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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

採用担当が1人。しかも労務や総務と兼任している。この体制で「エンジニアを採りたい」という依頼が来ると、最初に潰れるのは要件を整理する時間です。日程調整と応募者への連絡だけで一日が埋まり、判断が必要な作業が後ろに送られ続けます。

この状況で必要なのは、作業量を増やす工夫ではなく何を手放すかの判断です。採用業務は性質の違う5つの塊でできていて、そのうち自分で持つ必要があるのは1つか2つしかありません。残りは型にするか、道具に置くか、現場に返せます。

本記事では、5つの仕分け方と、道具に置く前にやることを整理します。人数の決め方は要員計画に必要な4つの数字と決める順番、測り方は採用KPIに置く5つの指標と分母の決め方で扱っているので、本記事は1人で回す体制の設計に絞ります。

採用業務は5つに分かれる

まず全体像です。ひとまとまりに見える採用業務は、必要な判断の重さが違う5つに分かれます。

この5つのうち、社内にしか置けないのは①の要件定義だけです。どの職責を任せ、どこまで決めてよいことにするか。この判断を外に出すと、選考の途中で基準がぶれます。逆に言えば、残りの4つは持ち方を変えられます。

実務で最も時間を食うのは④です。そして④は判断をほとんど含みません。ここを手作業で持ち続けている限り、①に使える時間は増えません。仕分けの出発点は、この事実を認めるところにあります。

③については「現場に返す」という書き方をしました。1人体制の採用担当が技術者の力量を判定するのは無理があります。担当者がやるのは観点をそろえることで、判定そのものではありません。人事だけで見極める範囲は技術面接で人事が見極める5つの質問で整理しました。

道具に置き換える前に、型を作る

④を仕組みに置くと決めると、次はツールの検討に進みたくなります。ここで順序を間違えると、費用だけが増えます。

中小企業庁の2026年版中小企業白書は、この点で示唆的な数字を載せています。省力化投資のうちAI活用の取組状況では、全体で約3割の事業者がAI活用に取り組んでいるとされ、業種別では情報通信業が高い一方、その他の業種では2〜3割程度の水準です*1。ITツール活用については、全体で約7割の事業者が取り組んでいるとされています*1。

目的も出ています。AIを活用する目的では「業務時間の節減」と回答した事業者が8割を超えており、「人手不足の解消」「業務の属人化解消」と続きます*1。1人体制の採用担当が抱えている課題と、ほぼ同じ並びでしょう。

そして本題は、活用していない側の理由です。同白書によれば、AIを業務で活用していない理由として「活用する業務がイメージできていない」と回答した割合が最も高いとされています*1。

この一文が、順序を教えてくれます。置き換える対象が言葉になっていないと、道具を入れても使い道が見つかりません。採用業務で言えば、日程調整の手順や連絡の文面が人の頭の中にある状態では、何を自動化すればよいかも決まらないということです。

したがって先にやることは決まります。手順を書き出して型にする。型になった時点で、そのうちどこを道具に渡せるかが見えます。順序を逆にすると、導入したツールに手順を合わせる作業が発生し、かえって時間を使います。

1人体制で最初に固定する3つの型

型と言っても、作るのは3つだけで足ります。いずれも1枚に収まります。

3つ目の「日程の型」を軽く見ないでください。面接枠を月初にまとめて押さえておくだけで、調整の往復がほぼ消えます。候補者に空き枠を提示できる状態と、都度現場に確認する状態では、返答までの日数が数日変わります。

2つ目の評価観点は、選考課題を入れる場合の土台にもなります。観点の作り方はコーディングテスト導入の進め方と評価基準で扱いました。1人体制なら課題そのものは無理に入れず、観点だけ先に決めておく形でも十分に機能します。

1つ目の求人票の型は、募集を出したあとの管理にも効きます。掲載先の一覧と更新日を持つ運用は求人情報の的確な表示、企業に課される義務で扱いました。1人体制ではこの管理も自分に来るため、型と一覧をセットで用意しておくほうが後が楽です。

導入で効果を出している事業者がやっていたこと

型ができたら道具です。ここでも白書に手がかりがあります。効果の差がどこから来ているかという分析です。

同白書は、ITツール活用の効果を高めるために有効だった取組として、「現場からの意見収集」と回答した割合が最も高く、「段階的な導入」「従業員への研修・勉強会」と続いていると述べています*1。

また、従業員のITツール活用促進に向けた研修会や勉強会の実施状況別に見ると、取り組んでいる事業者は取り組んでいない事業者と比べて「想定を超える効果が得られた」「想定した効果が得られた」と回答した割合が高いとされています*1。AI活用についても同じ傾向が示されています*1。

