昇幅が最も大きいのは、男性では「その他の個人的理由」2.9ポイントを除くと「会社の将来が不安だった」の2.2ポイント、女性では「労働時間、休日等の労働条件が悪かった」の1.7ポイントでした*1。将来不安と労働条件が、直近で効いている理由だと読めます。この2つは会社側の説明で状況が変わる部分です。
普通の採用と違う3つの論点
次に、この手段に固有の論点を押さえます。ここを制度で先に決めておかないと、個別の案件ごとに判断がぶれます。
| 論点 | 何が起きるか | 先に決めること |
|---|---|---|
| 処遇の連続性 | 「前は◯等級だった」が交渉の基準になる | 退職時の等級は引き継がず、いまの職責で置く |
| 情報の保有 | 退職者の連絡先を誰がどこまで持つのか曖昧になる | 保有する範囲・期間・利用目的と、本人への説明 |
| 既存社員への説明 | 「辞めた人が優遇された」という受け取りが生じる | 選考は通常と同じ手順を通す。例外を作らない |
3つ目が最も軽視されやすく、そして影響が長く残ります。選考を省略して迎えると、残っていた人から見て公平さが崩れます。実務の内容が分かっているぶん確認は速く済みますが、手順そのものは通常と同じにしておくほうが後が楽でしょう。選考課題の設計はコーディングテスト導入の進め方と評価基準で扱っています。
逆に、この手段の利点も明確です。入社後に何が起きるかを相手が知っているため、期待のずれが小さい。中途採用の早期離職は、入社前の想定と実務のずれから起きることが多く、その要因が構造的に減ります。受け入れ側の設計はなぜ中途エンジニアは早期に離職するのかで整理しました。
処遇は、退職時の等級に戻さない
制度の中で判断を誤りやすいのが処遇です。「前と同じ条件で戻ってもらう」という発想は、二重に成り立ちません。
第一に、市場の水準が動いています。令和6年雇用動向調査では、転職入職者の賃金変動状況について前職の賃金と比べ「増加」した割合が40.5%、「減少」が29.4%、「変わらない」が28.4%でした*1。「1割以上の増加」は29.4%、「1割以上の減少」は21.7%です*1。増加が減少を11.1ポイント上回り、雇用期間の定めのない一般労働者間の移動では16.3ポイント上回っています*1。
前年比でも「増加」した割合は3.3ポイント上昇し、「1割以上の増加」は3.8ポイント上昇しました*1。相手は退職後に賃金が上がっている可能性が高く、当時の水準を提示すれば断られます。
第二に、担ってもらう職責が当時と同じとは限りません。数年前に抜けた枠を埋めるのではなく、いま空いている職責に当てるのが実務です。したがって等級は職責の重さで置き直すことになります。役割の大きさで格付ける考え方はマネジメントに進まないエンジニアの処遇設計で整理しました。
提示の材料としては公的統計が使えます。産業別・年齢別の水準の当て方はエンジニアの年収レンジと公的統計の使い方で扱っています。「元社員だから」という理由で水準を下げないことが、この制度を続ける条件でしょう。下げた事例が1件出ると、以後は誰も戻りません。
なお、賃金や等級の取り扱いを社内規程として定めるときは、既存の賃金制度との整合が問題になります。就業規則の変更にあたる場合もあるため、社会保険労務士等への確認を経てください。
退職者の情報を、どこまで持つか
制度の実務面で最初に詰まるのが情報の扱いです。連絡先を持っていなければ声をかけられませんが、無条件に持ち続けてよいわけではありません。
個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人情報取扱事業者が個人情報を取り扱うにあたって利用目的をできる限り特定しなければならないことを示しています*3。したがって退職後の連絡を想定するなら、その利用目的を退職時に本人へ示しておくのが順序になります。在職中の人事管理の目的で取得した情報を、後から別の目的で使う形は避けたいところです。
ガイドラインは変更についても示しており、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならないとされ、変更した場合は変更された利用目的について本人に通知し、又は公表しなければならないとされています*3。あわせて、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとも示されています*3。
つまり「在職者の人事管理」として集めた情報を、後から「退職者への採用の声かけ」に使うには、目的の変更か本人の同意という段取りが必要になります。退職時に一度確認しておけば、この段取りをまとめて済ませられます。制度の起点を退職手続きに置くのは、この理由からでもあります。
実務では次の形に落ちます。
- 本人が希望した場合に限って登録する。退職手続きの中で意思を確認し、断られたら持たない
- 持つ項目を最小にする。氏名・連絡先・在籍時の職責。評価情報や退職理由の詳細は別扱いにする
- 期間を決める。登録の有効期間を定め、更新の意思確認を挟む
- 連絡の窓口を1つにする。元上司が個人的に連絡する形にすると、記録も同意も管理できません
また、募集や採用の局面に入れば、求職者等の個人情報の取扱いの枠がかかります。職業安定法第5条の5は、労働者の募集業務の目的の達成に必要な範囲内で個人情報を収集、保管、使用しなければならない旨を規定しており、収集は本人からの直接又は本人の同意の下で行うことが原則です*4。元社員であっても、応募者として扱う段階では同じ枠に入ります。