1人体制の採用に置き換えると、意味は3つです。

• 現場からの意見収集。面接官になる人に「いまの案内で足りない情報は何か」を先に聞きます。導入後に直すより速く済みます
• 段階的な導入。日程調整だけ、次に応募者情報の管理だけ、という順に入れます。全部を一度に置き換えると、切り替えの期間に採用が止まります
• 研修・勉強会。1人体制でも、面接官が触る部分は説明の場を作ります。使い方が分からず旧来の連絡経路が残ると、二重管理になります

3つ目は特に見落とされます。採用担当だけが新しい仕組みを使い、現場は従来どおりメールで連絡してくる状態が、最も手間の増える形です。導入の可否より、誰が何を触るかを決めるほうが結果に効きます。

なお白書における省力化投資は、機械化やITツールの活用、AIの活用等によって、従前と同等又はそれ以上の付加価値を創出するために投入する労働量を減少させることと定義されています*1。労働量を減らすことが目的であって、道具を入れること自体は目的ではありません。

現場を巻き込むときに決める2つのこと

1人体制では、現場の協力が前提になります。ただし「協力してください」だけでは動きません。決めるのは2つです。

第一に、誰がどの段階を持つかです。書類判定は誰か、一次面接は誰か、最終判断は誰か。名前を書いておくと、案件ごとの調整が消えます。人数が少ない会社では、担当が1人しかいない段階も出ます。その場合は「その人が不在のときは止まる」ことを許容するのか、代わりを立てるのかまで決めておきます。

第二に、判断を返す期限です。書類は3営業日以内、面接の評価は当日中。この2つを決めるだけで、滞留の大半が解消します。期限を決めない依頼は、他業務に押し出されます。

期限を守ってもらうためには、依頼の形も軽くする必要があります。評価観点が3つに絞られていれば、記入は5分で終わります。自由記述で長文を求める形にすると、後回しにされます。ここでも型が効きます。

IPAの調査では、DX人材の評価基準について「基準はない」の回答率が2025年度で76.1%でした*2。基準が無い状態で現場に判定を返すと、評価に時間がかかり、結果もそろいません。観点を先に決めることは、現場の負担を減らす作業でもあります。

あわせて、市場側の状況も現場と共有しておくと話が早くなります。厚生労働省の労働経済動向調査では、令和8年5月1日現在の正社員等労働者過不足判断D.I.が調査産業計で＋47ポイント、情報通信業で＋54ポイントの不足超過でした*3。返答が遅れると他社に決まるという説明に、根拠を添えられます。

1人体制で起きやすい3つの詰まり

仕分けと型ができても、運用に入ると決まった場所で止まります。あらかじめ手当てしておける3つを挙げます。

第一に、担当者が休むと全部が止まります。1人体制の構造上避けられませんが、被害の大きさは事前に変えられます。応募者への連絡先を個人のメールアドレスにせず共有のものにしておく、選考の状況を1枚の表で見える形にしておく。この2つだけで、不在時に別の人が状況を把握できます。

第二に、急ぎの依頼が入ると要件定義から削られます。要件を整理する作業は締切が外から来ないため、後回しにしても誰も困りません。困るのは3か月後です。対策としては、週の中で時間を先に確保してしまう形が現実的でしょう。1時間でも、予定として入っていれば守れます。

第三に、過去の判断が残らず、同じ検討を繰り返します。「この職種は前回どの媒体で採れたか」「なぜこの条件にしたのか」。記録が無いと毎回ゼロから考えることになります。募集ごとに1枚、決めたことと結果を書いた紙を残すだけで、次回の所要時間が変わります。

3つとも、道具ではなく置き方の問題です。1人体制の脆さは人数ではなく、情報が個人の中にしか無いことから来ます。共有の置き場を先に決めておくことが、実質的な冗長化になります。

採用以外の手も並べて考える

もうひとつ、1人体制だからこそ持っておきたい視点があります。その枠を採用で埋める必要が本当にあるかという問いです。

労働経済動向調査によれば、労働者が不足している部門等に何らかの対応をした事業所の割合は調査産業計で63%、情報通信業で68%でした*3。対応内容（複数回答）を情報通信業で見ると、中途採用の開始・拡大・強化が81%と最も多い一方、業務の効率化の推進が44%、省力化投資の実施が17%、教育訓練・能力開発による業務可能範囲の拡大が15%と並びます*3。

採用が主たる手段であることは明確です。ただし人を増やす前に仕事の配り方を見直している事業所も半数近くあるという構図でもあります。1人体制で採用の負荷が限界にあるなら、この選択肢を最初に検討する価値があります。

判断の順序としては、要員計画の段階で「常時必要な職責かどうか」を判定しておくのが実務的です。要員計画に必要な4つの数字と決める順番で扱った職責の表があれば、この判定はその表の上でできます。

なお、募集の負荷そのものを外に出す選択もあります。ただし①の要件定義を外に出すと、選考の基準が社内に残りません。順序としては、要件を自社で固めてから外部の力を検討するのが無理のない進め方です。

最初の1か月でやること

着手の順序を置きます。ツールの契約は最後です。

• ① 1週目：時間の使い道を記録する。5つの塊のどれに何時間使ったかを1週間だけ記録します。仕分けの根拠になります
• ② 2週目：求人票の型を作る。いま募集している枠の内容を、担当範囲・判断の範囲・条件の順に並べ直します
• ③ 3週目：評価観点の型を作る。観点3つ×3段階。現場の面接官に見せて、5分で記入できるか確認します
• ④ 4週目：日程の型を決める。翌月の面接枠を先に押さえ、案内文と返信期限を決めます
• ⑤ その後：道具を1つだけ入れる。①の記録で最も時間を使っていた作業から置き換えます

①を省かないでください。体感と実測はずれます。「日程調整に時間を取られている」と感じていても、実際には応募者への連絡文の作成が最も長いという結果になることがあります。置き換える対象を間違えると、効果が出ません。

記録の粒度は粗くて構いません。1日の終わりに「今日はどの塊に何時間」を5行書くだけで足ります。分単位で測ろうとすると記録自体が負担になり、3日で止まります。1週間分が残ることのほうが、精度より価値があります。記録した週がたまたま忙しかった、あるいは静かだったという偏りは出ますが、5つの塊のうちどれが常に上位に来るかは1週でも見えます。

⑤で入れる道具は1つに絞ります。白書が示す「段階的な導入」がここに対応します*1。複数を同時に入れると、うまくいかなかったときにどれが原因か分かりません。

この5週で、①の要件定義に使える時間が生まれます。1人体制の改善は、空いた時間を何に使うかまで決めて完了します。空いた分を他業務に吸われると、翌月には元の状態に戻ります。

まとめ：1人体制の採用で押さえる3つの視点

第一に、採用業務を5つに分けて持ち方を変えるという点です。要件定義・母集団・選考・日程連絡・受け入れのうち、社内にしか置けないのは要件定義だけです。母集団は文面とチャネルを型にして使い回し、選考は観点を決めて判定を現場に返し、日程と連絡は仕組みに置き、受け入れは配属先を主体にします。実務で最も時間を食う日程と連絡は判断をほとんど含まないため、ここを手作業で持ち続ける限り要件定義に使える時間は増えません。第二に、道具に置き換える前に型を作るという点です。2026年版中小企業白書では、AI活用に取り組んだ事業者は全体で約3割、ITツール活用は約7割で、AIを活用する目的は「業務時間の節減」が8割を超えています。一方でAIを業務で活用していない理由の最多は「活用する業務がイメージできていない」でした。置き換える対象が言葉になっていないと道具を入れても使い道が見つからないため、求人票の型・評価観点の型・日程の型の3つを先に固定します。第三に、段階的に入れて現場を巻き込むという点です。同白書はITツール活用の効果を高めるために有効だった取組として「現場からの意見収集」が最多、次いで「段階的な導入」「従業員への研修・勉強会」と述べ、研修会や勉強会に取り組んでいる事業者ほど効果を得たと回答した割合が高いことを示しています。あわせて誰がどの段階を持つかと判断を返す期限を決めてください。まず1週間、5つの塊のどれに何時間使ったかを記録するところから始めます。

よくある質問

出典

1. *1　参考：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」第2部第2章第2節 労働投入量の最適化（https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2026/chusho/b2_2_2.html）。省力化投資の定義、AI活用の取組状況（全体で約3割）、ITツール活用の取組状況（約7割）、AIを活用する目的（「業務時間の節減」8割超）、AIを業務で活用していない理由の最多（「活用する業務がイメージできていない」）、およびITツール活用の効果を高めるために有効だった取組（現場からの意見収集・段階的な導入・研修や勉強会）の一次情報として（2026年8月確認）
2. *2　参考：独立行政法人情報処理推進機構「DX動向2026」（2025年度調査）（https://www.ipa.go.jp/digital/chousa/dx-trend/rcu1hd0000017uk8-att/dx-trend-2026.pdf）。DX人材の評価基準について「基準はない」の回答率が2025年度で76.1%であることの確認として（2026年8月確認）
3. *3　参考：厚生労働省「労働経済動向調査（令和8年5月）の概況」（https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/keizai/2605/dl/7roudoukeizaidouko.pdf）。正社員等労働者過不足判断D.I.（調査産業計＋47ポイント、情報通信業＋54ポイント）、および労働者が不足している部門等への対応状況と対応内容（情報通信業）の確認として（2026年8月確認）

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