この領域は法律の解釈と自社の規程の組み合わせで決まります。本記事の整理は考える順序の提示までで、実際の文面は弁護士等への確認を経て固めてください。
退職時にやることが、3年後の母集団になる
制度の起点は採用ではなく退職の手続きです。ここが整っていないと、数年後に連絡できる相手がいません。
退職時に行うことは3つに絞れます。理由を記録すること、登録の意思を確認すること、そして戻る道があると伝えることです。1つ目は前掲の分類に使います。3つ目は形式的な一言でよく、伝えていないと相手の側から連絡する選択肢が生まれません。
| 項目 | 書き方 | 後で何に使うか |
|---|---|---|
| 退職の理由 | 条件／仕事の中身／人間関係／その他で分類 | 声をかけられる相手の判別 |
| 担っていた職責 | 役職名ではなく、決めていた範囲で書く | 戻ってもらうときの等級の起点 |
| 登録の意思 | 希望する／しない。期間も確認 | 連絡してよい相手の範囲 |
| 窓口 | 人事の担当者名を1つ | 連絡経路の一元化 |
ここで注意が1点あります。退職理由の記録は、本人が話した範囲にとどめることです。推測を書き足すと、後で連絡するときに前提が食い違います。話してもらえなかった場合は「未記録」で構いません。分類できないという情報も、判断材料としては十分に使えます。
あわせて、退職の理由が社内の構造に起因していた場合は、そちらを直す作業が先に来ます。労働条件や将来不安が続いているなら、声をかけても戻る理由がありません。アルムナイ採用の準備は、在籍している人の環境を整える作業と同じ内容になります。
大企業では、採用手法の多様化の一部として位置づけられている
この手段が特殊なものではないことも押さえておきます。国の資料に事例として載っています。
内閣官房・経済産業省・厚生労働省が令和6年8月28日に公表した「ジョブ型人事指針」には20社の事例が収録されています*2。そのうち日立製作所はリファラル採用・グループ内公募・アルムナイ採用など採用手法を多様化しており、2023年度の採用実績は新卒採用695人、経験者採用560人で、経験者採用は2018年と比較して3.7倍に増加したとされています*2。
読み方には注意が要ります。これは数万人規模の企業の事例であり、アルムナイ採用だけで経験者採用が増えたという因果は示されていません。複数の手法を並行して増やした結果として記述されています。
それでも参考になる点があります。アルムナイ採用は単独の施策ではなく、採用チャネルを増やす取り組みの一部として置かれているという位置づけです。年に1人か2人という規模の会社であれば、リファラルや公募と同じ1枚の文書にまとめてしまうほうが管理しやすいでしょう。
また指針は、日本企業といっても個々の企業の経営戦略や歴史など実態が千差万別であることに鑑み、自社のスタイルに合った導入方法を各社が検討できることが大切であるとしています*2。事例は選択肢の一覧として読むのが妥当です。
小さく始める順序——1枚の文書から
最後に着手の順序を置きます。専用のシステムや大がかりな仕組みは要りません。
- ① 対象範囲を決める。自己都合退職で、在籍期間が一定以上、懲戒による退職を除く、といった線を引きます
- ② 退職手続きに3項目を足す。理由の分類、担っていた職責、登録の意思。既存の退職面談の書式に列を足すだけで済みます
- ③ 連絡の窓口と文面の型を決める。誰が、どういう書き方で連絡するか。個人的な連絡に頼らない形にします
- ④ 処遇の原則を1行で書く。「退職時の等級は引き継がず、担う職責で置き直す」と明記します
- ⑤ 既存社員への説明を用意する。選考手順は通常と同じであることを、制度の公開時に伝えます
- ⑥ 断られたときの扱いを決める。再度の連絡は行わない、登録は継続するかなど。ここを決めておくと担当が動きやすくなります
⑥を省かないことが要点です。断られた後の扱いが未定だと、担当者は最初の連絡そのものをためらいます。「一度断られたら次はこちらから連絡しない」と決めてあれば、声をかける側の心理的な負荷が下がります。
この6項目は1枚に収まります。年に数件の運用であれば、専用のツールを導入するより文書と退職面談の書式を直すほうが確実でしょう。要員計画との接続は要員計画に必要な4つの数字と決める順番で扱っています。
なお、制度を整えている期間に人手が足りない局面では、業務委託で当座をしのぐ選択もあります。ただし退職者との関係は社内にしか蓄積できません。順序としては①〜②を先に置くのが無理のない進め方です。
まとめ：アルムナイ採用で押さえる3つの視点
第一に、辞めた理由が相手の選別に使えるという点です。令和6年雇用動向調査では、転職入職者が前職を辞めた理由として男性は「定年・契約期間の満了」14.1%、「給料等収入が少なかった」10.1%、女性は「労働時間、休日等の労働条件が悪かった」12.8%、「職場の人間関係が好ましくなかった」11.7%が上位でした。条件が原因なら自社が変わったことを説明できますが、人間関係が原因なら配属を設計してから連絡する順序が要ります。前年からの上昇幅が最も大きいのは男性の「会社の将来が不安だった」2.2ポイント、女性の「労働時間、休日等の労働条件が悪かった」1.7ポイントで、この2つは会社側の説明で状況が変わる部分です。第二に、退職時の等級には戻さないという点です。同調査では転職入職者の賃金が「増加」した割合は40.5%、「1割以上の増加」は29.4%で、増加が減少を11.1ポイント、雇用期間の定めのない一般労働者間の移動では16.3ポイント上回っています。当時の水準を提示すれば断られ、一度でも「元社員だから安く」という事例が出れば以後は誰も戻りません。第三に、制度として決めるのは6項目で足りるという点です。対象範囲、退職手続きへの3項目の追加、連絡の窓口と文面、処遇の原則、既存社員への説明、そして断られたときの扱い。情報の保有については、個人情報保護委員会のガイドラインが利用目的をできる限り特定しなければならないとしており、退職時に本人へ目的を示して意思を確認する形が起点になります。募集の局面に入れば職業安定法第5条の5の枠もかかります。退職面談の書式に列を足すところから始めてください。
よくある質問
退職した人全員に声をかけてよいのですか。
対象範囲を先に決めておく形が実務的です。自己都合退職に限る、在籍期間が一定以上、懲戒による退職は除く、といった線を引きます。あわせて辞めた理由でも分けます。令和6年雇用動向調査では「職場の人間関係が好ましくなかった」が男性9.0%・女性11.7%を占めており、当時の関係者が在籍しているなら配属を設計してから連絡する順序が要ります。「定年・契約期間の満了」による退職は、継続雇用や再雇用という別の制度の枠組みで扱う領域です。
戻ってもらうとき、賃金は退職時と同じでよいですか。
同じにすると断られる可能性が高いです。令和6年雇用動向調査では転職入職者の賃金が前職と比べ「増加」した割合は40.5%、「1割以上の増加」は29.4%で、増加が減少を11.1ポイント上回っています。雇用期間の定めのない一般労働者間の移動では16.3ポイントの差です。相手は退職後に賃金が上がっている可能性があります。また担ってもらう職責も当時と同じとは限らないため、等級は職責の重さで置き直すのが順当です。
退職者の連絡先は、そのまま持っておいてよいのですか。
個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人情報を取り扱うにあたって利用目的をできる限り特定しなければならないことを示しています。在職中の人事管理の目的で取得した情報を後から別の目的で使う形は避け、退職手続きの中で本人に目的を示し、希望した場合に限って登録する形が順序になります。持つ項目は氏名・連絡先・在籍時の職責程度に絞り、有効期間も決めてください。実際の文面は弁護士等への確認を経て固めるべき領域です。
選考は簡略化してよいですか。
手順そのものは通常と同じにしておくほうが後が楽です。実務の内容が分かっているぶん確認は速く済みますが、選考を省略して迎えると、残っていた社員から見て公平さが崩れます。「辞めた人が優遇された」という受け取りは長く残るため、制度の公開時に選考手順は通常と同じであることを伝えてください。確認が速く済むこと自体は、この手段の利点として素直に活かせます。
年に1人程度の規模でも制度にする意味はありますか。
あります。むしろ件数が少ないほど、その場の判断で動いてぶれます。決めるのは対象範囲・退職手続きへの追記・連絡の窓口と文面・処遇の原則・既存社員への説明・断られたときの扱いの6項目で、1枚に収まります。専用のツールを導入するより、既存の退職面談の書式に列を足すほうが確実でしょう。ジョブ型人事指針の事例でも、アルムナイ採用は単独の施策ではなくリファラル採用や公募と並ぶ採用手法の多様化の一部として記述されています。
出典
- *1 参考：厚生労働省「令和6年雇用動向調査結果の概況」（https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/25-2/dl/gaikyou.pdf）。転職入職者が前職を辞めた理由別割合（男女別・前年差）および転職入職者の賃金変動状況別割合の一次情報として（2026年8月確認）
- *2 参考：内閣官房・経済産業省・厚生労働省「ジョブ型人事指針」（令和6年8月28日）（https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/atarashii_sihonsyugi/pdf/jobgatajinji.pdf）。日立製作所がリファラル採用・グループ内公募・アルムナイ採用など採用手法を多様化していることと採用実績、および指針が各社のスタイルに合った導入方法の検討を重視していることの確認として（2026年8月確認）
- *3 参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/）。個人情報を取り扱うにあたって利用目的をできる限り特定しなければならないことの確認として（2026年8月確認）
- *4 参考：厚生労働省 新潟労働局「求職者等の個人情報の取り扱いについて」（https://jsite.mhlw.go.jp/niigata-hellowork/jigyounushi/kousei_saiyou/kojinjouhou.html）。職業安定法第5条の5に基づく募集業務の目的の達成に必要な範囲内での収集・保管・使用と、本人からの直接又は本人の同意の下での収集が原則であることの確認として（2026年8月確認）
